Steuerberater дивиться на тебе і каже: “Нам потрібна довідка про твій дохід в Україні за 2025 рік, бажано офіційна.” Ти киваєш, але в голові крутиться: яка саме довідка? Де брати? Чи треба апостиль? І взагалі - що таке “завірений переклад” і навіщо він потрібний, якщо ти ж сам можеш перекласти?
Це не рідкісна ситуація. Мільйони українців живуть зараз за кордоном і вперше стикаються з тим, що іноземна податкова хоче бачити документи - конкретні, офіційні, перекладені. Ця стаття - практичний гайд: які документи з України потрібні, як їх отримати і де підготувати до подачі.
Чому іноземна податкова цікавиться твоїми українськими документами¶
Якщо ти живеш за кордоном більше 183 днів на рік, ти автоматично стаєш податковим резидентом тієї країни. А це означає: декларуєш там всі свої доходи - і місцеві, і українські. Зарплата від українського роботодавця (навіть якщо все ще платять на українську картку), оренда квартири в Харкові, пенсія від Пенсійного фонду України - все це має бути в декларації.
Але просто вписати цифри замало. Більшість країн вимагають підтверджуючі документи - щоб ти довів звідки цей дохід і чи сплатив з нього податки в Україні. Бо якщо не сплатив - вони оподаткують.
Якщо сплатив - тут вступають угоди про уникнення подвійного оподаткування (DTA/DTT). Україна підписала такі угоди з більш ніж 70 країнами, включно з Германією, Польщею, Чехією, Францією, Нідерландами та Британією. Суть: один і той самий дохід не може оподатковуватись двічі - або там, або тут, або розподіляється між двома країнами.
Але увага: угода про “уникнення подвійного оподаткування” не означає “можеш не подавати декларацію”. Декларувати все одно треба - угода просто визначає скільки де платити.
Ось чому виникають конкретні запити на документи.
Довідка про доходи - найпоширеніший документ¶
Офіційна назва: “Довідка про суми виплачених доходів та утриманих податків” (форма 4-ДФ або аналогічна від роботодавця).
Це одностарінковий документ з даними про: - загальну суму нарахованого доходу за рік - суму утриманого ПДФО (18%) і військового збору (1.5% або 5%) - сума нарахованого ЄСВ
Де отримати: - Від роботодавця - якщо ще офіційно працюєш або працював у минулому році - Від ДПС - через Кабінет платника на cabinet.tax.gov.ua або особисто в офісі ДПС за місцем реєстрації
Для чого потрібна за кордоном: - В Германії: підтвердження що дохід з України вже оподатковувався там, щоб Finanzamt застосував звільнення або кредит по угоді з Україною - В Польщі: підтвердження для заяви на зменшення бази оподаткування у випадку коли є доходи з двох країн - В Британії: доказ сплачених іноземних податків при заповненні SA106 (форма для іноземних доходів) - В Нідерландах: підтвердження для Box 1 або Box 3 декларації
Важливий нюанс: багато Steuerberater просять не просто довідку, а конкретно форму Bescheinigung außerhalb EU/EWR - це тристороння форма, яку Finanzamt видає тобі, ти відправляєш у ДПС України, ДПС засвідчує і повертає. Без апостиля. По суті це офіційне підтвердження доходів для платників з третіх країн. Детальніше - на сайті lohnsteuer-kompakt.de.
Як пояснює портал про податки для українців VisitUkraine:
Якщо ти є податковим резидентом іноземної держави і отримуєш доходи в Україні, такі доходи підлягають оподаткуванню в Україні за ставками, визначеними Податковим кодексом, якщо інше не передбачено міжнародними угодами.
Тобто ланцюжок такий: ти декларуєш в Германії → Finanzamt просить підтвердити → ти несеш документ від ДПС → Finanzamt застосовує кредит або звільнення.
Довідка про резидентство (сертифікат резидента)¶
Офіційна назва: “Довідка про підтвердження статусу резидента України” або “Сертифікат податкового резидентства”.
Цей документ не потрібен усім - але в певних ситуаціях він критичний:
- Ти маєш дохід в Германії і хочеш підтвердити що є резидентом України (щоб Германія не нараховувала тобі податок на цей дохід як на “виключно германський”)
- Ти отримуєш в Германії Kapitalerträge (дивіденди або відсотки) і хочеш застосувати знижену ставку утримання за угодою
- Компанія за кордоном платить тобі як фрілансеру і хоче мати підтвердження твого резидентства для звільнення від withholding tax
Де замовити: через Кабінет платника на tax.gov.ua або особисто в офісі ДПС. Важлива деталь від ДПС:
Якщо вам необхідна довідка для проставлення апостиля, замовляйте виключно паперовий варіант. Електронний документ не підлягає апостилюванню відповідно до Гаазької конвенції.
Обробка: 5-10 робочих днів для самої довідки. Апостиль при Міністерстві юстиції - ще 5-10 робочих днів. Якщо поспішаєш - є прискорена послуга за додаткову оплату.
Декларація про майновий стан і доходи - коли просять саме її¶
Це повноцінна податкова декларація - аналог Steuererklärung у Германії або PIT у Польщі. Декілька сторінок, додатки, всі джерела доходу, відрахування. Подається до ДПС раз на рік до 1 травня.
Хто в принципі подавав таку декларацію в Україні: - ФОП на загальній системі оподаткування - Ті, хто продавав нерухомість або авто - Ті, хто отримував іноземні доходи - Ті, хто мав кілька джерел доходу без автоматичного утримання ПДФО
Finanzamt або інша іноземна податкова може запросити саме цей документ якщо: - Ти ФОП і у тебе є підприємницький дохід - У тебе кілька джерел доходу в Україні одночасно - Є підозра що ти занижуєш доходи
Як знайти свою декларацію: через cabinet.tax.gov.ua → “Звітність” → “Подані документи”. Там зберігаються тільки електронно подані декларації. Якщо подавав паперову - звертайся в офіс ДПС за місцем реєстрації.
Нюанс для ФОП: переклад повної декларації - це дорого і довго. Steuerberater зазвичай вказує конкретно які додатки потрібні, не вся декларація цілком. Якщо є сумнів - уточни: “welche Anhänge werden benötigt?” (які додатки потрібні?).
Пасивні доходи з України: пенсія, оренда, дивіденди¶
Це найчастіше недооцінений блок - і найчастіший привід для донарахування.
Пенсія від Пенсійного фонду України¶
Якщо ти живеш за кордоном і отримуєш українську пенсію - в більшості країн ЄС вона підлягає декларуванню.
В Германії: українська пенсія вноситься в Anlage R-AUS (іноземні пенсії). Якщо ти маєш статус необмеженого платника (unbeschränkt steuerpflichtig), вона включається до бази оподаткування. Потрібна довідка від Пенсійного фонду України з розміром виплат за рік.
Як отримати: через особистий кабінет на portal.pfu.gov.ua або в офісі ПФУ.
Довідка потребує перекладу. В Германії - від vereidigter Übersetzer з апостилем.
Оренда квартири або будинку в Україні¶
Ти виїхав, але квартира в Україні здається в оренду - дохід від оренди є, і він оподатковується в країні твого проживання.
Що треба для підтвердження: - Договір оренди (Договір найму) - Докази фактичних виплат (виписки з банку, квитанції) - Документ про сплачений в Україні ПДФО з оренди (якщо платив)
У Германії цей дохід декларується в Anlage AUS, у Франції - у формі 2047 (revenus fonciers étrangers).
Дивіденди від українських компаній¶
Актуально для тих, хто залишається власником або акціонером українського бізнесу. Дивіденди від українського ТОВ або АТ потрібно декларувати в країні проживання.
Документ: виписка від компанії про виплачені дивіденди та утриманий в Україні податок (15% за стандартом, часто менше за угодами).
Апостиль і переклад: що де потрібно¶
Ось де найбільше плутанини. Зведена таблиця по основних країнах:
| Країна | Апостиль на укр. документи | Завірений переклад | Мова |
|---|---|---|---|
| Германія | Так (Гаазька конвенція) | Так, vereidigter Übersetzer | Німецька |
| Польща | Ні (двостороння угода) | Так, tłumacz przysięgły | Польська |
| Чехія | Ні (двостороння угода) | Так, soudní tlumočník | Чеська |
| Франція | Так (Гаазька конвенція) | Так, traducteur assermenté | Французька |
| Нідерланди | Так (Гаазька конвенція) | Так | Нідерландська або англійська |
| Британія | Рекомендується | Рекомендується | Англійська |
Про Польщу і Чехію детальніше: між Україною і цими країнами діє двостороння угода про правову допомогу, яка скасовує вимогу апостилювання. Це означає: українська Довідка про доходи для польського Urząd Skarbowy не потребує апостиля - тільки завіреного перекладу у tłumacz przysięgły (присяжного перекладача). Це значно спрощує і здешевлює процес.
Про Германію: апостиль є обов’язковим. Проставляють його при Міністерстві юстиції України - або за місцем видачі документа, або централізовано. Без апостиля Finanzamt не прийме жодний документ з України - навіть з завіреним перекладом.
Про завірений переклад: це не просто переклад - це переклад з підписом і печаткою офіційно призначеного перекладача. В Германії - vereidigter Übersetzer (знайти можна на justiz-dolmetscher.de). В Польщі - tłumacz przysięgły. В Британії офіційної бази нема, але CIoL (Chartered Institute of Linguists) - авторитетне підтвердження.
Один з варіантів для завіреного перекладу онлайн - ChatsControl: завантажуєш документ, AI робить чернетку, присяжний перекладач перевіряє і підписує, отримуєш PDF на email. Підходить для стандартних довідок про доходи, сертифікатів резидентства і подібних формальних документів - де текст стандартний і нема нечіткого рукопису. Мінус: для Finanzamt важливо щоб верифікувати конкретно який перекладач ставить печатку - уточни заздалегідь чи приймуть конкретний формат.
Дедлайни 2026: коли подавати¶
| Країна | Дедлайн | Що за рік |
|---|---|---|
| Польща | 30 квітня 2026 | Доходи 2025 |
| Чехія | 1 квітня 2026 (папір) / 1 липня 2026 (з консультантом) | Доходи 2025 |
| Нідерланди | 1 травня 2026 | Доходи 2025 |
| Германія | 31 липня 2026 (самостійно) / 28 лютого 2027 (зі Steuerberater) | Доходи 2025 |
| Франція | 22 травня - 5 червня 2026 (залежно від департаменту) | Доходи 2025 |
| Британія | 31 січня 2027 | Квітень 2025 - квітень 2026 |
| Україна (іноземний дохід) | 1 травня 2026 | Доходи 2025 |
Якщо ти живеш у Германії і маєш Steuerberater - він може подати декларацію до 28 лютого 2027, що дає майже 7 місяців додаткового часу на збір документів. Але замовляти апостиль і переклад з України краще завчасно - особливо зараз, коли державні органи України можуть працювати зі затримками.
Нова угода про уникнення подвійного оподаткування між Україною і Германією підписана у травні 2026 і наразі проходить ратифікацію в парламентах обох країн. Коли набуде чинності - може змінити деякі правила щодо пенсій, дивідендів і дистанційної роботи. Слідкуй за оновленнями на сайті Міністерства фінансів України.
8 типових помилок при підготовці документів¶
Ці помилки зустрічаються на форумах постійно.
1. Замовили електронну довідку замість паперової. Найпоширеніша помилка для тих, хто планує апостиль. Електронний документ з ДПС не може бути апостильований - апостиль ставиться тільки на фізичний документ з живим підписом і мокрою печаткою. Якщо потрібна Германія або Франція - з першого разу замовляй паперовий варіант.
2. Думали що “без апостиля” = “без перекладу”. Польська й чеська угода скасовує тільки апостиль - завірений переклад від присяжного перекладача все одно потрібен. Ці дві речі незалежні.
3. Використали машинний переклад або неофіційний переклад. Google Translate або переклад другом-перекладачем без печатки - не прийнятний для жодної іноземної податкової. Лише завірений переклад від офіційно призначеного перекладача.
4. Не зазначили в декларації оренду квартири в Україні. Якщо здаєш квартиру, маєш декларувати цей дохід в країні де живеш. Ігнорування цього може призвести до донарахування з відсотками і штрафом.
5. Вважали що українська пенсія “маленька, її все одно не оподаткують”. В Германії немає мінімального порогу для декларування іноземних пенсій - навіть 100€ на місяць треба вносити в Anlage R-AUS. Незадекларована пенсія може стати підставою для перевірки.
6. Заплутали “не платити двічі” і “не подавати декларацію”. DTA означає що один дохід не оподатковується двічі. Але подавати декларацію ти зобов’язаний - угода застосовується в рамках поданої декларації, а не замість неї.
7. Забули про українську сторону. Якщо ти зберігаєш статус резидента України і маєш іноземні доходи - до 1 травня треба подати декларацію в Україні теж. Штраф за несвоєчасну подачу - 340 грн. Але не сама штраф важлива: пропущена декларація може блокувати видачу довідок для іноземної податкової.
8. Не замовили форму Bescheinigung außerhalb EU/EWR для Finanzamt. Ця форма не всім відома, але без неї Finanzamt може не застосувати звільнення по угоді. Якщо твій Steuerberater її не згадав - запитай напряму. Форму видає Finanzamt, ти відправляєш в ДПС України, ДПС засвідчує.
FAQ¶
Чи потрібен апостиль на довідку про доходи для Польщі?¶
Ні. Між Україною і Польщею діє двостороння угода, яка звільняє офіційні документи від апостилювання. Достатньо завіреного перекладу польською мовою від присяжного перекладача (tłumacz przysięgły).
Яку довідку замовити для Finanzamt Германії?¶
Для найманого працівника - Довідку про доходи від роботодавця або ДПС, з апостилем і завіреним перекладом. Для ФОП - Finanzamt може запросити повну Декларацію про майновий стан. Додатково - форма Bescheinigung außerhalb EU/EWR, яку ДПС засвідчує і повертає тобі для подачі в Finanzamt.
Як отримати паперову Довідку про резидентство?¶
Через Кабінет платника на cabinet.tax.gov.ua (розділ “Отримати послугу” → “Довідка про резидентство”) або особисто в офісі ДПС. При замовленні вказуй що потрібен папероній варіант і для якої країни призначається - це допоможе оформити коректно. Обробка 5-10 робочих днів, потім окремо замовляєш апостиль.
Що якщо ДПС в моєму місті не працює через війну?¶
Германія врахувала цю ситуацію. Bundesfinanzministerium у своєму FAQ зазначає: якщо платник не може надати докази через воєнні причини (kriegsbedingt), ця вимога може бути знята для податкових років 2021-2025. До листа-запиту Finanzamt потрібно додати письмове пояснення з конкретикою: що саме недоступно, де знаходиться установа, чому неможливо отримати. “Йде війна” без деталей - не достатньо.
Чи приймають посольства і консульства документи до апостилювання?¶
Ні, не є альтернативою. Консульська легалізація і апостиль - дві різні процедури. Для країн-підписантів Гаазької конвенції (включно з Германією, Францією, Нідерландами) потрібен апостиль, а не консульська легалізація. Більшість посольств документів для іноземних податкових не засвідчують взагалі.
Скільки часу займає отримання всього пакету документів?¶
Мінімум для Германії: 3-5 тижнів. Довідка ДПС (5-10 робочих днів) + апостиль (5-10 робочих днів) + переклад від vereidigter Übersetzer (3-7 днів). Для Польщі: 1-2 тижні (без апостиля). Якщо є затримки на боці ДПС або Міністерства юстиції - може бути довше.
Чи потрібно подавати декларацію в Україні, якщо маєш дохід за кордоном?¶
Залежить від твого статусу. Якщо ти зберігаєш статус резидента України (не прожив 183+ дні за кордоном або маєш центр інтересів в Україні) - так, дохід з-за кордону треба декларувати до 1 травня. Якщо ти вже нерезидент - тільки доходи з українських джерел. ДПС не оголошувала автоматичного звільнення для всіх переміщених осіб - кожна ситуація визначається індивідуально.
Джерела¶
- Угоди про уникнення подвійного оподаткування - МФУ - повний перелік активних угод
- Нова угода Україна-Германія підписана травень 2026
- ДПС: чи мають платити податки українці за кордоном
- ДПС: сертифікат резидента, апостиль
- PIT для українців у Польщі - Latwy Start
- Bescheinigung außerhalb EU/EWR - Lohnsteuer-Kompakt
- Податкове резидентство біженців в Європі - Accace
- Податки для українців у Германії - VisitUkraine
Потрібен професійний переклад?
AI-переклад + перевірка перекладачем + нотаріальне завірення
Замовити переклад →