Переклад документів для ZUS у Польщі: гід для українців

Більше 771 000 українців платять внески до ZUS у Польщі - станом на кінець 2024 року це офіційна статистика самого ZUS. Але більшість з них дізнається про вимоги до документів тільки коли трапляється щось конкретне: народилась дитина, пішов на лікарняний, або треба підтвердити стаж для майбутньої пенсії. І раптово виявляється: є документи з України, і незрозуміло - чи потрібний присяжний переклад, чи можна обійтися звичайним, і скільки це коштує.

Ось вся інформація разом - без зайвого.

Що таке ZUS і що він покриває¶

ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) - це польський аналог Пенсійного фонду та Фонду соціального страхування разом узяті. Будь-хто, хто офіційно працює в Польщі - і поляк, і українець - платить внески через роботодавця.

ZUS покриває п’ять основних видів страхування:

• Emerytura (пенсія по старості) - роботодавець відраховує 9,76% від зарплати, ти ще 9,76% - разом майже 20% від брутто
• Renta (пенсія по інвалідності та виплати виживальникам) - роботодавець 6,5%, ти 1,5%
• Wypadkowe (страхування від нещасних випадків на роботі) - тільки роботодавець, приблизно 1,67%
• Chorobowe (лікарняне страхування) - 2,45% з тебе. Це дуже важлива деталь, про яку нижче
• Ubezpieczenie zdrowotne (медичне страхування через NFZ) - 9% з тебе, дає право на безкоштовну медицину

Розподіл внесків для найманого працівника (umowa o pracę):

Тип внеску	Роботодавець	Працівник
Пенсійне	9,76%	9,76%
Рентне	6,50%	1,50%
Аварійне	~1,67%	-
Лікарняне	-	2,45%
Медичне (NFZ)	-	9,00%

Для тих, хто працює за договором доручення (umowa zlecenie): лікарняне страхування (chorobowe) там добровільне, а не обов’язкове. Це означає, що якщо роботодавець не підключив тебе до chorobowego, ти залишишся без лікарняних, декретних і виплат по вагітності. Уточнюй це при підписанні договору.

Базова реєстрація в ZUS: що потрібно від тебе¶

Добра новина: для самого факту реєстрації в ZUS тобі нічого перекладати не потрібно.

Реєстрацію робить роботодавець - він подає форму ZUS ZUA протягом 7 календарних днів від початку роботи. Тобі потрібно надати: - Діючий паспорт або інший документ, що засвідчує особу - PESEL (якщо вже отримав) - дуже бажано - Якщо PESEL ще немає - роботодавець використовує номер паспорта

Ніяких завірених перекладів на цьому етапі немає.

Але є важливий підводний камінь. Якщо спочатку тебе зареєстрували за паспортом, а потім ти отримав PESEL - роботодавець зобов’язаний подати оновлену форму ZUS ZIUA з новими даними. Якщо він цього не зробить - в системі ZUS виникнуть дублюючі або неповні записи, що може заблокувати виплати лікарняних або 800+. Нагадуй про це сам і перевіряй через PUE ZUS (особистий кабінет).

Які документи з України треба перекладати і коли¶

Вимоги залежать від того, яку саме виплату або послугу ти оформлюєш. Ось картина по кожному випадку.

Лікарняні (zasiłek chorobowy)¶

Якщо захворів і маєш польського лікаря - тобі видадуть польський лікарняний (L4 / zwolnienie lekarskie). Документи з України не потрібні взагалі.

Виняток: якщо ти захворів під час перебування в Україні і маєш там медичні документи - ZUS може запросити їх переклад. Але це нетипова ситуація.

800+ (świadczenie wychowawcze) - дитяча виплата¶

Якщо дитина народилась у Польщі - достатньо польського свідоцтва про народження. Переклад не потрібен.

Якщо дитина народилась в Україні - українське свідоцтво про народження треба перекласти на польську. Для 800+ ZUS зазвичай приймає неофіційний переклад - від бюро або зроблений самостійно. Але якщо виникнуть питання, можуть попросити присяжний.

Важливі зміни з 2024 року: тепер для отримання 800+ один з батьків повинен мати офіційну роботу з мінімальними внесками до ZUS. ZUS перевіряє це автоматично через реєстри страхування - зайві переклади для цієї перевірки не потрібні.

Зміна з 31 січня 2026 року: ZUS призупинив виплати 800+ для всіх українців зі статусом UKR на новий розрахунковий термін і зобов’язав переподати заявки. Хто отримував раніше - повинен переоформити.

Декретні та батьківські виплати (zasiłek macierzyński)¶

Якщо пологи відбулись у Польщі - лікарня видасть польське свідоцтво про народження, документи з України не потрібні.

Якщо вагітність підтверджується в Україні або документи видані там - може знадобитися переклад медичних документів. В більшості випадків достатньо неофіційного перекладу на польську.

Пенсія та рентні виплати (emerytura, renta)¶

Ось де починаються серйозні вимоги до перекладу. Якщо хочеш, щоб ZUS врахував твій стаж в Україні при розрахунку польської пенсії - потрібен присяжний переклад (tłumaczenie przysięgłe) офіційних документів.

Документи, які потрібні з присяжним перекладом для пенсійних справ:

• Трудова книжка (dokumentacja zatrudnienia) - підтверджує всі роки роботи в Україні
• Довідки про заробітну плату (zaświadczenia o zarobkach) - для розрахунку пенсійного капіталу
• Свідоцтво про народження (akt urodzenia) - для підтвердження віку та права на пенсію
• Свідоцтво про шлюб / розлучення - якщо подається заявка на пенсію по втраті годувальника
• Рішення про призначення пенсії в Україні - якщо вже отримуєш пенсію від ПФУ
• Документи про роботу в шкідливих умовах - якщо претендуєш на дострокову пенсію

Медичне страхування (NFZ)¶

Якщо офіційно зареєстрований в ZUS через роботодавця - медичне страхування NFZ у тебе автоматично. Жодних документів не потрібно.

Якщо не працюєш і хочеш добровільно застрахуватись через NFZ (наприклад, на тимчасовому захисті без роботи) - звертайся безпосередньо до NFZ, а не до ZUS.

Присяжний переклад у Польщі: ціни і де знайти¶

В Польщі tłumacz przysięgły (тлумач присяжний) - це перекладач, який склав державний іспит при Міністерстві юстиції і внесений до офіційного реєстру. Його переклад має юридичну силу сам по собі - окремого нотаріального завірення не потрібно.

Офіційний реєстр тлумачів присяжних доступний на порталі Міністерства юстиції Польщі. Фільтруй за “język ukraiński” і своїм регіоном.

Як зазначено на gov.pl у розділі про присяжних перекладачів:

“Tłumacz przysięgły poświadcza tłumaczenie pieczęcią z imieniem, nazwiskiem i językiem, z którego lub na który dokonuje tłumaczeń.”

Тобто кожен завірений переклад має печатку перекладача, його підпис і порядковий номер з реперторію. Це й відрізняє присяжний переклад від звичайного.

Офіційно регульовані ставки (з 1 січня 2024 р.):

Напрямок	Ціна за розрахункову сторінку
Українська → Польська	47,49 PLN
Польська → Українська	67,82 PLN

Розрахункова сторінка = 1 125 знаків з пробілами.

Ринкові ціни в 2025 році:

Тип послуги	Ціна
Стандартна сторінка UA→PL	50-80 PLN
Термінова доставка (24 год)	+50% до базової ціни
Складний документ (техн. терміни)	від 65-100 PLN

Орієнтовна вартість поширених документів:

Документ	Прибл. вартість
Свідоцтво про народження	130-180 PLN
Свідоцтво про шлюб / розлучення	150-200 PLN
Довідка про зарплату	100-150 PLN
Трудова книжка (мало записів, 3-5 стор.)	200-300 PLN
Трудова книжка (багато записів, 10-15+ стор.)	400-700 PLN
Диплом + додаток	150-300 PLN

Одна реальна ситуація: жінка зі Львова, яка хотіла врахувати 25 років роботи в Україні при розрахунку польської пенсії, принесла трудову книжку на 18 сторінок з 11 записами. Переклад обійшовся їй у 490 PLN - плюс окремо потрібно було перекладати три довідки про зарплату. Разом вийшло близько 700 PLN. Про такі суми люди часто не думають заздалегідь.

Якщо тобі потрібен не присяжний, а звичайний переклад - наприклад, щоб розібратись у польському документі або підготувати перший драфт перед присяжним - можна використати ChatsControl: завантажуєш документ і за кілька хвилин отримуєш переклад. Для 800+ або розуміння власного стану страхування це цілком підходить.

Угода між Польщею та Україною про соціальне забезпечення¶

Польща і Україна підписали Угоду про соціальне забезпечення у 2012 році, вона діє з 1 січня 2014 року. Це принципово важлива угода для тих, хто має стаж в обох країнах.

Згідно з офіційною сторінкою ZUS про угоду з Україною:

“W ramach umowy stosuje się zasadę sumowania okresów ubezpieczenia. Oznacza to, że przy ustalaniu prawa do świadczenia uwzględnia się łączne okresy ubezpieczenia z obu krajów.”

Простими словами: при визначенні права на пенсію рахується стаж з обох країн разом. Але кожна країна платить свою частину - Польща за польські роки, Україна за українські.

Що це означає практично:

Наприклад, ти відпрацювала 18 років в Україні і 7 років у Польщі. Для права на польську пенсію потрібно 20 років - самих лише польських недостатньо. ZUS сумує стажі (18+7=25) - право на пенсію є. Польща заплатить тобі за 7 польських років, а ПФУ за 18 українських.

Спеціальні форми для координації між ZUS та ПФУ:

Форма	Призначення
PL-UA 1	Підтвердження страхових періодів між країнами
PL-UA 4	Медичний висновок для пенсії по інвалідності
PL-UA 7	Заявка на виплату від України, подана через ZUS
PL-UA 11	Заявка на похоронну допомогу

Хороша новина: тобі не потрібно окремо звертатись до ПФУ в Україні - ZUS сам координується з українськими органами через ці форми.

Щоб скористатися угодою, треба підтвердити свій стаж в Україні - і ось тут знадобляться присяжні переклади трудової книжки та інших документів.

PUE ZUS: онлайн-кабінет¶

PUE (Platforma Usług Elektronicznych) - особистий кабінет на zus.pl. Через нього можна: - Перевірити свій страховий стаж і відрахування - Подати заявку на 800+, лікарняні - Завантажити довідки про страхування - Перевірити статус поданих заявок

Як створити акаунт: 1. Зайди на zus.pl → “Zaloguj się do PUE” 2. Найшвидший варіант для українців - через польський банківський акаунт (PKO, mBank, Santander тощо) 3. Або через Довірений Профіль (Profil Zaufany) - для цього потрібен PESEL

ZUS також запустив гарячу лінію для українців з підтримкою україномовних консультантів і надає перекладача для відвідувачів офісів - безкоштовно.

Зміни 2024-2026: що важливо знати¶

Правила для українців в польській соціальній системі змінювалися кілька разів за останні роки. Ось ключове:

З 1 липня 2024 р.: роботодавець повинен повідомляти службу зайнятості (praca.gov.pl) про найом українця протягом 14 днів (раніше 7). Це стосується роботодавця, але впливає на коректність твоєї реєстрації.

З 2024 р. для 800+: потрібна трудова активність батьків через ZUS. Діти повинні відвідувати польський навчальний заклад (школу або садок) - є виключення для дітей з інвалідністю.

З 31 січня 2026 р.: ZUS оголосив обов’язкове переоформлення 800+ для всіх UKR-статусників для нового розрахункового терміну. Хто автоматично отримував - мусить переподати заявку.

Тимчасовий захист UKR продовжений до 4 березня 2027 р.. Це означає, що люди зі статусом UKR продовжують мати право на роботу і відповідно на ZUS.

Актуальну інформацію про виплати для українців можна знайти на zielonalinia.gov.pl - польська публічна служба зайнятості.

Типові помилки та підводні камені¶

На практиці з українцями в польській ZUS-системі трапляються одні й ті самі проблеми.

Проблема 1: Не оновити PESEL в ZUS-системі

Якщо роботодавець зареєстрував тебе за номером паспорта, а потім ти отримав PESEL - але роботодавець не подав ZUS ZIUA з оновленими даними - виникне дублювання в реєстрах. Результат: затримки або відмова в 800+, лікарняних.

Що робити: після отримання PESEL нагадай роботодавцю письмово про необхідність оновити реєстрацію.

Проблема 2: Не підключити chorobowe на умові злецення

Якщо договір - umowa zlecenie, і ти не підключив добровільне лікарняне страхування - жодних виплат при хворобі, вагітності, після пологів не буде. Роботодавець має подати ZUS ZUA або ZUS ZZA з відповідним кодом страхування.

Попроси роботодавця письмово підтвердити, що chorobowe підключено - або сам перевір в PUE ZUS.

Проблема 3: Втратити статус UKR непомітно

На порталі ukraina.interwencjaprawna.pl юристи фіксують такі скарги:

“Перетнула кордон автобусом, охоронець не просканував нічого. Через місяць ZUS зупинив 800+. Виявилося, що в системі я «вибула» і потрібно доводити, що весь час була в Польщі.”

При кожному перетині кордону переконайся, що погранична служба відмітила твій UKR-статус. Якщо є проблема - звертайся до ZUS з поясненням і доказами присутності в Польщі: чеки, медичні відвідування, шкільні документи дітей.

Проблема 4: Не заявити про стаж в Україні при заявці на пенсію

ZUS не питає автоматично про закордонний стаж - ти сам повинен його задекларувати. Хто мовчить - отримує менше. При подачі заявки обов’язково вказуй всі роки роботи в Україні і підтверджуй їх документами.

Проблема 5: Недооцінити вартість перекладу трудової книжки

Товста трудова книжка з радянськими записами на 15+ сторінок може обійтися в 500-700 PLN для присяжного перекладу. Це часто несподіванка для тих, хто розраховував на 100-200 PLN.

Порада: перед замовленням присяжного перекладу запитай тлумача оцінити кількість розрахункових сторінок. Офіційна ставка - 47,49 PLN за сторінку, але на практиці виходить більше через технічні деталі підрахунку.

Порівняння: коли потрібен присяжний переклад, а коли ні¶

Ситуація	Тип перекладу
Реєстрація в ZUS через роботодавця	Не потрібен
800+ для дитини, народженої в Польщі	Не потрібен
800+ для дитини, народженої в Україні	Неофіційний / у складних випадках - присяжний
Лікарняне (L4 від польського лікаря)	Не потрібен
Пенсія з урахуванням стажу в Україні	Присяжний ОБОВ’ЯЗКОВО
Рентна виплата (пенсія по інвалідності)	Присяжний для трудових і медичних документів
Декретні (пологи у Польщі)	Не потрібен
Декретні (документи з України)	Може знадобитися, зазвичай неофіційний

Для документів, де достатньо неофіційного перекладу, зручно скористатися завіреним перекладом онлайн або звичайним перекладом через ChatsControl - це займає хвилини, а не дні.

FAQ¶

Чи потрібен PESEL для реєстрації в ZUS?¶

Не обов’язково, але дуже бажано. Роботодавець може зареєструвати тебе за номером паспорта. Але після отримання PESEL попроси роботодавця одразу оновити дані в ZUS через форму ZUS ZIUA - інакше виникнуть проблеми з виплатами.

Скільки коштує присяжний переклад (tłumaczenie przysięgłe) в Польщі?¶

Офіційна ставка - 47,49 PLN за розрахункову сторінку (1 125 знаків) у напрямку українська → польська. На практиці бюро та фрілансери беруть 50-80 PLN за сторінку. Свідоцтво про народження - приблизно 130-180 PLN, трудова книжка - від 200 до 700 PLN залежно від кількості записів.

Як знайти присяжного перекладача в Польщі?¶

Офіційний реєстр - на сайті Міністерства юстиції Польщі. Фільтруй за “język ukraiński” і своїм містом або регіоном.

Чи рахується мій стаж в Україні для польської пенсії?¶

Так, завдяки польсько-українській Угоді про соціальне забезпечення (діє з 2014 р.). Польща платить за польські роки, Україна - за українські, але загальний стаж враховується при визначенні права на пенсію. Щоб включити українські роки - потрібно підтвердити їх з присяжним перекладом.

Що таке umowa zlecenie і чому лікарняне там важливе?¶

Umowa zlecenie - договір доручення, дуже поширений тип договору в Польщі. Особливість: лікарняне страхування (chorobowe) там добровільне. Якщо не підключити - не буде виплат при хворобі, вагітності, після пологів. Уточнюй у роботодавця і підключай обов’язково.

Як довго ZUS розглядає заявки?¶

Стандартний термін - 30 днів, може продовжитись до 60. Для пенсійних заявок з міжнародним стажем - значно довше, бо ZUS координується з ПФУ в Україні. Краще подавати заявку заздалегідь, за кілька місяців до потреби.

Що робити, якщо документи з України загублені або знищені через війну?¶

Для пенсійних заявок ZUS допускає подання власної письмової заяви про трудовий стаж в Україні, якщо документи недоступні. Але якщо є можливість відновити документи через українські архіви чи МФЦ - краще це зробити, бо підтверджені стажі враховуються повніше.