Ты отправил документы в регистрационную палату в Германии, через три недели пришёл ответ - и это не подтверждение регистрации, а запрос на “ordnungsgemäße beglaubigte Übersetzung”. Потому что перевод устава сделал обычный переводчик, а не присяжный. Ещё полтора месяца, ещё 300 евро. А в Испании коллега потерял четыре месяца - Registro Mercantil вернул документы, потому что апостиль поставили после перевода, а нужно было до. Знакомо? Тогда эта статья для тебя - разберём по полочкам, что, как и где переводить для регистрации бизнеса за границей, чтобы документы приняли с первого раза.
Какие документы нужно переводить¶
Список зависит от того, кто выступает учредителем - ты как физлицо или твоя украинская компания. Разница существенная: для физлица нужно перевести 2-4 документа, для юрлица - 5-8 и больше.
Учредитель - физическое лицо¶
Когда ты регистрируешь компанию за рубежом как частное лицо, набор документов минимальный, но каждый из них обязателен.
| Документ | Зачем нужен | Апостиль |
|---|---|---|
| Загранпаспорт | Идентификация учредителя | Не нужен |
| Справка о несудимости | Подтверждение благонадёжности | Нужен |
| ИНН (налоговый номер) | Налоговая регистрация | Зависит от страны |
| Подтверждение адреса проживания | Регистрация в стране | Зависит от страны |
| Доверенность (если подаёшь через представителя) | Полномочия представителя | Нужен |
Справка о несудимости - самый частый камень преткновения. Она имеет срок годности (обычно 3-6 месяцев), и если процесс затянулся из-за неправильного перевода - придётся заказывать новую. А значит - новый перевод, новый апостиль, новые расходы.
Учредитель - юридическое лицо (украинское ООО)¶
Когда учредителем выступает украинская компания, всё сложнее. Регистратору нужно убедиться, что компания существует, правильно управляется и уполномочена создавать дочернюю структуру за границей.
| Документ | Зачем нужен | Апостиль |
|---|---|---|
| Устав (статут) компании | Подтверждение структуры и полномочий | Нужен |
| Выписка из ЕГР (ЕДР) | Подтверждение регистрации и актуальных данных | Нужен |
| Протокол собрания участников (решение об учреждении) | Подтверждение решения об открытии иностранной компании | Нужен |
| Паспорт директора / представителя | Идентификация лица, действующего от имени компании | Не нужен |
| Доверенность на представителя | Полномочия подписанта | Нужен |
| Финансовая отчётность (по запросу) | Подтверждение платёжеспособности | Зависит от страны |
| Свидетельство плательщика НДС / налогового резидента | Налоговая идентификация | Зависит от страны |
| Справка об отсутствии задолженности перед бюджетом | Подтверждение благонадёжности | Зависит от страны |
Выписка из ЕГР - особая история. Во-первых, у неё ограниченный срок актуальности (3-6 месяцев). Во-вторых, она часто содержит сокращения и коды КВЭД, которые нужно корректно расшифровать на языке перевода. Профессиональный переводчик знает, как с этим работать; Google Translate - нет.
“Компании, государственные органы, банки и нотариальные палаты за рубежом требуют, чтобы все документы были переведены на язык страны регистрации и оформлены в соответствии с её требованиями.” - Jurklee
Требования по странам: сравнительная таблица¶
В каждой стране свои правила. Где-то нужен присяжный перевод, где-то хватает нотариально заверенного, а где-то - просто сертифицированного. Путаница в типах перевода - причина номер один отказов при регистрации.
| Страна | Тип перевода | Апостиль | Орган регистрации | Особенности |
|---|---|---|---|---|
| Германия | Beglaubigte Übersetzung (присяжный) | Да | Handelsregister | Переводчик из базы justiz-dolmetscher.de |
| Франция | Traduction assermentée (присяжный) | Да | Greffe du Tribunal de commerce | Переводчик, зарегистрированный при Cour d’appel |
| Испания | Traducción jurada (присяжный) | Да | Registro Mercantil | Переводчик, назначенный MAEC |
| Великобритания | Certified translation | Да | Companies House | Сертификат переводчика + заявление о точности |
| Нидерланды | Обычный перевод (beëdigde vertaling рекомендуется) | Да | KVK (Kamer van Koophandel) | Самые либеральные требования |
| Польша | Tłumaczenie przysięgłe (присяжный) | Да | KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) | Переводчик из реестра Минюста |
| Чехия | Úřední překlad (судебный) | Да | Obchodní rejstřík | Переводчик, назначенный судом |
| ОАЭ | Заверенный + легализация | Да + суперлегализация | DED / DMCC / JAFZA (зависит от зоны) | Самый сложный процесс |
Теперь давай разберём каждую страну подробнее.
Германия: beglaubigte Übersetzung и никаких компромиссов¶
Германия - одна из самых строгих стран в плане требований к переводу. Для регистрации компании (GmbH, UG, AG) нужен beglaubigte Übersetzung - заверенный перевод, выполненный присяжным переводчиком (vereidigter Übersetzer), который принял присягу в суде и имеет официальную печать.
Правовая основа: § 142 ZPO (Гражданский процессуальный кодекс) устанавливает требование к переводам для судебных и официальных процедур. § 33 BeurkG (закон о нотариальном удостоверении) обязывает нотариуса требовать заверенный перевод, если документ составлен не на немецком. § 16 BeurkG добавляет: если учредитель не владеет немецким, нотариус обязан пригласить присяжного переводчика на саму процедуру подписания (это дополнительные 50-200 евро, но без этого нотариус откажет в удостоверении).
Минимальные ставки регулируются JVEG (Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz): 1,95 евро за Normzeile (55 знаков с пробелами) для редактируемых текстов, 2,15 евро за строку для сканированных документов. Одна страница A4 - примерно 30 строк, так что минимум 58-65 евро за страницу. Реальные рыночные цены обычно выше.
Искать присяжного переводчика нужно на justiz-dolmetscher.de - это официальная база данных, которую ведут суды федеральных земель. Фильтруешь по языковой паре (украинский-немецкий или русский-немецкий) и региону - и получаешь список переводчиков с контактами.
Франция: traduction assermentée¶
Во Франции переводы для регистрации бизнеса должен делать traducteur assermenté - присяжный переводчик, зарегистрированный при Cour d’appel (Апелляционный суд). Это не самоназвание - переводчик проходит отбор, сдаёт экзамен и получает номер в реестре.
Каждый заверенный перевод получает уникальный номер Ne Varietur, который подтверждает его подлинность. Без этого номера Greffe du Tribunal de commerce (канцелярия коммерческого суда) документы не примет.
Нюанс: во Франции нет единой базы данных присяжных переводчиков вроде немецкой justiz-dolmetscher.de. Списки ведутся при каждом Cour d’appel отдельно. Можно искать через сайты конкретных апелляционных судов или через объединения переводчиков (SFT, CNET).
Великобритания: Companies House и certified translation¶
Великобритания в этом плане проще, чем континентальная Европа. Companies House принимает certified translation - сертифицированный перевод с заявлением переводчика о точности и полноте. Присяжный статус не требуется - достаточно квалифицированного переводчика, который готов подтвердить свою работу подписью и заявлением.
“An overseas company wishing to register with Companies House must deliver certified translations of any documents that are not in English.” - GOV.UK
При регистрации иностранной компании в UK (overseas company) взимается пошлина £124. С вступлением в силу Economic Crime and Corporate Transparency Act усилилась проверка личности учредителей - теперь Companies House проверяет идентификационные документы, а не просто принимает их на веру. Это значит, что перевод паспорта и других ID-документов должен быть особенно точным.
Испания: traducción jurada и Registro Mercantil¶
В Испании нужен traducción jurada - перевод, выполненный присяжным переводчиком, назначенным MAEC (Министерство иностранных дел). Список назначенных переводчиков публикуется в BOE (Boletín Oficial del Estado - Официальный государственный бюллетень).
Для регистрации компании документы подаются в Registro Mercantil (Торговый реестр). Регистратор проверяет не только содержание перевода, но и формальные реквизиты: печать переводчика, его номер назначения от MAEC, дату. Если чего-то не хватает - возврат без рассмотрения.
Особенность Испании - длительные сроки. От подачи документов до фактической регистрации может пройти 1-3 месяца, и всё это время документы должны оставаться актуальными. Если, например, выписка из ЕГР устареет за время ожидания - придётся заказывать новую, переводить и подавать заново.
Нидерланды: KVK - самый либеральный подход¶
Торговая палата Нидерландов (KVK - Kamer van Koophandel) выделяется на фоне остальных стран ЕС. Для регистрации бизнеса KVK не требует присяжных переводов. Достаточно обычного перевода документов, хотя beëdigde vertaling (присяжный перевод) рекомендуется для большей надёжности.
Апостиль на украинских документах всё равно нужен - это международное требование. Но сам перевод может сделать любой квалифицированный переводчик. Для нотариуса, который заверяет учредительные документы, ситуация может быть строже - некоторые нотариусы всё же запрашивают beëdigde vertaling. Поэтому лучше уточнить у конкретного нотариуса заранее.
ОАЭ: легализация вместо апостиля¶
Отдельная история - ОАЭ. Эмираты не входят в Гаагскую конвенцию, поэтому апостиль там не действует. Вместо этого нужна полная цепочка легализации: нотариус в Украине - МИД Украины - посольство ОАЭ в Украине (или ближайшее). После этого - перевод на арабский и/или английский заверенным переводчиком в ОАЭ, а затем заверение в Министерстве юстиции ОАЭ.
Процедура сложная и занимает 3-6 недель. Зато свободная зона (free zone) - DMCC, JAFZA, DIFC и другие - упрощает процесс регистрации и иногда принимает документы с апостилем вместо полной легализации. Но это зависит от конкретной зоны, так что уточняй заранее.
Апостиль и легализация: правильный порядок¶
Это та самая тема, на которой спотыкается половина предпринимателей. Потому что порядок критически важен - и он контринтуитивный.
Правило: апостиль ставится ДО перевода¶
Логика такая: апостиль подтверждает подлинность оригинального документа. Переводчик потом переводит и сам документ, и апостиль на нём. Если ты сначала перевёл документ, а потом поставил апостиль на оригинал - переводчику придётся делать дополнение к переводу с текстом апостиля. А некоторые регистрирующие органы этот “довесок” не принимают и требуют полностью новый перевод.
Правильная последовательность:
- Получаешь оригинал документа (устав, выписка из ЕГР, справка о несудимости)
- Ставишь апостиль на оригинал (в Украине - через ЦНАП или Минюст, стоимость - 472 грн за документ)
- Отправляешь документ с апостилем переводчику
- Переводчик переводит всё - и текст документа, и текст апостиля
- Готово - документ пригоден для подачи в иностранный орган
Гаагская конвенция и Украина¶
Украина присоединилась к Гаагской конвенции об отмене требования легализации иностранных официальных документов 22 марта 2004 года. Это значит, что для 125+ стран-участниц достаточно апостиля - полная консульская легализация не нужна. Все основные страны ЕС, Великобритания, США, Канада - входят в конвенцию.
Исключение - страны, которые не участвуют в Гаагской конвенции. Для них нужна полная легализация через МИД + посольство. Из популярных направлений для бизнеса - ОАЭ (хотя свободные зоны иногда принимают апостиль), Катар, Кувейт.
Частая ошибка: забыли перевести сам апостиль¶
Апостиль - это тоже документ. На нём есть текст на языке страны выдачи (в случае Украины - на украинском и французском). Многие переводчики-новички переводят основной документ, но не переводят апостиль. А регистрирующий орган в Германии или Испании видит непереведённую страницу и возвращает весь пакет. Хороший переводчик переводит апостиль автоматически - но лучше уточнить.
“Попытка ‘сэкономить’ и сделать самостоятельный перевод, который не проходит комплаенс-проверку, приводит к дополнительным запросам, затягиванию сроков, а в худшем случае - отказу без права повторной подачи.” - Ришелье
Реальные цены на перевод в 2027 году¶
Цены зависят от языковой пары, страны переводчика и объёма документа. Ниже - ориентировочные рыночные цены для наиболее популярных направлений.
Цены по типам документов¶
| Документ | Объём (стр.) | Германия | Франция | Испания | Великобритания | Нидерланды |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Паспорт | 1-2 | 45-65 € | 40-60 € | 35-55 € | £30-50 | 40-60 € |
| Справка о несудимости | 1-2 | 45-80 € | 40-70 € | 35-60 € | £30-55 | 40-65 € |
| Выписка из ЕГР | 1-3 | 45-120 € | 40-100 € | 35-90 € | £30-80 | 40-95 € |
| Устав ООО | 4-15 | 200-700 € | 180-600 € | 150-500 € | £120-450 | 170-550 € |
| Протокол собрания | 2-6 | 80-250 € | 70-220 € | 60-200 € | £50-180 | 70-210 € |
| Доверенность | 2-4 | 60-150 € | 55-130 € | 50-120 € | £40-110 | 55-125 € |
| Финансовая отчётность | 5-20 | 250-900 € | 220-800 € | 200-700 € | £180-650 | 210-750 € |
Цены указаны без учёта срочности. Экспресс-перевод (24-48 часов) обычно стоит на 25-50% дороже.
Общий бюджет на переводы¶
| Сценарий | Ориентировочный бюджет |
|---|---|
| Учредитель-физлицо, минимальный пакет | 100-300 € |
| Учредитель - украинское ООО, стандартный пакет | 500-1500 € |
| Сложный случай (холдинговая структура, несколько юрлиц, финотчётность) | 1500-3000 €+ |
К этому добавляй расходы на апостиль (472 грн за документ в Украине, примерно 11-12 евро по текущему курсу) и почтовые расходы, если документы отправляются курьером.
Где сэкономить, а где нельзя¶
Нельзя экономить на типе перевода. Если страна требует присяжный перевод - нужен присяжный. Точка. Обычный перевод вернут, и ты заплатишь дважды.
Можно сэкономить на сроках. Если у тебя есть 2-3 недели - заказывай стандартный срок вместо экспресса, сэкономишь 25-50%. Также можно сэкономить, если заказываешь перевод нескольких документов у одного переводчика одним пакетом - многие дают скидку 10-15%.
Для первичной оценки документов и подготовки черновиков можно использовать ChatsControl - загружаешь документ, получаешь быстрый перевод и понимаешь объём работы. Но для финальной подачи в регистрирующий орган нужен перевод от сертифицированного или присяжного переводчика, в зависимости от требований страны.
Пошаговая инструкция: от документа до регистрации¶
Ниже - универсальная последовательность действий, которая работает для большинства стран. Конкретные детали (тип перевода, орган регистрации) подставляй из таблицы сравнения выше.
| Шаг | Действие | Срок | Стоимость |
|---|---|---|---|
| 1 | Определить список документов для конкретной страны | 1-2 дня | Бесплатно (консультация юриста - 50-150 €) |
| 2 | Заказать свежие документы в Украине (выписка из ЕГР, справка о несудимости) | 1-5 рабочих дней | 100-300 грн за документ |
| 3 | Поставить апостиль на каждый документ | 1-5 рабочих дней | 472 грн за документ |
| 4 | Отправить документы с апостилем переводчику | 1-3 дня (курьер) | 15-40 € (курьерская доставка) |
| 5 | Перевод документов | 3-10 рабочих дней | Зависит от объёма (см. таблицу выше) |
| 6 | Проверить перевод (все страницы, апостиль, реквизиты) | 1 день | Бесплатно |
| 7 | Подать документы в регистрирующий орган | 1 день | Госпошлина (зависит от страны) |
| 8 | Ожидание решения | 1-12 недель | - |
Общий срок от начала до регистрации: 3-8 недель при правильной подготовке. При ошибках - от 3 до 6 месяцев.
Важный совет: начинай с шага 1 - определи точный список. Не заказывай апостиль на все документы подряд, пока не уточнишь, какие именно нужны в конкретной стране. Апостиль на лишний документ - это выброшенные деньги.
Типичные ошибки, из-за которых отказывают¶
За годы работы с корпоративными документами я собрал список ошибок, которые повторяются снова и снова. Каждая из них приводит к отказу или задержке.
1. Неправильный тип перевода¶
Самая частая ошибка. Ты заказываешь обычный нотариальный перевод для Германии, а там нужен beglaubigte Übersetzung от присяжного переводчика. Или наоборот - заказываешь дорогой присяжный перевод для Нидерландов, где хватает обычного.
Разница между типами переводов - ниже в отдельном разделе. Главное правило: уточняй требования конкретного органа до заказа перевода.
2. Апостиль после перевода¶
Об этом уже говорили, но повторю - это критически важно. Апостиль ставится на оригинал до перевода. Переводчик потом переводит документ вместе с апостилем. Перепутал порядок - готовь деньги на повторный перевод.
3. Устаревшие документы¶
Выписка из ЕГР трёхмесячной давности, справка о несудимости полугодичной. Пока ты собрал все бумаги, перевёл, отправил - часть документов “протухла”. Регистратор возвращает весь пакет.
Лайфхак: заказывай документы с самым коротким сроком действия (справку о несудимости, выписку из ЕГР) в последнюю очередь, когда всё остальное уже готово.
4. Неполный перевод¶
Переводчик перевёл текст документа, но пропустил штампы, печати, рукописные пометки. Или перевёл основной документ, но не перевёл апостиль. Для регистрирующего органа непереведённая часть - это “чёрная дыра”, и весь перевод считается неполным.
5. Ошибки в транслитерации имён¶
Как переводить “Кириленко” - Kyrylenko, Kirilenko, Kyrylenko? А если в паспорте одна транслитерация, а в ЕГР - другая (потому что выписка на украинском, а загранпаспорт делался по другим правилам)? Несовпадение имён в документах - красный флаг для любого регистратора.
Решение: перед заказом перевода проверь, что транслитерация имён совпадает во всех документах. Если есть расхождения - предупреди переводчика, он добавит пояснительную записку.
6. Забыли перевести текст апостиля¶
Апостиль содержит стандартизированный текст (Гаагская конвенция), но часть его - на языке страны выдачи. Украинский апостиль частично на украинском, частично на французском. Немецкий регистратор или испанский Registro Mercantil не обязаны разбираться в украинском тексте. Непереведённый апостиль = неполный пакет документов.
Присяжный, нотариальный, сертифицированный: в чём разница¶
Путаница в типах перевода - причина значительной доли отказов. Давай расставим точки над “i”. Подробный разбор - в отдельной статье, а здесь - суть. Если нужен сертифицированный перевод - убедись, что заказываешь именно тот тип, который требует страна регистрации.
| Характеристика | Присяжный (sworn) | Нотариальный (notarized) | Сертифицированный (certified) |
|---|---|---|---|
| Кто делает | Переводчик с присягой и печатью | Любой переводчик + нотариус | Квалифицированный переводчик |
| Как заверяется | Печать и подпись переводчика | Подпись нотариуса на переводе | Заявление (declaration) переводчика |
| Юридическая сила | Максимальная | Средняя | Базовая |
| Где принимают | Германия, Франция, Испания, Польша, Чехия | Некоторые страны, нотариальные процедуры | Великобритания, Нидерланды, часть стран ЕС |
| Цена | Высокая (регулируется законом) | Средняя (перевод + нотариус) | Ниже (нет нотариуса, нет присяги) |
Принципиальное отличие: присяжный переводчик несёт личную юридическую ответственность за точность перевода. Он ставит свою присяжную печать, и его работа имеет силу официального документа. Нотариус при нотариальном переводе заверяет только подпись переводчика - за содержание перевода он не отвечает. А сертифицированный перевод - по сути, перевод с заявлением переводчика “я подтверждаю, что это точный и полный перевод”.
Какой тип нужен тебе¶
- Регистрируешь бизнес в Германии, Франции, Испании, Польше, Чехии - только присяжный перевод. Никаких исключений.
- Регистрируешь в Великобритании, Нидерландах - сертифицированный перевод достаточен.
- Регистрируешь в ОАЭ - заверенный перевод + цепочка легализации. Лучше делать перевод прямо в ОАЭ, у местного заверенного переводчика.
Если ты не уверен, какой тип нужен - спроси у юриста в стране регистрации или напрямую у регистрирующего органа. Лучше потратить 10 минут на уточнение, чем 2 месяца на исправление.
Когда AI-перевод помогает, а когда нет¶
Технологии машинного перевода за последние годы шагнули далеко вперёд. DeepL, ChatGPT, Claude - все они дают приличное качество для общего текста. Но корпоративные документы - это не общий текст.
Где AI-перевод полезен¶
Предварительная оценка документов. Ты получил пакет документов на 40 страницах и не понимаешь, что половина из них значит. AI-перевод через ChatsControl даёт быструю картину: что за документы, какой объём, на что обратить внимание. Это экономит время и помогает точнее сформулировать задачу для профессионального переводчика.
Внутреннее использование. Если перевод нужен для внутренних целей - понять содержание договора, подготовить резюме для партнёра, прикинуть суть устава - AI-перевод вполне подходит. Ты не подаёшь его в регистрирующий орган, а используешь для собственного понимания.
Подготовка черновика. Некоторые переводчики сами используют AI как основу, а потом вычитывают и корректируют. Это ускоряет работу и снижает стоимость. Если твой переводчик так работает - это нормально, главное - финальная ответственность на нём.
Где AI-перевод не подходит¶
Для подачи в регистрирующий орган - никогда. Ни одна страна не принимает AI-перевод как официальный документ. Нужна печать и подпись живого переводчика.
Юридическая терминология. AI может перевести “учасник товариства” как “member of the company”, а в контексте немецкого GmbH это “Gesellschafter”. Или “статутний капітал” как “statutory capital” вместо “Stammkapital”. Эти различия критичны для юридической силы документа.
Форматирование. Корпоративные документы имеют специфическую структуру - номера статей, ссылки на законы, нумерация пунктов. AI часто ломает форматирование, особенно при работе со сканами.
Таблицы, штампы, рукописные пометки. AI плохо работает с нетекстовыми элементами документов. Штамп “Вірно” с подписью и печатью на выписке из ЕГР - AI его просто проигнорирует, а для перевода он обязателен.
Вывод: используй AI-перевод для подготовки и понимания, но финальный документ для регистрации - только от профессионального переводчика с соответствующим статусом. Если нужно быстро оценить объём работы - загрузи документы в ChatsControl и получи черновой перевод за минуты.
FAQ¶
1. Сколько времени занимает весь процесс от сбора документов до регистрации?¶
При правильной подготовке - 3-8 недель. Основное время уходит на апостилирование (1-5 дней), перевод (3-10 дней) и ожидание решения регистрирующего органа (1-12 недель в зависимости от страны). Если допущена ошибка и документы вернули - добавляй 1-3 месяца на исправление. Самый быстрый процесс - в Великобритании (Companies House обычно регистрирует за 1-2 недели), самый долгий - в Испании (Registro Mercantil может рассматривать документы 1-3 месяца).
2. Можно ли сделать один перевод и использовать его в нескольких странах?¶
Нет, как правило нельзя. Каждая страна требует перевод на свой язык и от переводчика определённого статуса. Перевод на немецкий от присяжного переводчика не подойдёт для Франции (нужен перевод на французский от traducteur assermenté). Даже если обе страны требуют присяжный перевод - присяжный переводчик в Германии не имеет статуса во Франции, и наоборот. Исключение - если ты регистрируешь бизнес в нескольких англоязычных странах: один certified translation на английский может подойти и для UK, и для Ирландии.
3. Что делать, если в документах расхождения в написании имени?¶
Это частая ситуация: в загранпаспорте Kyrylenko, а в выписке из ЕГР - Kirilenko (потому что выписка была оформлена по старым правилам транслитерации). Решение: переводчик указывает в переводе оба варианта написания и добавляет примечание о том, что это одно и то же лицо. Некоторые страны (например, Германия) также требуют отдельное нотариально заверенное заявление (eidesstattliche Versicherung) о том, что разные написания относятся к одному человеку. Подробнее о правилах транслитерации.
4. Нужно ли переводить документы, если они уже на английском?¶
Зависит от страны регистрации. В Великобритании - нет, английский принимают напрямую. В Нидерландах - KVK часто принимает документы на английском без перевода. В Германии - да, даже английские документы нужно переводить на немецкий. Handelsregister работает исключительно на немецком, и исключений нет (даже для документов на английском, французском или других языках ЕС). Во Франции - тоже нужен перевод на французский. В Испании - перевод на испанский. Общее правило: если язык документа не совпадает с официальным языком страны регистрации - перевод нужен.
5. Можно ли подать сканы переводов или нужны оригиналы?¶
Тренд последних лет - всё больше стран принимают электронные копии. Companies House в Великобритании принимает сканы. KVK в Нидерландах - тоже. Но Германия, Франция и Испания чаще всего требуют бумажные оригиналы переводов с “мокрыми” печатями и подписями. Некоторые присяжные переводчики в Германии начали использовать квалифицированную электронную подпись (qualifizierte elektronische Signatur), которая по закону эквивалентна собственноручной - но не все нотариусы и Handelsregister её пока принимают. Если сомневаешься - заказывай бумажный оригинал, его примут точно. Электронную копию всегда можно сделать параллельно для ускорения процесса - отправить скан, пока оригинал идёт почтой.