This guide adapts rules and examples from Microsoft’s 95-page Greek Localization Style Guide (originally written for software/UI localization). The underlying linguistic rules apply universally — to legal contracts, medical documents, marketing copy, and any Greek translation work. Restructured and reformatted as a general Greek translator reference by ChatsControl.
Greek Translation Style Guide — Voice, Word Choice & Common Pitfalls (Legal, Medical, Marketing, IT)¶
TL;DR¶
- Use English loan words where they dominate everyday usage: PC (not Ηλεκτρονικός υπολογιστής), e-mail (not μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), online/offline (not με σύνδεση/εκτός σύνδεσης for casual contexts).
- Address users with second-person plural εσείς (formal); avoid third-person χρήστης (user) which sounds institutional.
- Avoid formal verbosity: απόπειρα → προσπάθεια; επίτευξη → επιτυχία; παρέχει τη δυνατότητα → επιτρέπει; επιπρόσθετα → επίσης; πραγματοποιώ είσοδο → συνδέομαι; εάν → αν; ενδέχεται → ίσως; εντοπίζω → βρίσκω.
- Avoid relative clauses with τις οποίες/της οποίας — use simpler structures (εφαρμογές που ψάχνουν not εφαρμογές τις οποίες αναζητούν).
- Reference: ΛΚΝ (Λεξικό της κοινής νεοελληνικής), Babiniotis dictionary, ΕΛΟΤ standards, IATE (EU terminology), Λεξισκόπιο (Neurolingo).
- TL;DR
- Register and tone
- Word choice
- Word-for-word translation
- Sample voice usage
- Language-specific standards
- Localization considerations
- Reference materials
- FAQ
- When should I use English loan words vs Greek terms?
- What’s the right register for Greek translation?
- How should I address users in Greek?
- Which formal Greek words should I replace?
- What reference materials are normative for Greek?
- Should I avoid relative clauses in Greek translation?
- How should I handle word-for-word translation?
- Sources
Register and tone¶
Three principles: warm and relaxed; crisp and clear; ready to lend a hand.
Clear, friendly, concise — but friendly doesn’t mean overly colloquial. Maintain a professional tone. Use contemporary, up-to-date style and terminology close to everyday conversation.
Flexibility: Modify or rewrite translated strings to be appropriate and natural for Greek customers.
| English | Greek |
|---|---|
| Host meetings of all kinds from anywhere | Διοργανώστε συσκέψεις κάθε είδους από κάθε τοποθεσία |
| Virtually connect one-on-one, lead a team training, or host an interactive webinar for up to 1,000 attendees. | Πραγματοποιήστε διαδικτυακές ατομικές συναντήσεις, εκπαιδεύστε μια ομάδα ή φιλοξενήστε διαδραστικά webinar με έως και 1.000 συμμετέχοντες. |
| Share files, coauthor, and edit content simultaneously. | Κοινοποιήστε αρχεία, κάντε σύνταξη από κοινού και ταυτόχρονη επεξεργασία περιεχομένου. |
| Photo Fuse works best with photos that are similar. | Το κολάζ φωτογραφιών λειτουργεί καλύτερα με παρόμοιες φωτογραφίες. |
Word choice¶
Terminology¶
Use approved Microsoft terminology. However, for certain terms in everyday communication, the target audience uses simpler terms, and English terms are dominant for well-known concepts and technologies.
| en-US term | Greek existing term | Greek preferred term |
|---|---|---|
| PC | Ηλεκτρονικός υπολογιστής | PC |
| μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου | e-mail or μήνυμα e-mail | |
| product key | αριθμός-κλειδί προϊόντος | κλειδί προϊόντος |
| download (as verb) | πραγματοποιώ λήψη | κατεβάζω |
| upload (as verb) | πραγματοποιώ αποστολή | ανεβάζω |
| ID | αναγνωριστικό | ID or αναγνωριστικό |
| site | τοποθεσία | site or τοποθεσία |
| online | με σύνδεση | online or με σύνδεση |
| offline | εκτός σύνδεσης or χωρίς σύνδεση | offline or εκτός σύνδεσης |
| voice mail | φωνητικό ταχυδρομείο | Voicemail |
| blog | ιστολόγιο | Blog |
| sign in | είσοδος, εισέρχομαι | σύνδεση, συνδέομαι |
| sign out | έξοδος, εξέρχομαι | αποσύνδεση, αποσυνδέομαι |
Note: PC is used only in specific products because two different translations within the same product (e.g., Windows) would cause major inconsistencies.
Short word forms and everyday words¶
| en-US source | Greek word | Usage |
|---|---|---|
| radio | ράδιο | Equivalent of «ραδιόφωνο» |
| camera | κάμερα | Equivalent of «φωτογραφική μηχανή» |
| window | παράθυρο | Equivalent of «παράθυρο διαλόγου» |
| if | αν | Equivalent of «εάν» |
| might | ίσως | Equivalent of «ενδέχεται» |
| do | κάνω | Equivalent of «πραγματοποιώ» |
| is being… | γίνεται | Equivalent of «πραγματοποιείται» |
| find | βρίσκω | Equivalent of «εντοπίζω» |
| search | ψάχνω | Equivalent of «αναζητώ» |
| information | στοιχεία | Equivalent of «πληροφορίες» |
| repair | διόρθωση | Equivalent of «επιδιόρθωση» |
| TV | TV | Equivalent of «τηλεόραση» |
Be careful with shortened English words like “app” or “info” — no shorter Greek equivalent exists, so use full form regardless of source («εφαρμογή», «πληροφορίες»).
Words and phrases to avoid¶
| en-US source | Greek to avoid | Preferred Greek |
|---|---|---|
| attempt | απόπειρα | προσπάθεια |
| success | επίτευξη | επιτυχία |
| allow for | παρέχει τη δυνατότητα | επιτρέπει |
| in conjunction with | σε συνάρτηση με | μαζί με |
| furthermore | επιπρόσθετα | επίσης |
| following | επακόλουθος | επόμενος |
| sign in | πραγματοποιώ είσοδο | συνδέομαι |
| sign out | πραγματοποιώ έξοδο | αποσυνδέομαι |
Use brief phrases with simple syntax. Use present tense. Use active voice (more direct than passive).
Avoid relative clauses¶
Relative clauses (τις οποίες/της οποίας) increase complexity.
| en-US source | el-GR avoid | el-GR preferred |
|---|---|---|
| Specifies the action that the server will take when it encounters different error types during processing. | Καθορίζει την ενέργεια στην οποία προβαίνει ο διακομιστής όταν αντιμετωπίζει διάφορους τύπους σφαλμάτων κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας. | Καθορίζει την ενέργεια του διακομιστή όταν αντιμετωπίζει διάφορους τύπους σφαλμάτων κατά την επεξεργασία. |
| When you double-click an icon, the program starts. | Εάν κάνετε διπλό κλικ σε ένα εικονίδιο, εκκινεί το στοιχείο που αντιπροσωπεύει. | Αν κάνετε διπλό κλικ σε ένα εικονίδιο, ανοίγει το αντίστοιχο πρόγραμμα. |
| Developers can go to the application management site to find the apps they are looking for. | Οι προγραμματιστές μπορούν να μεταβούν στην τοποθεσία διαχείρισης εφαρμογών για να εντοπίσουν τις εφαρμογές τις οποίες αναζητούν. | Οι προγραμματιστές μπορούν να μεταβούν στην τοποθεσία διαχείρισης εφαρμογών για να βρουν τις εφαρμογές που ψάχνουν. |
Word-for-word translation¶
Avoid word-for-word translation.
| English | Correct Greek | Incorrect Greek |
|---|---|---|
| …are scheduled to run during… | …έχουν προγραμματιστεί να εκτελεστούν κατά… | …είναι προγραμματισμένα να τρέξουν κατά… |
| …is configured to run… | …οι παράμετροι έχουν ρυθμιστεί ώστε να εκτελεστεί… | …με ρυθμισμένες παραμέτρους να τρέξουν… |
| For surfing the web with lightning speed, try out… | Για περιήγηση στο Web με ταχύτητα φωτός, δοκιμάστε το… | Για σερφάρισμα στο Web με ταχύτητες φωτός, δοκιμάστε το… |
Sample voice usage¶
Focusing on the user action¶
| US English | Greek |
|---|---|
| The password isn’t correct, so try again. Passwords are case-sensitive. | Ο κωδικός πρόσβασης δεν είναι σωστός. Δοκιμάστε ξανά. Ισχύει διάκριση πεζών-κεφαλαίων. |
| This product key didn’t work. Check it and try again. | Αυτό το κλειδί προϊόντος δεν λειτούργησε. Ελέγξτε το και δοκιμάστε ξανά. |
| All ready to go | Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε |
| Would you like to continue? | Θέλετε να συνεχίσετε; |
| Give your PC a name — any name you want. If you want to change the background color, turn high contrast off in PC settings. | Δώστε στον υπολογιστή σας ένα όνομα, όποιο όνομα θέλετε. Αν θέλετε να αλλάξετε το χρώμα φόντου, απενεργοποιήστε τις αντιθέσεις στις ρυθμίσεις υπολογιστή. |
Explanatory text and support¶
| US English | Greek |
|---|---|
| The updates are installed, but Windows Setup needs to restart for them to work. After it restarts, we’ll keep going from where we left off. | Οι ενημερώσεις εγκαταστάθηκαν, αλλά για να λειτουργήσουν, πρέπει να ξεκινήσει ξανά η εγκατάσταση των Windows. Αφού ξεκινήσει ξανά, θα συνεχίσουμε από το σημείο που σταματήσαμε. |
| If you restart now, you and any other people using this PC could lose unsaved work. | Αν κάνετε επανεκκίνηση τώρα, εσείς, και όποιοι άλλοι χρησιμοποιούν αυτόν τον υπολογιστή, μπορεί να χάσετε εργασία που δεν έχετε αποθηκεύσει. |
| This document will be automatically moved to the right library and folder after you correct invalid or missing properties. | Αφού διορθώσετε ιδιότητες που δεν είναι έγκυρες ή λείπουν, αυτό το έγγραφο μετακινείται αυτόματα στη σωστή βιβλιοθήκη και φάκελο. |
| Something bad happened! Unable to locate downloaded files to create your bootable USB flash drive. | Συνέβη κάτι άσχημο! Δεν μπορούμε να εντοπίσουμε τα κατεβασμένα αρχεία για να δημιουργήσουμε τη μονάδα flash USB με δυνατότητα εκκίνησης. |
Promoting a feature¶
| US English | Greek |
|---|---|
| Picture password is a new way to help you protect your touchscreen PC. You choose the picture — and the gestures you use with it — to create a password that’s uniquely yours. | Ο κωδικός με χρήση εικόνας είναι ένας νέος τρόπος προστασίας του υπολογιστή σας που διαθέτει οθόνη αφής. Εσείς επιλέγετε την εικόνα — και τις κινήσεις που χρησιμοποιείτε με αυτή — για να δημιουργήσετε έναν κωδικό πρόσβασης που είναι αποκλειστικά δικός σας. |
| Let apps give you personalized content based on your PC’s location, name, account picture, and other domain info. | Επιτρέψτε στις εφαρμογές να σας προσφέρουν εξατομικευμένο περιεχόμενο με βάση την τοποθεσία, το όνομα, την εικόνα λογαριασμού και άλλες πληροφορίες τομέα του PC σας. |
How-to guidelines¶
| US English | Greek |
|---|---|
| To go back and save your work, click Cancel and finish what you need to. | Για να επιστρέψετε και να αποθηκεύσετε την εργασία σας, πατήστε «Άκυρο» και ολοκληρώστε ό,τι χρειάζεται. |
| To confirm your current picture password, just watch the replay and trace the example gestures shown on your picture. | Για να επιβεβαιώσετε τον τρέχοντα κωδικό με χρήση εικόνας, απλώς παρακολουθήστε την αναπαραγωγή και σχεδιάστε τα παραδείγματα κινήσεων που εμφανίζονται στην εικόνα σας. |
| It’s time to enter the product key. Depending on how you got your copy of Windows, you’ll need either a 25-character product key or a digital license to activate it. When you connect to the internet, we’ll activate Windows. | Ήρθε η ώρα να πληκτρολογήσετε το κλειδί προϊόντος. Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο αποκτήσατε το αντίγραφο των Windows, θα χρειαστείτε είτε έναν αριθμό-κλειδί προϊόντος 25 χαρακτήρων είτε μια ψηφιακή άδεια χρήσης για να το ενεργοποιήσετε. Όταν συνδεθείτε στο Internet, θα ενεργοποιήσουμε τα Windows. |
Language-specific standards¶
Punctuation¶
Quotation marks¶
«…» (Greek/French chevrons) preferred. ” ” or ’ ’ for nested.
Em dash¶
— for parenthetical clauses.
Question mark¶
Greek uses semicolon ; as question mark (not Latin ?).
Comma¶
Greek comma rules — comma in many places similar to English but with specific Greek rules.
Capitalization¶
Use sparingly. First word of sentence, proper nouns, institutional names (first word only).
Verbs¶
Use simple present and present perfect. Active voice preferred. Passive acceptable when actor unknown.
Localization considerations¶
Applications, products, and features¶
Product/application names trademarked, rarely translated.
Trademarks¶
Microsoft Corporation and trademarked names not localized.
Reference materials¶
Normative references¶
- Babiniotis: Λεξικό της Νέας Ελληνικής Γλώσσας
- Triantafyllidis Foundation: Λεξικό της κοινής νεοελληνικής (ΛΚΝ)
- ΕΛΟΤ glossaries
Online resources¶
- ΛΚΝ: https://www.greek-language.gr/greekLang/modern_greek/tools/lexica/triantafyllides/
- IATE: http://iate.europa.eu
- Λεξισκόπιο (Neurolingo): http://www.neurolingo.gr/online_tools/lexiscope.htm
- Europa Interinstitutional Style Guide: http://publications.europa.eu/code/en/en-500
FAQ¶
When should I use English loan words vs Greek terms?¶
Use English loan words where they dominate everyday usage and the text needs to feel modern and casual: PC (not Ηλεκτρονικός υπολογιστής); e-mail (not μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου); ID/online/offline/site/blog/voicemail (in casual contexts). For verbs like κατεβάζω (download), ανεβάζω (upload), use the Greek verb rather than the formal πραγματοποιώ λήψη/αποστολή. However, app and info don’t have shorter Greek equivalents, so use the full forms εφαρμογή and πληροφορίες regardless of what the source uses.
What’s the right register for Greek translation?¶
Clear, friendly, concise — but friendly doesn’t mean overly colloquial. Maintain a professional tone. Avoid old-fashioned, too formal, or archaic words and expressions. Use present tense and active voice. Avoid relative clauses with τις οποίες/της οποίας when simpler constructions work.
How should I address users in Greek?¶
Use second-person plural εσείς (formal — used as plural-of-respect for singular addressee). Avoid third-person χρήστης (user) in generic statements — feels institutional. Use first-person plural εμείς (we) for warm, personal feel (“We’ll keep going” → θα συνεχίσουμε).
Which formal Greek words should I replace?¶
απόπειρα → προσπάθεια; επίτευξη → επιτυχία; παρέχει τη δυνατότητα → επιτρέπει; σε συνάρτηση με → μαζί με; επιπρόσθετα → επίσης; επακόλουθος → επόμενος; πραγματοποιώ είσοδο → συνδέομαι; πραγματοποιώ έξοδο → αποσυνδέομαι; ραδιόφωνο → ράδιο; φωτογραφική μηχανή → κάμερα; παράθυρο διαλόγου → παράθυρο; εάν → αν; ενδέχεται → ίσως; πραγματοποιώ → κάνω; πραγματοποιείται → γίνεται; εντοπίζω → βρίσκω; αναζητώ → ψάχνω; πληροφορίες → στοιχεία (in casual contexts); επιδιόρθωση → διόρθωση.
What reference materials are normative for Greek?¶
Babiniotis: Λεξικό της Νέας Ελληνικής Γλώσσας; Triantafyllidis Foundation: Λεξικό της κοινής νεοελληνικής (ΛΚΝ); IATE (EU Interinstitutional Terminology Database); ΕΛΟΤ (Hellenic Organization for Standardization) glossaries; Europa Interinstitutional Style Guide; Λεξισκόπιο by Neurolingo (online morphological analyzer).
Should I avoid relative clauses in Greek translation?¶
Yes — relative clauses (τις οποίες/της οποίας/στην οποία) increase complexity. Examples: “finds the apps they are looking for” → εφαρμογές που ψάχνουν (not εφαρμογές τις οποίες αναζητούν). “Specifies the action that the server will take” → Καθορίζει την ενέργεια του διακομιστή (not Καθορίζει την ενέργεια στην οποία προβαίνει ο διακομιστής).
How should I handle word-for-word translation?¶
Avoid it. Examples: “are scheduled to run during” → έχουν προγραμματιστεί να εκτελεστούν κατά (not είναι προγραμματισμένα να τρέξουν κατά). “is configured to run” → οι παράμετροι έχουν ρυθμιστεί ώστε να εκτελεστεί (not με ρυθμισμένες παραμέτρους να τρέξουν). “For surfing the web with lightning speed” → Για περιήγηση στο Web με ταχύτητα φωτός (not Για σερφάρισμα στο Web με ταχύτητες φωτός).