This guide adapts rules and examples from Microsoft’s 65-page Czech Localization Style Guide (originally written for software/UI localization). The underlying linguistic rules apply universally — to legal contracts, medical documents, marketing copy, and any Czech translation work. Restructured and reformatted as a general Czech translator reference by ChatsControl.
Czech Translation Style Guide — Voice, Word Choice & Common Pitfalls (Legal, Medical, Marketing, IT)¶
TL;DR¶
- Use colloquial forms: moct (not moci); můžu, můžou (not můžeme, mohou); už (not již); ale (not avšak); teď (not nyní); tady (not zde); dál (not nadále/dále); nejdřív (not nejprve).
- Address users with second-person formal vy (lowercase); avoid third-person uživatel (user) in generic references.
- Female surname suffix -ová: foreign female surnames take -ová suffix (Smithová, Johnsonová).
- Word-for-word translation produces stiff Czech — split sentences, omit descriptors, rewrite for fluency (Crashes happen → Havárie se stávají, not Dojde k výpadku elektrické energie).
- Avoid formal pronouns jež, jíž, niž, jichž — use který/která/které; avoid -li forms (chcete-li, tisknete-li, nevíte-li) — use Pokud chcete, Pokud tisknete, Jestliže nevíte.
Register and tone¶
Three principles: warm and relaxed; crisp and clear; ready to lend a hand.
Use language that resembles everyday conversation, not formal technical Czech.
Words and phrases to avoid¶
| May sound too formal | More consistent with Microsoft voice | Example |
|---|---|---|
| ač | i když, přestože, sice | Aktualizace jsou stažené, ale jejich instalace je zablokovaná. |
| avšak | ale | (replace avšak with ale) |
| již | už | Systém Windows už v této síti nenašel žádnou domácí skupinu. |
| jež, jíž, níž, niž, jichž, nichž, nimž, něž, jenž | který, které, která | Vyberte si blízkou síť, přes kterou se chcete připojit online. |
| moci | moct (also: můžu, můžou) | Pokud opustíte domácí skupinu, nebudete moct sdílet svoje knihovny ani používat sdílený obsah. |
| nadále, dále | dál | Pro online schůzky můžete dál používat Office Live Meeting. |
| nejprve | nejdřív | Nejdřív soubor zavřete (nebo ho uložte pod jiným názvem). |
| nelze | nedá se | Soubory se sem nedají uložit. Umístění se nedá otevřít. |
| nejde, nepůjde | nejde | Soubory sem nepůjdou uložit. Umístění nejde otevřít. |
| nezdařilo se | nepovedlo se | Nastavení se nepovedlo načíst. |
| nyní | teď | Možnosti roamingu jsou teď nedostupné. |
| opakovat | zkusit znovu, zkusit znova | Zavřete dialogové okno a zkuste to akci znovu. |
| poté | potom | Potom vyberte typ záznamu, který chcete převést. |
| zda | jestli | Zkontrolujte, jestli je zařízení připojené k počítači. |
| zde | tady | Další informace najdete tady: |
| Pokud/Jestli/Jestliže (chcete-li, tisknete-li, nevíte-li) | Pokud chcete, Tisknete, Nevíte | Pokud chcete Windows aktivovat online, musíte se připojit k internetu. Jestliže nevíte, co zvolit, klikněte na Přeskočit. |
| Storno (Cancel button) | Zrušit | Klikněte na Zrušit. |
| zakoupit | koupit | Pokud si chcete koupit předplatné Office 365, přejděte na office.com. |
Important: Although these words (chcete-li, zde, etc.) may sound formal, sometimes you need to use them depending on the level of formality appropriate for the Czech target.
Word-for-word translation¶
Avoid word-for-word translation. Check source in live pages. Split sentences if it helps simplify. Sometimes omit descriptors for snappier text.
| Source | Correct Czech | Incorrect Czech |
|---|---|---|
| Users can control their desktops. | Uživatelé si můžou upravit plochu podle svých představ. | Uživatelé mohou řídit vzhled své plochy. |
| Crashes happen. The power goes out. The network goes down. | Bohužel není vždycky všechno bez problémů. Může vám spadnout počítač, vypnou elektřinu nebo vypadne síť. | Havárie se stávají. Dojde k výpadku elektrické energie. Může být nedostupná síť. |
| Protect your files in case of a crash—turn on AutoRecover and AutoSave | Zapnutí automatického obnovení a automatického uložení (abyste nepřišli o soubory, když vám spadne počítač) | Ochrana vašich souborů pro případ chyby – zapnutím automatického obnovení a automatického uložení |
| Other people in the homegroup can get to your shared content but they can’t change it. | Ostatní v domácí skupině můžou sdílený obsah používat, ale nemůžou ho měnit. | Ostatní v domácí skupině mohou přistupovat ke sdílenému obsahu, nemohou jej však měnit. |
Sample voice usage¶
Focusing on the user action¶
| US English | Czech |
|---|---|
| The password isn’t correct, so try again. Passwords are case-sensitive. | Heslo není správné, zkuste to prosím znovu. U hesel se rozlišují malá a velká písmena. |
| This product key didn’t work. Check it and try again. | Tento Product Key nefunguje. Zkontrolujte ho prosím a zkuste to znovu. |
| All ready to go | A je to. Můžete začít. / Všechno je připravené. |
| You can fill your shape with a picture or texture. | Obrazec můžete vyplnit obrázkem nebo texturou. |
Explanatory text and support¶
| US English | Czech |
|---|---|
| The updates are installed, but Windows 11 Setup needs to restart for them to work. After it restarts, we’ll keep going from where we left off. | Aktualizace se nainstalovaly, ale instalační program Windows 11 se musí restartovat, aby mohl systém fungovat. Po restartování budeme pokračovat, kde jsme skončili. |
| If you restart now, you and any other people using this PC could lose unsaved work. | Když tento počítač teď restartujete, mohli byste vy i všichni ostatní, kdo ho používají, přijít o všechno, co není uložené. |
| This document will be automatically moved to the right library and folder after you correct invalid or missing properties. | Až opravíte neplatné vlastnosti nebo zadáte ty, které chybí, přesune se tento dokument automaticky do správné knihovny a složky. |
| Something bad happened! Unable to locate downloaded files to create your bootable USB flash drive. | Něco se nepovedlo. Nemůžeme najít stažené soubory a vytvořit pro vás spouštěcí USB flash disk. |
Promoting a feature¶
| US English | Czech |
|---|---|
| Let apps give you personalized content based on your PC’s location, name, account picture, and other domain info. | Aplikace vám můžou personalizovat obsah podle umístění počítače, jména, obrázku účtu nebo dalších informací o doméně. |
How-to guidelines¶
| US English | Czech |
|---|---|
| To go back and save your work, click Cancel and finish what you need to. | Pokud se chcete vrátit zpátky a uložit si svoje změny, klikněte na Zrušit a dodělejte si, co potřebujete. |
| To preview a theme on the slide you have open, rest your pointer on the theme’s thumbnail image. | Pokud se chcete podívat, jak by motiv mohl vypadat na snímku, který máte otevřený, přejděte myší na miniaturu motivu. |
Inclusive language¶
General guidelines¶
Comply with local language laws. Use plain language. Be mindful of politically disputed cities/countries. Represent diverse perspectives. Don’t generalize. Don’t use profane terms.
| English | Not this | Czech | Not this (Czech) |
|---|---|---|---|
| blocklist | blacklist | seznam blokovaných / zakázaný seznam | černá listina |
| primary/subordinate | master/slave | nadřízený/podřízený | otrokář/otrok |
| perimeter network | demilitarized zone | perimetrová síť | demilitarizovaná zóna |
| parent | mother or father | rodič | matka nebo otec |
Avoid gender bias¶
| Use this | Not this | Comments |
|---|---|---|
| vyučující | učitel | “vyučující” can be used for both men and women |
| předsedající | předseda | “předsedající” can be used for both men and women |
For generalizations, use plural noun forms (lidé, jednotlivci, studenti, zaměstnanci).
Don’t use gendered pronouns (ona, jí, on, jemu) in generic references. Instead:
- Rewrite to plural noun and pronoun
- Don’t overuse possessive pronouns (dokument instead of jeho dokument)
- Refer to person’s role (čtenář, zaměstnanec, zákazník, klient)
- Use osoba or jednotlivec
- For foreign female surnames, add suffix -ová
| English | Not this | Czech | Not this (Czech) |
|---|---|---|---|
| A user with the appropriate rights can set… | If the user has the appropriate rights, he can set… | Oprávnění uživatelé mohou nastavovat… | Pokud má tento uživatel příslušná oprávnění, může nastavovat… |
Language-specific standards¶
Punctuation¶
Quotation marks¶
„…” (low-9 opening, high-9 closing — Czech/German style).
Em dash¶
— for parenthetical insertions.
Comma¶
Comma before subordinate conjunctions (že, kdyby, protože, pokud, když, jestli).
Articles¶
Czech has no articles. Omit a/an/the in translation.
Verbs¶
Use simple present and present perfect. Use active voice over passive. Use imperative for user actions.
Capitalization¶
Use sparingly. First word of sentence, proper nouns. Don’t mirror English title-case.
Localization considerations¶
Applications, products, and features¶
Product/application names trademarked, rarely translated.
Trademarks¶
Microsoft Corporation and trademarked names not localized unless local laws require.
FAQ¶
What’s the right register for Czech translation?¶
Clear, friendly, conversational — colloquial forms over formal book-Czech. Use moct/můžu/můžou (not moci/mohu/mohou); už (not již); ale (not avšak); teď (not nyní); tady (not zde); dál (not nadále); nejdřív (not nejprve); zkusit znovu (not opakovat); jestli (not zda); potom (not poté); nepovedlo se (not nezdařilo se); nejde/nedá se (not nelze/nepůjde).
How should I address users in Czech?¶
Use second-person formal vy/vám (with possessive váš/vaše). Lowercase in software, marketing, consumer-facing legal text. Avoid third-person uživatel (user) in generic references — institutional and impersonal. Use first-person plural we/my (We’ll keep going → budeme pokračovat) where appropriate for warmth.
How is gender handled in Czech?¶
Use gender-neutral alternatives: vyučující (instead of učitel) and předsedající (instead of předseda) work for both genders. For generalizations, use plural noun forms (lidé, jednotlivci, studenti, zaměstnanci). For pronouns: rewrite to plural; don’t overuse possessives (dokument not jeho dokument); refer to roles (čtenář, zaměstnanec, zákazník, klient); use osoba or jednotlivec. For foreign female surnames, add suffix -ová (Smith → Smithová).
Which formal Czech forms should I replace?¶
moci → moct (můžu, můžou); ač → i když, přestože; avšak → ale; již → už; jež/jíž/níž/niž/jichž → který/které/která; nadále/dále → dál; nejprve → nejdřív; nelze → nedá se; nepůjde → nejde; nezdařilo se → nepovedlo se; nyní → teď; opakovat → zkusit znovu; poté → potom; zda → jestli; zde → tady; Cancel button → Zrušit (not Storno); zakoupit → koupit.
How should I handle word-for-word translation?¶
Avoid it. Check source text in live pages, not just lists of strings. Split sentences for clarity. Omit redundant descriptors. Examples: “Users can control their desktops” → Uživatelé si můžou upravit plochu podle svých představ (not Uživatelé mohou řídit vzhled své plochy). “Crashes happen” → Bohužel není vždycky všechno bez problémů. Může vám spadnout počítač, vypnou elektřinu nebo vypadne síť. “Protect your files in case of a crash” → abyste nepřišli o soubory (paraphrased, not literal).
What punctuation rules are Czech-specific?¶
Quotation marks: „…” (low-9 opening, high-9 closing — German/Czech style). Em dash (—) and en dash (–) follow Czech grammar. Comma before subordinate conjunctions (že, kdyby, protože, pokud, když, jestli). Period at sentence end.