This guide adapts rules and examples from Microsoft’s Vietnamese Localization Style Guide (originally written for software/UI localization). The underlying linguistic rules apply universally — to legal contracts, medical documents, marketing copy, and any Vietnamese translation work. Restructured and reformatted as a general Vietnamese translator reference by ChatsControl.

Vietnamese Translation Style Guide — Voice, Word Choice & Common Pitfalls (Legal, Medical, Marketing, IT)¶

TL;DR¶

• Vietnamese modern voice uses short everyday words — avoid archaic and overly formal vocabulary.
• Adjective position matters: noun before adjective normally; reversal changes meaning. Compound word order INVERSE to English.
• Address users with bạn; avoid gendered pronouns in generic references.
• Vietnamese uses comma for decimals (5,25), period for thousands (1.526). NO comma before và/hoặc.
• Reference Từ điển Tiếng Việt (Hoàng Phê, 2008), Từ điển Chính tả, Từ điển Lạc Việt MTD, Từ điển Tin học.

Register and tone for modern Vietnamese translation¶

Register is the level of formality, warmth, and conversational ease the target text projects. Three principles define the modern Vietnamese register for consumer-facing content:

• Warm and relaxed. Natural, less formal, more grounded in honest conversations.
• Crisp and clear. Written for scanning first, reading second. Sentences short enough to parse on a phone screen.
• Ready to help. Anticipates what the reader needs and offers it at the right moment.

The general style should be clear, friendly, and concise. Use language that resembles conversation in everyday settings as opposed to the formal, technical language often used for technical and commercial content.

Why this matters: Bureaucratic register damages outcomes across spheres. In marketing copy it kills conversion. In patient-facing medical materials it reduces comprehension and compliance. In software UI it creates friction. In consumer-facing legal documents (terms of service, privacy notices) regulators increasingly demand plain language. Only sworn legal translation, formal contracts, and pure technical specifications retain the older formal register.

Audience targeting: technical vs. consumer vocabulary¶

Use technical terms for technical audiences; for consumers use common words. A clinical drug monograph for prescribers uses precise pharmacological terminology; the patient leaflet for the same drug uses everyday Vietnamese.

Flexibility: when to translate literally vs. when to rewrite¶

Flexibility is the translator’s discretion to depart from literal source structure when the literal rendering produces unnatural Vietnamese. Understand the whole intention of the sentence, paragraph, or page, then rewrite as if composing it for a Vietnamese reader. Sometimes you need to remove unnecessary content.

English example	Vietnamese example
Remember my password	Lưu mật khẩu của tôi
We recommend that you back up your files on a regular schedule.	Bạn nên thường xuyên sao lưu tệp.
We strongly discourage you from installing these codec packs.	Bạn không nên cài đặt các gói codec này.
Choose a nearby network to get online. Not sure which one to pick? Ask the person who might have the network name and password for the one you want to connect to	Chọn mạng có sẵn để online. Nếu bạn không chắc chọn mạng nào, hãy hỏi người có tên và mật khẩu của mạng bạn muốn kết nối.
This might take a while, so you have time to grab a snack or a cup of coffee. Your PC will restart several times before we’re done.	Quá trình này có thể mất thời gian, vì vậy bạn có thể làm việc khác trong khi chờ đợi. Máy tính sẽ khởi động lại vài lần trước khi hoàn tất.

Word choice: short forms and everyday words¶

For Vietnamese modern voice, use short and everyday words to convey meaning more concisely and directly. Target audiences are reluctant to read and understand long text with obscure words.

en-US source term	vi-VN word	Usage
cancel	hủy	Use as equivalent of “hủy bỏ”
enter	nhập	Use as equivalent of “nhập vào” or “đưa vào”

Word-to-word translation: why direct mapping fails¶

Word-to-word translation produces stiff, unnatural Vietnamese. Check source in live pages — don’t translate a string list without context. Split into different sentences for simpler translation; omit descriptors to make text snappier.

English text	Correct Vietnamese	Incorrect Vietnamese
Bad, bad server. No donut for you.	Máy chủ đang gặp lỗi. Vui lòng thử lại sau!	Máy chủ tồi. Không có bánh rán cho bạn!
Feel free to reply this email if you have further questions.	Vui lòng trả lời email này nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác.	Cứ thoải mái trả lời email này nếu bạn có các câu hỏi khác.
Image save failed.	Không lưu được hình ảnh.	Lưu hình ảnh thất bại.

Words and phrases to avoid in modern Vietnamese¶

Modern Vietnamese voice avoids old-fashioned, too formal, or archaic words that make text unfriendly and sometimes incomprehensible.

en-US source	vi-VN classic word/phrase	vi-VN modern word/phrase
Failed to download	Tải về không thành công	Không tải được
follow these steps	theo các bước sau đây	theo cách sau
hide	giấu	ẩn
learn	học	tìm hiểu
ID	mã định danh	ID
Please wait	Vui lòng đợi	Xin chờ
Specifies the action that the server will take when encounters different error types during process.	Xác định hành động mà máy chủ sẽ thực hiện khi gặp các loại lỗi khác nhau trong khi xử lý.	Chỉ rõ thao tác cho máy chủ khi gặp các dạng lỗi khác nhau trong khi xử lý.

Why this matters: These older forms appear in legal templates and government forms out of institutional habit but feel alien in modern consumer products, patient-facing medical materials, brand-led marketing, and user-friendly software.

Inclusive language¶

Microsoft technology reaches every part of the globe — communications must be inclusive. Comply with Vietnamese language laws in Vietnam.

General guidelines: use plain language; be mindful when referring to various parts of the world; represent diverse perspectives in text and images; don’t generalize or stereotype people by region, economic status, ethnic background, culture, age, or gender; don’t use profane or derogatory terms.

Use this	Not this	Comments
chậu rửa / bồn rửa	lavabo	“lavabo” is French loanword used mostly by older speakers; “chậu rửa/bồn rửa” is recommended for all ages.
cha, bố	thầy, cậu, tía, ba	“thầy, cậu, tía, ba” only used to address fathers in certain regions; “cha/bố” indicates relevance in all regions.
Người Trung Quốc	Người Tàu, Bọn Tàu, Tàu khựa	“Người Tàu, Bọn Tàu, Tàu khựa” can lead to controversial cultural misunderstandings.
Cha mẹ / Bố mẹ		Now standardized in Ministry of Education and Training documents.

Avoid gender bias¶

Recognize sensitivity to male/female stereotypes. Use language that is as neutral as possible. Create balance when assigning roles (active vs. passive, leading vs. secondary, technical vs. non-technical).

Use gender-neutral alternatives:

• Use general terms that include both genders (“people,” “users,” “persons”) instead of phrases mentioning both genders separately.
• Avoid compounds containing gender-specific terms.

Use this	Not this	Comments
Nhân viên	Nam nhân viên, nữ nhân viên	Collectively “employees” regardless of male or female.
Mềm yếu, thiếu cương quyết, không chủ động, nhu nhược	Tính đàn bà	“Mềm yếu, thiếu cương quyết, không chủ động, nhu nhược” describe an indecisive/weak person. “Tính đàn bà” is gender-disparaging — avoid.
Tướng đi cứng nhắc, không linh hoạt	Tướng đi như đàn bà / như đàn ông	Use body shape/physique adjectives without sexist phrases.

For generalization, use plural forms (quý vị, các bạn, họ).

Avoid sentences referring to a single person of unknown gender. When unavoidable, do NOT use “he or she”, “him or her”, or “his or hers”. Avoid slashes combining both genders (exceptions: License Terms, table headers).

Linguistic method	Example	Context
Use a neutral noun	person, leader, team lead, expert, employee, user.	Concept descriptions, explanations
Combine both genders by slash	he/she, s/he	Only in exceptional cases (License Terms, sometimes table headers/column titles)

Don’t use gendered pronouns (ông, bà, cô, dì, dượng, chú, bác, anh, chị) in generic references. Instead:

• Rewrite using second/third person (bạn).
• Use plural noun and pronoun.
• Refer to a person’s role (khách hàng, người dùng).
• Use người đó.

Use this	Not this
Người dùng có các quyền thích hợp có thể đặt mật khẩu của người dùng khác.	Nếu người dùng có các quyền thích hợp, anh ta có thể đặt mật khẩu của người dùng khác.
Các nhà phát triển cần quyền truy cập vào máy chủ trong môi trường phát triển của họ, nhưng họ không cần quyền truy cập vào máy chủ trong Azure.	Một nhà phát triển cần quyền truy cập vào các máy chủ trong môi trường phát triển của mình, nhưng anh ta không cần quyền truy cập vào các máy chủ trong Azure.
Khi tác giả mở tài liệu….	Khi tác giả mở tài liệu của cô ấy….
Để gọi cho ai đó, hãy chọn tên của người đó, chọn Gọi điện, rồi chọn số bạn muốn gọi.	Để gọi cho ai đó, hãy chọn tên của anh ấy, chọn Gọi điện, rồi chọn số của anh ấy.

If you can’t write around the problem, it’s OK to use plural pronoun họ in generic references to a single person. Don’t use anh ấy, cô ấy. It’s OK to use gendered pronouns (anh, chị) when writing about real people who use those pronouns themselves.

Accessibility¶

Focus on people, not disabilities. Don’t use words that imply pity (cảm thấy khó chịu, đau khổ). Don’t mention a disability unless relevant.

Use this	Not this
người khuyết tật	tật nguyền
người không khuyết tật	người bình thường; người khỏe mạnh
Chọn	Nhấp (vào)

Use generic verbs that apply to all input methods. Keep paragraphs short — aim for one verb per sentence. Spell out và, cộng, khoảng — screen readers misread &, +, ~.

Language-specific standards¶

Abbreviations¶

Vietnamese expression	English expression	Acceptable abbreviation
vân vân	etc.	v.v.
Công nghệ thông tin	IT	CNTT
Công nghiệp phần mềm	Software Industry	CNgPM
Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản	HyperText Markup Language	HTML
Giao thức truyền siêu văn bản	HyperText Transfer Protocol	HTTP

Don’t abbreviate expressive terms like “thanks”, “sorry”, “please” — they are strong expressions of gratitude, respect, sincerity, and sharing.

English	Vietnamese
Please	Làm ơn / Vui lòng
Thanks	Cảm ơn
Sorry	Xin lỗi / Rất tiếc

Acronyms¶

Don’t include a generic term after an acronym if one of the letters stands for that term:

• (-) RPC call — lời gọi RPC
• (-) HTML language — ngôn ngữ HTML
• (-) TCP/IP-Protocol — giao thức TCP/IP
• (-) PIN Number — Số PIN

Localized acronyms¶

In online help/documentation, spell out the acronym the first time it’s used. Include the language-specific translation, the US term, and the acronym:

• Đối tượng truy nhập dữ liệu (Data Access Objects, DAO)
• Đối tượng dữ liệu ActiveX (ActiveX Data Objects, ADO)

Different users have different knowledge levels — a Vietnamese Exchange user understands “DL”, but an average Vietnamese Windows user might not and needs “danh sách phân phối” (distribution list). Be consistent within a product.

Important: Although the English acronym can’t generally be derived from the Vietnamese translation, don’t create a new acronym derived from the Vietnamese translated term — leave the English acronym intact (DLL stays “DLL”, DPI stays “DPI”).

Unlocalized acronyms¶

Standardized acronyms remain untranslated. Common acronyms used without spelled-out form: ANSI, ISO.

Adjectives¶

1. Adjective specifies a noun/pronoun. Normally adjective goes AFTER the noun. Placing adjective BEFORE the noun changes meaning:

Position	Example
After noun	Điểm yếu (Weak point)
Before noun	Yếu điểm (Important point)

2. In a phrase with multiple adjectives, position relative to the noun changes meaning:

Example	Meaning
Cô gái đẹp đi xe	Beautiful riding girl
Cô gái đi xe đẹp	Girl riding nice car
Mệnh đề này có lỗi tiếng Việt	This sentence has Vietnamese error(s)
Mệnh đề tiếng Việt này có lỗi	This Vietnamese sentence has error(s)
Thiết kế ứng dụng đồ họa	Graphic Application Design
Thiết kế đồ họa ứng dụng	Application Graphic Design

Possessives¶

Vietnamese possessives are simple — add của before subject/object pronouns. Subject pronouns and object pronouns are the same.

Subject Pronoun	Translation	Possessive	Translation
I	Tôi	My	Của tôi
You (singular)	Bạn	Your	Của bạn
He	Anh ấy	His	Của anh ấy
She	Cô ấy	Her	Của cô ấy
It	Nó	Its	Của nó
We	Chúng tôi	Our	Của chúng tôi
You (plural)	Các bạn	Your	Của các bạn
They	Họ	Their	Của họ

Articles¶

Articles (a/an/the) in source generally don’t require translation. Vietnamese has no articles similar to English. However, if the indefinite article means “one”, translate it.

Microsoft product names and non-translated feature names handled as proper nouns without Vietnamese articles.

English	Vietnamese
Microsoft Outlook connected experiences with Office, Word, Excel, PowerPoint and OneNote	Microsoft Outlook kết nối trải nghiệm với Office, Word, Excel, PowerPoint và OneNote
Website addresses will be sent to Microsoft	Địa chỉ website sẽ được gửi cho Microsoft
Hide the Task Manager when it is minimized	Ẩn Trình quản lý Tác vụ khi được thu nhỏ
Check for updates in your installed Media Player’s language	Kiểm tra các bản cập nhật trong ngôn ngữ đã cài đặt Media Player

Articles for English borrowed terms¶

When dealing with English loan words, consider:

• Motivation: popular English words causing ambiguity if translated (OK, tab, flip-flop); proper nouns (font names, TrueType, Calibri, Arial); familiar Vietnamese words (monitor, modem); abbreviations (PC, USB); too-long-if-translated words (README file, Script); new concept/technology terms.
• Analogy: Vietnamese belongs to South Asia system, uses Latin characters with extended vowels and 5 tones; terms derive from Chinese and French. Analogy examples: console (mặt nghiêng, bàn điều khiển), ziczag (chữ chi or dích dắc).

Capitalization¶

If first word in source is capitalized, corresponding first word in target should also be capitalized. Otherwise, only first character in a sentence is capitalized in Vietnamese.

1. Text on menu, button, dialog, title, command: if first word capitalized in source, first word (or first word of compound) capitalized in target.

Source	Do	Don’t
Select All	Chọn tất cả	Chọn Tất Cả
Select all	Chọn tất cả	Chọn Tất cả
Automatic Servers	Máy chủ tự động	Máy Chủ Tự Động
When my status is Do Not Disturb	Khi trạng thái của tôi là Không làm phiền	Khi trạng thái của tôi là Không Làm Phiền
Unhide Quick Start	Hiện Khởi động nhanh	Hiện Khởi Động Nhanh

2. Proper name/place/location: capitalize first character of each word.

Source	Do	Don’t
Vietnam	Việt Nam	Việt nam

3. Feature, product/service name (if translated): if source first word capitalized, target first word also capitalized.

Source	Do	Don’t
Upsizing Wizard	Trình hướng dẫn Tăng kích cỡ	Thuật Sĩ Tăng Kích Cỡ
PivotTable	PivotTable

4. Departments, centers, policies, agreements, cross-references to titles from other sources: capitalize first character of the compound.

Example: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

5. Other cases: capitalize first letter of word/phrase/sentence.

Source	Translation
Enter a text description for the new custom chart type	Nhập một đoạn văn bản mô tả cho loại biểu đồ tùy chính mới

Compounds¶

Compounds should be understandable and clear. Avoid overly long/complex compounds.

Vietnamese compound order is INVERSE to English:

English	Vietnamese
Internet Accounts	Tài khoản Internet
Logon script processing	Xử lí script đăng nhập
Internet News Server Name	Tên Máy chủ Tin tức Internet

Conjunctions¶

Vietnamese modern voice uses conjunctions and adverbs to convey informal, enthusiastic tone.

en-US source text	vi-VN old	vi-VN new
Because the connections are established via fully encrypted data channels, it is as safe as online banking.	Bởi vì mọi kết nối được hình thành qua các kênh dữ liệu được mã hóa toàn bộ, nên mức độ an toàn giống như ngân hàng trực tuyến.	Nhờ kết nối qua các kênh dữ liệu mã hóa toàn bộ, nên mức độ an toàn cao như ngân hàng trực tuyến.

Genitive¶

This section doesn’t apply to Vietnamese — instead use “of” (của).

Modifiers¶

In Vietnamese, a word can be either adverb or adjective (Công việc dễ dàng = “easy work”; dễ dàng sử dụng = “Use easily”; sử dụng dễ dàng = “ease use”).

• Adjective goes after the noun.
• Adverb goes before the verb.

English	Vietnamese
Easy planning work	Dễ dàng lập kế hoạch công việc
Planning ease work	Lập kế hoạch công việc dễ (dàng)

Position changes meaning in some cases:

Vietnamese	Meaning
Điểm yếu	Weakness
Yếu điểm	Important point

Premodifiers/postmodifiers — like English:

English	Vietnamese
This will be explained in the proper case	Điều này sẽ được giải thích trong trường hợp thích hợp
This will be explained in the case proper	Điều này sẽ được giải thích trong trường hợp riêng biệt

Dangling modifiers: not applicable for Vietnamese — use “while”, “during” (trong lúc, trong khi, vừa … vừa).

Nouns¶

1. Normally noun goes before adjective: Văn bản tiếng Việt (Vietnamese text).
2. A word can be adjective or adverb — order matters. - Dịch văn bản này dễ — Translate this text easily (“dễ” is adverb) - Dich văn bản dễ này — Translate this ease text (“dễ” is adjective)
3. Noun as genitive: Hệ thống truyền hình (của) Việt Nam (Vietnam television system).
4. Proper geographic/human names: all first letters capitalized (Hà Nội, Việt Nam, TP Hồ Chí Minh, Hoa Kỳ).
5. Common noun: first letter not capitalized except at start of sentence. Title capitalization (first letter of each word) is accepted, like English: “Mô tả Nhà cung cấp Dữ liệu Tin cậy” (Trusted Data Provider Description).
6. Noun as complement-object for transitive verb: Sao chép đoạn văn bản sau (Copy the following paragraph).

Inflection¶

1. Tense — conveyed with additional word (đang = being, sẽ = will). Omitted when not necessary for emphasis.
2. Grammatical mood — additional word like “của” (of) for clarity. Example: Maximum Cache Age → Tuổi Tối đa của Bộ đệm ẩn.
3. Grammatical voice — active: word order determines meaning. Tôi quản lý hệ thống (I manage the system); Hệ thống quản lý tôi (The system manages me).
4. Aspect: additional word like “vừa” (just), “sẽ” (will). Tôi vừa dịch bài này (I just translated this article); Mai tôi (sẽ) đi TP HCM (Tomorrow I’m going to HCM City).
5. Person:

Pronoun	Vietnamese	Person/plurality	Gender
I	Tôi	First person singular
You	Bạn, anh, chị	Second person singular/plural
You (plural)	Các bạn, các anh, các chị		Third person singular, masculine / gender
He	Anh ấy, ông ấy	Masculine third person singular	Masculine
She	Cô ấy, bà ấy	Third person singular, feminine	Feminine
It	Nó	Third person singular, neuter	Neuter
We	Chúng tôi, chúng ta	First person plural
They	Họ, chúng nó	Third person plural	Gender-neutral

Pay attention to “nó”, “chúng nó”, “họ”:

• Bố mẹ tôi sống ở quê. Chủ nhật này tôi về thăm họ (NOT “chúng nó”) — My parents live in the country. This Sunday I’m going to see them.
• Tôi ghét chúng nó (NOT “họ”) — I hate them.
• Bố tôi già rồi, tôi rất yêu ông ấy — My father is old, I love him.

Plural formation¶

Add “các” or “chúng” to specify plural in personal pronouns:

Vietnamese	English	Gender
Các bạn	You	Neuter
Các anh	You	Plural, masculine
Các chị	You	Plural, feminine
Chúng tôi	We	Plural, neuter
Chúng ta	We	Plural, neuter (includes second person — we + you)

Add article “các” / “những” before noun:

• các — definite plural article (Indochina countries → các nước Đông Dương).
• những — indefinite plural article (pages densely packed with numbers → những trang dày đặc các con số).

Numerals¶

No specific rule for numbers as numerals vs. letters. In most cases, cardinal numbers as numerals; ordinal numbers as letters (1 often used as “nhất”).

Example: Bạn ấy có 2 cái bút và 4 quyển vở / Cho 2 tách trà nhé! / Cái bút thứ nhất màu đỏ, cái thứ hai màu xanh.

Prepositions¶

US expression	Vietnamese expression	Comment
migrate to	di chuyển đến	“to” → tới/đến/vào/với; NOT “sang” (sang means “across”, same-level movement)
migrate from	di chuyển từ
import to	nhập đến
import from	nhập từ
export to	xuất đến
export from	xuất từ
update to	cập nhật lên	“to” → “lên” when there’s progress/improvement
upgrade to	nâng cấp lên
change to	đổi sang
click on	bấm vào
connect to	kết nối với
welcome to …	chào mừng …

For “in” and “on”, careful handling required — meanings differ from normal:

• English “A bird flies in the sky” → “Con chim bay trên trời” (NOT “Con chim bay trong trời”).

US expression	Vietnamese
in the toolbar	trên thanh công cụ
on the tab	trên tab
on the menu	trên menu
on the net	trên mạng
on the Internet	trên Internet
on the Web	trên Web
on a web site	trên web site
on a web page	trên trang web

Pronouns¶

1. Personal pronouns: add “các” and “chúng” for plurals.
2. chúng ta (we + audience) vs. chúng tôi (we, exclusive).
3. Intensive pronouns: add “tự” before or after a personal pronoun. Tôi tự làm việc này; tự anh ấy làm việc này (I did it myself; he did it himself).
4. Objective/prepositional/disjunctive pronouns: same as personal pronouns.
5. Reciprocal pronoun: “lẫn nhau” (each other). Giúp đỡ lẫn nhau (Help each other).
6. Dummy pronoun: either specify subject “Trời” (Sky) or omit subject. It is raining → Trời đang mưa OR đang mưa. It is difficult to do… → Khó làm….

Punctuation¶

In general, source punctuation can be followed — but ensure alignment with standard Vietnamese usage.

Don’t insert a space between text and punctuation marks (. / ? / !).

Comma¶

• In English, comma often used before “and”, “or”. In Vietnamese this rule does NOT apply — don’t use comma before “và” and “hoặc”.
• Vietnamese uses comma as decimal separator (5,25 cm). Don’t use space.

In paper sizes (US norms), decimal separator and abbreviation “in” are kept:

English example	Vietnamese example
5.25 cm	5,25 cm
5 x 7.2 inches	5 x 7,2 inch
Letter Landscape 11 x 8.5 in	Letter Landscape 11 x 8,5 in

Vietnamese uses period as thousands separator (1.526):

English	Vietnamese
1,526	1.526
$ 1,526.75	$ 1.526,75

Colon¶

Vietnamese script uses Latin alphabet; comma and common punctuation rules same as Latin script.

1. No space before colon; one space after.
2. Use colon to introduce a list or series. - With proper nouns capitalized: Tôi có ba con trai: Viet, Nam và Thanh. - When list is part of the sentence, first letter not capitalized: Mỗi người đàn ông và đàn bà có ba mục tiêu: sống, yêu và học tập. - When list items each become new lines, first letters capitalized: Để phòng chống bệnh cúm chúng ta cần: • Rửa tay thường xuyên với xà phòng và nước. • Tránh tiếp xúc với người bệnh.
3. For quotations: Lời nói của Hamlet: “Tồn tại hay không tồn tại”.
4. Never follow colon with hyphen or dash (Michael Jackson đã tuyên bố:- “Tôi là vua nhạc Pop” is wrong).

Dashes and hyphens¶

Hyphen should NOT be used when translating into Vietnamese:

English	Vietnamese
Ease-to-use	Dễ sử dụng
Left-to-right	Từ trái sang phải

En dash — used in place of “to” (2-5 giờ chiều = 2-5pm).

Em dash — shows abrupt change or pause; can mark interruption (typically two em dashes mark beginning and end):

English	Vietnamese
The two leaders—one from Company A and one from Company B—sought to build support for the work of the commission.	Hai nhà lãnh đạo—một từ Công ty A và người kia từ Công ty B—nghĩ hỗ trợ cho công việc của hội đồng.
The tea—with lotus or jasmine spices—was delicious and fragrant.	Trà—với vị hoa sen hoặc hoa nhài—thơm và ngon.

Ellipses¶

In Vietnamese, “…” and “v.v.” are used as ellipses (et cetera).

Example: In Vietnamese there are combinations of vowels with 5 tones, for example: á, ả, ã, ạ, à…

Period¶

Latin alphabet rules apply.

1. Period after declarative sentence: Cài đặt xong. (The installation is finished.)
2. Period at end of abridged sentence: Thực hiện hợp đồng. (Contract implementation.)
3. Period after imperative sentence: Hãy viết tờ séc. (Write a check.)
4. Period as decimal point and thousands separator: 2.400VND.
5. In Vietnamese, period goes AFTER closing double quotes (same for exclamation mark and comma) for exact words of the subject:

Example: Madonna thích tuyên bố “Tôi không xấu hổ vì bất cứ điều gì” (Madonna is fond of declaring “I’m not ashamed of anything.”).

Quotation marks¶

Pair of opening and closing marks: single (‘…’) or double (“…”). In Vietnamese, closing quotation mark goes BEFORE period (.) and comma (,).

English	Vietnamese
“Good morning, Frank,” greeted HAL.	“Chào anh Frank”, HAL chào.

Parentheses¶

No space between parentheses and text inside. Text in parentheses is for comment/explanation — meaning unchanged without it.

Example: Đường lối kinh doanh (LOB) — no spaces.

Sentence fragments¶

Sentence fragments help convey conversational tone.

en-US source text	vi-VN long form	vi-VN sentence fragment
Start to use full version right now	Hãy bắt đầu sử dụng phiên bản đầy đủ ngay	Dùng ngay phiên bản đầy đủ
If you still have problems	Nếu bạn vẫn còn sự cố	Nếu còn sự cố

Symbols and non-breaking spaces¶

Per Unicode codes of TCVN 6909:2001, NBSP has hex code 00A0H.

In HTML,   should only be used when present also in US text — otherwise use a blank space (NBSPs can create functionality problems).

• No space before ! ) , . : ; ? ] } ” but space after.
• No space after ( [ { but space before.
• Non-breaking space between number and unit.
• No space between number and %.

Examples: 2,34 cm, 250 GB, 80% …

Verbs¶

1. Vietnamese verbs are words with general meaning specifying operation/status. - Single verb: chạy, nhảy, đi, về, ăn (run, jump, walk, return, eat) - Complex verb: quay lại, từ chối, thu thập, chọn, bắt đầu (go back, deny, collect, select, start)

Recommended to specify clearly:

Vietnamese	English
Loại bỏ	Remove
Xóa bỏ	Delete
Xóa	Clear
Bác bỏ	Reject

Don’t use speaking language (e.g. “xóa” for different meanings xóa bỏ, loại bỏ).

2. Tense: adverb of time added before verb to specify past (đã), present continuous (đang), future (sẽ). No detailed past/future distinctions like English/French. Tense adverb can be omitted when not needed for emphasis.

• Tôi đang đọc (I am reading)
• Tôi đã cài đặt chương trình diệt virus (I installed the antivirus program)
• Tôi sẽ làm việc vào chủ nhật này (I will work on this Sunday)

3. Verbs merge with adverbs for continuity (còn, vẫn, cứ): Tôi vẫn làm (I’m still working).

4. Verbs merge with adverbs for negative meaning depending on negation level (không, chưa, chẳng):

• Tôi không biết (In general, I don’t know)
• Tôi chưa biết (I don’t know, but I would like to/will know later)
• Tôi chẳng biết (I don’t know and I don’t care)

5. Verbs merge with adverbs for demand meaning (hãy, đừng, chớ):

• Hãy đọc ReadMe sau đây (Read the following ReadMe)
• Vui lòng đọc ReadMe sau đây (Please read the following ReadMe)

English	Vietnamese
Verb in infinitive/imperative forms: Read carefully the following paragraph	Add adverb “Hãy”: Hãy đọc kỹ đoạn văn bản sau
Verb in impersonal form for description or imperative in subordinate clause: To resolve this issue, ask your system administrator to verify that Excel Services are enabled on this site and are functioning properly.	Not necessary to add “Hãy”: Để giải quyết vấn đề này, (hãy) hỏi người quản trị hệ thống của bạn để kiểm chứng là các Dịch vụ Excel được phép trên site này và hoạt động đúng.
Polite form: Please read…	Add “Vui lòng”: Vui lòng đọc …

6. English gerund continuous operations → translate into Vietnamese verb directly. Often not necessary to add “việc” before the verb.

• Reading this book is compulsory → Đọc cuốn sách này là bắt buộc.
• I like programming → Tôi thích lập trình.
• I’m tired of arguing → Tôi mệt vì tranh cãi.

7. Vietnamese has transitive/intransitive verbs with specific prepositions. Example: Chuyển đổi 013AH từ hệ hexa sang hệ thập phân (Convert 013A from hexa to decimal system) — “chuyển đổi” is transitive; prepositions “từ”, “sang” (from, to).

Localization considerations¶

Accessibility¶

Accessibility options make computers usable by people with cognitive, hearing, physical, or visual disabilities. Some accessible products may not be available in Vietnamese-speaking markets.

Applications, products, and features¶

Most feature names can be translated for user-friendliness (Print Preview → Xem trước khi in; Zoom → Thu phóng). Trademarked names should be left untranslated (Microsoft Rights Management stays English). Translatable elements going with the application name can be translated (Microsoft Rights Management sharing application → Ứng dụng chia sẻ Microsoft Rights Management).

Before proceeding with translation, read instructions carefully — if instructed, leave product names in English.

Version numbers¶

Version numbers contain a period.

US English	Vietnamese
Version 5.1	Phiên bản 5.1

Translation of version strings¶

Version strings with copyright info should always be translated. Refer to Microsoft Terminology for “All rights reserved” and “Microsoft Corporation”.

Copilot predefined prompts¶

Copilot prompts are functional — accuracy, consistency, conciseness, and natural tone are critical.

• Be clear and specific.
• Keep it conversational.
• Be polite and professional.
• Use quotation marks.
• Pay attention to punctuation, grammar, capitalization.
• Entity token placement — tokens are NOT localizable. Exception: display-text prompts where dev comment instructs to translate token.
• Be consistent.

Source prompt	Target prompt
List ideas for a fun remote team building event	Liệt kê ý tưởng cho sự kiện xây dựng nhóm từ xa thú vị
What are the goals and topics from the meeting? Format each section with a bolded heading, a bulleted list, and bolded names	Mục tiêu và chủ đề của cuộc họp là gì? Định dạng mỗi phần bằng tiêu đề in đậm, danh sách có dấu đầu dòng và tên được in đậm
Propose a new introduction to <entity type='file'>file</entity>	Đề xuất phần giới thiệu mới về <entity type='file'>tệp</entity>
What were the open issues from <entity type='meeting'>meeting</entity>?	Những vấn đề nào còn tồn tại trong <entity type='meeting'>cuộc họp</entity>?
Give me ideas for icebreaker activities for a new team	Gợi ý các hoạt động xóa tan ngại ngùng cho một nhóm mới
Create a list of <placeholder>color names inspired by the ocean</placeholder>	Tạo danh sách <placeholder>tên màu sắc lấy cảm hứng từ đại dương</placeholder>

Trademarks¶

Trademarked names and “Microsoft Corporation” should not be localized unless local laws require translation and an approved translated form exists.

Software considerations¶

Arrow keys¶

Arrow keys move input focus within a group.

Error messages¶

Error messages translated in declarative form. Always use “lỗi” for “error” — An error occurred → Có lỗi.

Use a period after an error message. For strings ending with placeholder, follow US punctuation if you don’t know what placeholder will be replaced with at runtime.

English	Translation	Example	Comment
Could not… / Cannot…	File could not be found / File cannot be found	Không tìm được tệp	Use impersonal active voice; don’t distinguish past/present.
Failed to… / Failure of…	Failed to connect / Failure to connect	Kết nối hỏng / Không kết nối được	Express closer to Vietnamese, not word-by-word.
Cannot find… / Could not find… / Unable to find… / Unable to locate…	Cannot find driver software / Could not find driver software / Unable to find driver software / Unable to locate driver software	Không tìm thấy…	Vietnamese uses one “Không tìm thấy” for all source variants.
Not enough memory / Insufficient memory / There is not enough memory / There is not enough memory available	(same)	Không đủ bộ nhớ	Vietnamese uses one “Không đủ bộ nhớ” for all variants.
… is not available / … is unavailable	The command is not available / The command is unavailable	Không có lệnh	Same meaning “the command not exists”.

Error messages containing placeholders¶

%d %ld %u %lu → <number>. %c → <letter>. %s → <string>.

Keys¶

English key name	Vietnamese key name
Alt	Alt
Backspace	Backspace
Break	Break
Caps Lock	Caps Lock
Ctrl	Control
Delete	Delete
Down Arrow	Mũi tên Xuống
End	End
Enter	Enter
Esc	Esc
Home	Home
Insert	Insert
Left Arrow	Mũi tên Trái
Num Lock	Num Lock
Page Down	Page Down
Page Up	Page Up
Pause	Pause
Right Arrow	Mũi tên Phải
Scroll Lock	Scroll Lock
Shift	Shift
Spacebar	Cách trống
Tab	Tab
Up Arrow	Mũi tên Lên
Windows key	Windows key
print screen	print screen
menu key	phím menu

Keyboard shortcuts¶

Option	Allowed?	Notes
Slim characters (I, l, t, r, f) as shortcuts	Yes
Characters with downstrokes (g, j, y, p, q) as shortcuts	Yes
Extended characters as shortcuts	Not recommended	No agreement on unique way to type extended characters in Vietnamese.
Additional letter in brackets after item name	Allowed but not encouraged
Number in brackets after item name	Allowed but not encouraged
Punctuation sign in brackets after item name	Allowed but not encouraged
Duplicate shortcuts	Yes	OK if software allows moving between same-shortcut items.
No shortcut assigned (minor options)	Yes	If no characters available, use duplicate or no shortcut.

Preferred shortcut characters: A B C D E G H I K L M N O P Q R S T U V X Y 0–9 (case-insensitive). Allowed shortcut characters: F J W Z (case-insensitive).

Terminology distinction:

Term	Usage
access key	Subtype of keyboard shortcut. Letter/number to access UI controls with text labels. Example: F in Alt+F. Most use Alt key.
key tip	Letter/number appearing in ribbon when Alt pressed. In UI localization: Home\H`.
shortcut key	Subtype performing a common action without UI. Example: Ctrl+N, Ctrl+V. Most use Ctrl key. Ctrl+letter and F1–F12 are best choices.

Numeric keypad¶

Don’t distinguish numeric keypad keys from other keys unless required.

Shortcut keys¶

US command	US shortcut	Vietnamese command	Vietnamese shortcut
Help window	F1	Cửa sổ Trợ giúp	F1
Context-sensitive Help	Shift+F1	Trợ giúp theo ngữ cảnh	Shift+F1
Display pop-up menu	Shift+F10	Hiển thị menu bật lên	Shift+F10
Cancel	Esc	Hủy	Esc
Activate/Deactivate menu bar mode	F10	Kích hoạt/Hủy kích hoạt chế độ thanh menu	F10
Switch to next primary application	Alt+Tab	Chuyển giữa các ứng dụng đang mở	Alt+Tab
Display next window	Alt+Esc	Hiển thị cửa sổ tiếp theo	Alt+Esc
Display pop-up menu for the window	Alt+Spacebar	Hiển thị menu bật lên cho cửa sổ	Alt+Spacebar
Display pop-up menu for active child window	Alt+-	Hiển thị menu bật lên cho cửa sổ con hiện hoạt	Alt+-
Display property sheet for current selection	Alt+Enter	Hiển thị bảng thuộc tính cho phần chọn hiện thời	Alt+Enter
Close active application window	Alt+F4	Đóng cửa sổ ứng dụng hiện hoạt	Alt+F4
Switch to next window within modeless-compliant application	Alt+F6	Chuyển tới cửa sổ tiếp theo trong ứng dụng	Alt+F6
Capture active window image to Clipboard	Alt+Prnt Scrn	Chụp ảnh cửa sổ hiện hoạt và lưu trong Bảng tạm	Alt+Prnt Scrn
Capture desktop image to Clipboard	Prnt Scrn	Chụp ảnh màn hình và lưu trong Bảng tạm	Prnt Scrn
Access Start button in taskbar	Ctrl+Esc	Truy nhập vào nút Bắt đầu trong thanh tác vụ	Ctrl+Esc
Display next child window	Ctrl+F6	Hiển thị cửa sổ con tiếp theo	Ctrl+F6
Display next tabbed pane	Ctrl+Tab	Hiển thị ngăn tab tiếp theo	Ctrl+Tab
Launch Task Manager and system initialization	Ctrl+Shift+Esc	Khởi chạy Trình quản lý Tác vụ và khởi tạo hệ thống	Ctrl+Shift+Esc
File New	Ctrl+N	Tệp Mới	Ctrl+N
File Open	Ctrl+O	Tệp Mở	Ctrl+O
File Close	Ctrl+F4	Tệp Đóng	Ctrl+F4
File Save	Ctrl+S	Tệp Lưu	Ctrl+S
File Save as	F12	Tệp Lưu như	F12
File Print Preview	Ctrl+F2	Tệp Xem trước khi In	Ctrl+F2
File Print	Ctrl+P	Tệp In	Ctrl+P
File Exit	Alt+F4	Tệp Thoát ra	Alt+F4
Edit Undo	Ctrl+Z	Chỉnh sửa Hoàn tác	Ctrl+Z
Edit Repeat	Ctrl+Y	Chỉnh sửa Lặp lại	Ctrl+Y
Edit Cut	Ctrl+X	Chỉnh sửa Cắt	Ctrl+X
Edit Copy	Ctrl+C	Chỉnh sửa Sao	Ctrl+C
Edit Paste	Ctrl+V	Chỉnh sửa Dán	Ctrl+V
Edit Delete	Ctrl+Backspace	Chỉnh sửa Xóa bỏ	Ctrl+Backspace
Edit Select All	Ctrl+A	Chỉnh sửa Chọn tất cả	Ctrl+A
Edit Find	Ctrl+F	Chỉnh sửa Tìm	Ctrl+F
Edit Replace	Ctrl+H	Chỉnh sửa Thay thế	Ctrl+H
Edit Go To	Ctrl+G	Chỉnh sửa Đi tới	Ctrl+G
Help	F1	Trợ giúp	F1
Italic	Ctrl+I	Nghiêng	Ctrl+I
Bold	Ctrl+B	Đậm	Ctrl+B
Underlined/Word underline	Ctrl+U	Gạch dưới/Gạch dưới từ	Ctrl+U
Large caps	Ctrl+Shift+A	Chữ hoa to	Ctrl+Shift+A
Small caps	Ctrl+Shift+K	Chữ hoa nhỏ	Ctrl+Shift+K
Centered	Ctrl+E	Căn giữa	Ctrl+E
Left aligned	Ctrl+L	Căn trái	Ctrl+L
Right aligned	Ctrl+R	Căn phải	Ctrl+R
Justified	Ctrl+J	Căn đều	Ctrl+J

Voice video considerations¶

A successful Microsoft voice video:

• Addresses only one topic (one customer problem).
• Is brief.
• Has high-quality audio.
• Has visuals that add to and complement the information.
• Uses the right language variant, dialect, and accent in voice-over.

Successful techniques:

• Focus on the intent.
• Show empathy.
• Use SEO — include search phrases in title, description, headers.
• Talk to the customer as if next to you.
• Record a scratch audio file — check length, pace, clarity.

English pronunciation¶

English terms and unlocalized product names pronounced English way. Microsoft pronounced as in English. Adapt to Vietnamese phonetic system if original sounds awkward.

Example	Phonetics	Comment
SecurID	[sɪˈkjʊər aɪ diː]	[aɪ di: bảo mật]
.NET	[dot net]	[chấm net]
Skype	[skaip]	Product names pronounced as in source language

Acronyms pronounced as words, adapted to local pronunciation:

Example	Phonetics
RADIUS	[‘rây diớts]
RAS	[ráts]
ISA	[Ai za]
LAN	[Lan]
WAN	[Oan]
WAP	[Oáp]
MAPI	[Máp pi]
POP	[Pốp]
URL	[U Rờ Lờ]

Other abbreviations letter by letter:

Example	Phonetics
ICMP	[icmp]
IP	[ip]
TCP/IP	[tcp ip]
XML	[xml]
HTML	[html]
OWA	[owa]
SQL	[sql]

URLs¶

• “http://” left out.
• “www” pronounced “v đúp v đúp v đúp”.
• “dot” omitted or read as “chấm”.

Example	Phonetics
http://www.microsoft.com/vi-vn	[v đúp v đúp v đúp chấm mai crô sóp chấm com gạch chéo vờ i gạch ngang vờ enờ]

Punctuation marks¶

Most punctuation (? ! : ; ,) naturally implied by speaker’s tone. En dashes (–) emphasize isolated elements — pronounced as comma (short pause).

Special characters¶

Pronounce / \ ˘ < > + - using Vietnamese translations approved in Microsoft Terminology.

Tone¶

Use appropriate tone for text and target audience: informal/playful/inspiring for products and games; formal/informative/factual for technical content.

Standard tone — three main dialects (Northern/Central/Southern) differ slightly in tone, pronunciation, terminology. Northern (Hanoi) pronunciation is considered standard.

English	North Vietnamese	South Vietnamese	Recommended
Send mail	Gửi thư	Gởi thơ	North VI
Select	Chọn	Lựa	North VI

Reference materials: authoritative Vietnamese sources¶

Normative references:

1. Từ điển Tiếng Việt 2008 — Trung tâm Từ điển học và Nhà xuất bản Đà Nẵng, 2008.
2. Từ điển Chính tả — Hoàng Phê, Trung tâm Từ điển học và Nhà xuất bản Đà Nẵng, 2006.
3. Chính tả tiếng Việt — Hoàng Phê, Trung tâm Từ điển học và Nhà xuất bản Đà Nẵng, 2003.
4. Từ điển Lạc Việt MTD2002 — created and distributed by LacViet Computing Corporation (lacviet.com.vn).
5. Từ điển Tin học – Điện tử – Viễn thông Anh–Việt và Việt–Anh — Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật, 2005.

Informative references:

1. Wikipedia tiếng Việt
2. Từ điển Giải thích Thuật ngữ Công nghệ thông tin Anh–Anh–Việt — Trương Văn / Quốc Bình, Nhà xuất bản Thống Kê, 2005.
3. Unikey software — Vietnamese input method.

FAQ¶

What’s the modern register for Vietnamese translation across professional contexts?¶

Warm, conversational, scannable — Vietnamese readers expect short everyday words over formal/archaic vocabulary. Marketing copy, software UI, consumer-facing medical/legal materials use modern register; formal legal contracts, academic texts, government documents retain more formal register.

How should I handle Vietnamese word order in compounds?¶

Vietnamese word order is INVERSE to English in compounds: ‘Internet Accounts’ → ‘Tài khoản Internet’; ‘Internet News Server Name’ → ‘Tên Máy chủ Tin tức Internet’. Adjectives normally go AFTER the noun; placing adjective before noun changes meaning.

How should I address users in Vietnamese translation?¶

Use ‘bạn’ (you, formal). Use first person ‘tôi’ for user; ‘chúng tôi’ for system/company. Avoid gendered pronouns (anh, chị, ông, bà, cô, dì, dượng, chú, bác) in generic references — rewrite with bạn or plural họ, or refer to a role (khách hàng, người dùng). It’s OK to use họ (they) in generic references to a single person of unknown gender.

What are the most common Vietnamese translation pitfalls?¶

Archaic vocabulary (tải về không thành công → không tải được; vui lòng đợi → xin chờ; giấu → ẩn; học → tìm hiểu), regional vocabulary not understood across dialects (thầy/cậu/tía/ba → cha/bố), word-order errors in compounds, English-style comma before và/hoặc (Vietnamese doesn’t use it), wrong adjective placement changing meaning.

What punctuation rules differ from English in Vietnamese?¶

Comma (,) for decimals (5,25 cm); period (.) for thousands (1.526). NO comma before và (and) or hoặc (or). NO space between text and period/comma/?/!. Closing quotation mark goes BEFORE period and comma. Don’t use hyphen — instead drop or rewrite (ease-to-use → dễ sử dụng). Em dash and en dash usage similar to English.

Sources¶

• Microsoft Localization Style Guide for Vietnamese
• Microsoft Globalization Style Guides hub
• Từ điển Lạc Việt MTD
• Wikipedia tiếng Việt