Як нотаріус засвідчує справжність підпису перекладача: покроково

У вас є важливий документ, який треба перекласти, і при цьому приймаюча сторона попросила “нотаріально засвідчений переклад” або “засвідчення справжності підпису перекладача”. Звучить складно, але це насправді одна з найпростіших форм офіційного перекладу. Давайте розберемося що це таке, чому це потрібно, і як це працює на практиці.

Що таке засвідчення справжності підпису перекладача¶

Засвідчення справжності підпису перекладача - це юридична процедура, коли нотаріус проглядає переклад, перевіряє, що його дійсно зробив кваліфікований перекладач з дипломом, і ставить свою печатку на лист засвідчення. Лист засвідчення - це окремий документ, який скріпляється з перекладом за допомогою надійного скріплення (щоб його не можна було розділити без видимих пошкоджень).

На цьому листі нотаріус пишає що-небудь на зразок:

“Засвідчую справжність підпису громадянина [ім’я перекладача] на аркушах, що додаються, які є перекладом документа [назва оригіналу]. Громадянин пред мною засвідчує, що цей переклад зроблений правильно. Засвідчено мною, нотаріусом [ім’я], за посвідченням, виданим Міністерством юстиції України…”

Нотаріус ставить свій печатку, номер справи, дату, підпис. І готово - теперь переклад вважається офіційно засвідченим.

Чому це потрібно в Україні, а не в інших країнах¶

Перш за все - важливо знати, що в різних країнах це працює по-різному. В Німеччині та Польщі існує профессійна категорія “присяжний перекладач” (beeidigter Übersetzer в Німеччині, tłumacz przysięgły у Польщі). Це люди, які складають офіційну присягу перед судом, реєструються в спеціальному реєстрі органів юстиції, і потім навіки можуть засвідчувати переклади своєю печаткою, не звертаючись до нотаріуса. Їхня печатка - сама по собі юридичний документ.

В Україні такого офіційного реєстру присяжних перекладачів немає. Замість цього чинна процедура така: якщо вам потрібен офіційний переклад, ви звертаєтесь до перекладача, який гарантує свою кваліфікацію дипломом. Але диплом - це ще не офіційна печатка. Для того щоб переклад став юридично визнаним, потрібно щоб нотаріус підтвердив, що:

1. Перекладач дійсно той, за кого себе видає (перевірка особи)
2. Перекладач дійсно має диплом, який дозволяє йому це робити (перевірка диплому в оригіналі)
3. Переклад насправді зробив саме він (а не його помічник чи вчера загальна чорнова)
4. Перекладач особисто встав перед нотаріусом і підписав лист засвідчення, приймаючи на себе відповідальність

Інакше кажучи, нотаріус - це юридичний “посередник”, який гарантує, що переклад робив людина з компетенцією, а не аматор. В Україні це замінює системь присяжних перекладачів.

Для порівняння, у США та англомовних країнах часто можна принести простий переклад з підписом перекладача, який свідчить під присягою: “Я клянусь, що цей переклад правильний”. Ніякого нотаріуса часто не потрібно - довіра будується на репутації перекладача. Але такий підхід спрацьовує тільки якщо адресант довіряє англомовним освітньо-історичним системам. Коли мова не англійська і документ йде в офіційний орган, будь-яка країна хоче якогось зовнішнього юридичного гарантування. Для України це нотаріус.

Як це працює крок за кроком¶

Хоча алгоритм простий, давайте розберемось через кожний крок. Ця процедура регулюється Статтею 79 Закону про нотаріат України, а також Наказом Мінінстерства юстиції №296/5 від 22 лютого 2012 року. Розберемось кожну деталь, щоб ви зрозуміли що очікувати і як підготуватися.

Крок 1: Підготовка перекладу

Перекладач (або бюро) робить переклад документа. Переклад повинен бути абсолютно чистий - немає помилок, виправлень, закреслювань, олівцю. Всі сторінки читаються, шрифт розбірливий, числа і дати правильні. Якщо переклад на окремому аркушу від оригіналу (що частіше буває), обидва документи складають разом і нумерують всі сторінки по порядку.

Крок 2: Запис до нотаріуса

Перекладач або його замовник звертаються до нотаріуса за місцем знаходження офісу. Часто це можна зробити по телефону чи в месенджері. Нотаріуса вибирають найчастіше по територіальній ознаці - облікова зона його діяльності. Можна звернутись до будь-якого нотаріуса в тій же місцевості.

На записі слід уточнити: “Мені потрібне засвідчення справжності підпису перекладача” - це важливо, щоб нотаріус готувався саме до цієї процедури. Записатися можна часто на наступний день; ако нотаріус дуже завантажений, треба чекати кілька днів.

Крок 3: Похід до нотаріуса

Перекладач приходить до офісу нотаріуса особисто (дистанційно не можна - це забороно) з наступними документами:

• Оригіналу паспорт або ID-картка - потрібна для ідентифікації. Нотаріус записує реквізити документа у протокол.
• Оригіналу диплом - про вищу освіту за фахом лінгвіст, філолог, перекладач, або свідоцтво про закінчення курсів перекладу. Ксерокс або скен НЕ приймається - повинен бути оригінал, щоб нотаріус міг зі своєю очима перевірити його справжність.
• Оригіналу документа для перекладу (якщо він є) або його завіреної копії - нотаріус повинен переконатись, що переклад дійсно відповідає оригіналу.
• Готовий переведений документ - роздруківка перекладу, готова для підпису.

Крок 4: Процедура засвідчення

Нотаріус проглядає всі документи:

1. Перевіряє особу перекладача за паспортом - записує у протокол.
2. Перевіряє диплом - переконується що це справжній документ про освіту від офіційного ВУЗу, і що за записами там справді вказано спеціальність “переклад” або “лінгвістика”. Якщо диплом сумнівний, нотаріус може наказати уточнення (наприклад, запрос у ВУЗ) - це може затримати процес.
3. Порівнює перклад з оригіналом (часто на виріз, на предмет явних пропусків або лишних фраз).
4. Просить перекладача прочитати останній рядок перекладу на голос вголос, щоб впевнитись що він розуміє, що там написано.
5. Просить перекладача підписати переклад - це дуже важливий момент, перекладач самий повинен підписати той документ, який він прозвіду.

Крок 5: Видання листа засвідчення

Нотаріус печатає (або пишає від руки) лист засвідчення - короткий текст на зразок: “Засвідчую справжність підпису громадянина [ПІБ] на документі нижче. Грмадянин засвідчує пред мною (чи лично,, за його словами) що це переклад документа [назва оригіналу] зроблений правильно. За посвідченням …”

Ставить печатку, розписується, записує номер справи і дату.

Крок 6: Скріплення і видача

Лист засвідчення і переклад скріпляють разом ненарушаємо - так щоб ті не можна було розділити без видимих пошкоджень. Все упаковується в папку чи файли, печатка нотаріуса стоїть на кожній сторінці.

Перекладач (або замовник) отримує готовий документ. Часто нотаріус деж дає копію у себе в архів.

Скільки це коштує¶

За засвідчення справжності підпису нотаріус стягує державний збір у розмірі 150 гривень. Це фіксована ставка, не залежить від кількості сторінок документа і мовної пари.

Однак це тільки нотаріальна частина. Якщо бюро або перекладач робить сам переклад, то потрібна ще й вартість перекладу. Вона залежить від складності документа і мови. В середньому:

• Простий переклад (паспорт, свідоцтво про народження): 2-5 грн за слово, або 100-200 грн за документ.
• Складніший переклад (контракт, медична довідка): 5-15 грн за слово.
• Технічний переклад (інжерні документи, патенти): 10-25 грн за слово.

Разом “переклад + нотаріальне засвідчення” часто коштує 600-800 гривень за документ, в залежності від обсягу.

Скільки часу займає¶

Сама процедура в кабінеті нотаріуса займає близько 30 хвилин - від моменту коли ви увійшли до кабінету до моменту коли отримали готовий документ з печаткою.

Однак це не вся історія:

• Запис до нотаріуса: зазвичай день-два на очікування запису. Якщо ви дзвоните першого дня - записаться можете на другий або третій день. Деякі нотаріуси приймають без запису, але більшість у великих містах західні за попередньою домовленістю.
• Пошук перекладача для рідкої мови: якщо це не англійська, німецька чи французька, знайти нотаріуса, який розуміє мову, може займти 3-5 днів. Наприклад, для литовської, литовської чи фінської мови знайти нотаріуса в Києві - це может означати запит до кількох кілька районів.
• Підготовка перекладу: якщо бюро робить переклад по дорозі, це додатково займає 1-2 дні залежно від обсягу документа.
• Експресне обслуговування: якщо вам потрібно “в день замовлення”, деякі нотаріуси пропонують прискорене обслуговування, але це коштує дорожче (плюс 50-100% до звичайної ставки) і вимагає звич звич запит прямо з ранку.

Разом, з моменту замовлення до моменту отримання готового документа: 1-3 робочих дні для звичайних мов, 5-7 днів для рідких мов.

Практичний приклад: ви контактуєте бюро перекладів у понеділок ранку. Перекладач або бюро призначає вас до нотаріуса на вівторок в 14:00 (перекладу вже готовий). На вівторок о 14:30 ви виходите з кабінету з готовим засвідченим перекладом. Разом: 1.5 дня календарних днів, 1 день робочий.

Коли цей вид засвідчення допомагає, а коли не допомагає¶

Засвідчення справжності підпису перекладача приймається:

• Для офіційних документів в Україні - при подачі в органи влади, установи, банки. Наприклад, переклад диплома для реєстрації організації, переклад паспорта для поновлення документів, переклад медичної довідки для скорочення документообігу в поліклініці.
• Для використання в країнах Гаазької конвенції (на яких є апостиль). Але не завжди - багато адресантів (вишів, посольств, органів імміграції) вимагають ще й апостилю на нотаріальну справу.
• Для спеціалізованих послуг - наприклад, якщо бюро перекладів пропонує “нотаріально засвідчений переклад” як базову послугу (не кажучи про апостиль), то мається на увазі саме це засвідчення.

Засвідчення справжності підпису перекладача НЕ приймається, коли:

• Адресант вимагає “присяжного перекладача” - наприклад, багато польських вишів, німецьких установ чи англомовних країн просять саме “certified translation by a sworn translator” або “tłumaczenie przysięgłe”. Нотаріальний переклад в них не прийматиме - вони знають тільки свою систему.
• Потрібна консульська легалізація - якщо документ йде посольству, консульству чи певної країні, часто потрібно не просто нотаріальне засвідчення, а ще й консульське засвідчення або апостиль.
• Документ застарів - якщо оригіналу документа вже не діючий (наприклад, справка про несудимість дійсна тільки 3 місяці, а пройшло 4 місяці), то переклад теж не приймається.
• Бюрократичні вимоги конкретної установи - наприклад, якщо установа в наказі вказує “приймаємо тільки переклади від бюро з ліцензією” або “переклади, оформлені через консульство”, то нотаріальне засвідчення от приватного перекладача не подіяє.

Типові помилки і причини відмови¶

На основі практики нотаріусів і бюро перекладів, найчастіші причини того, що уже готовий нотаріально засвідчений переклад не приймають:

1. Невідповідність вимогам адресанта (найчастіша)

Людина замовляє “нотаріальний переклад”, не з’ясувавши насправді що просить адресант. Приходить до нотаріуса, робиться засвідчення. Потім виявляється, що вишу там потрібен переклад від “присяжного перекладача”, чи апостиль, чи дублікат засвідчення, чи консульське засвідчення.

Вихід: завжди уточніть вимоги установи ЗА ЛІЧКО перед замовленням перекладу. Якщо пишуть “certified translation” на англійській, потрібно знати що саме вони розуміють - це нотаріальне засвідчення, чи присяжна, чи консульське?

2. Помилки в перекладі самого по собі

Нотаріус не робить переклад - він лише засвідчує підпис. Якщо переклад зроблений неправильно, нотаріус може цього й не помітити, особливо якщо мова йому малознайома. Потім адресант перевіряє переклад і знаходить помилки.

Вихід: перевіряйте переклад ДО нотаріуса. Якщо не розумієте мови - замовте другу думку у досвідченого перекладача.

3. Дефекти в оформленні нотаріуса

Нотаріус забув поставити печатку на якійсь сторінці, чи листу засвідчення не надійно скріпили, чи помилка в номері справи, чи підпис нечітко видний.

Вихід: перевіряйте готовий документ на місці перед тим як виходити з кабінету. Якщо щось дивне - просіть переробити або уточнити.

4. Мовні чи технічні помилки, через які назва оригіналу записана в листі засвідчення неправильно

Наприклад, нотаріус записав “Свідоцтво про народження” замість “Витяг з реєстру актів цивільного стану”, хоча за нотаріусом це по суті одне й те саме. Але якщо адресант дивиться на лист засвідчення і бачить іншу назву, може виникнути сумнів.

Вихід: просіть нотаріуса дублювати в листі засвідчення саме ту назву документа, яка вказана на оригіналі.

Різниця між засвідченням підпису, нотаріальною копією та апостилем¶

Люди часто плутають ці три поняття. Давайте розберемось:

• Засвідчення справжності підпису перекладача - нотаріус засвідчує що переклад робив людина з дипломом. Лист засвідчення скріпляється з перекладом. Коштує 150 грн.

• Нотаріальна копія - нотаріус копіює документ, порівнює копію з оригіналом, і засвідчує що копія правильно. Використовується для ксерокопій українських документів. Коштує 25-50 грн.

• Апостиль - це штамп Гаазької конвенції, який ставить органь юстиції на документ, щоб той документ визнавався закордоном. Апостиль НЕ перекладає і не гарантує якість перекладу. Апостиль ставиться на ОРИГІНАЛУ документа, а не на переклад. Коштує 200-300 грн, займає 5-10 днів.

Якщо вам потрібний переклад для закордону, часто потрібна комбінація: апостиль на оригіналу ПЛЮС засвідчення підпису на перекладі. Це гарантує що оригінал справжній І що переклад його передає.

Часті запитання¶

Чи можна засвідчити переклад, якщо перекладач немає диплому?¶

Ні. Нотаріус не буде засвідчувати підпис перекладача без офіційного диплому про освіту. Якщо перекладач самоук (розговорна мова з дитинства), або має диплом від недавно закритого курсу, нотаріус може відмовити. У такому разі доведеться або знаходити перекладача з дипломом, або звертатися до нотаріуса в консульстві (консульське засвідчення іноді менш вибагливе).

Якщо документ на двох мовах (наприклад, англійська + німецька на одній сторінці), як це перекладати?¶

Це складніше. Перекладач повинен перекласти те, що написано мовами, якими він не володіє з рідною мовою. Часто для двомовних документів наймають двох перекладачів - одного для англійської, другого для німецької. Кожний засвідчує своє. Це коштує дорожче, і часто нотаріуси не люблять такі справи, бо це відповідальність за дві мови одним засвідченням.

Чи мається наслідки, якщо перекладач допустив помилку, яку нотаріус не помітив?¶

Юридично - перекладач несе відповідальність за якість перекладу, а нотаріус - за справжність підпису і диплому. Якщо адресант виявить помилку в перекладі, він може подати претензію перекладачу. Нотаріус у цьому разі не винен. Однак якщо нотаріус явно видів помилку, але засвідчив її все одно, він може нести частинку відповідальності. На практиці це рідко доходить до суду, а скоріше розв’язується договірно.

Чи потрібна папка, штемпель чи якийсь спеціальний вигляд документа?¶

Немає суворих вимог до зовнішнього вигляду. Досить щоб переклад був на білому папері, з розбірливим шрифтом, без помилок і виправлень. Нотаріус використовує стандартну папку чи файли, які скріпляються разом неразрвно - часто це спеціальна папка з фастенерами, яку забезпечує сам офіс нотаріуса. Печатка ставиться на кожній сторінці, щоб документ не можна було розділити без видимих пошкоджень. Нотаріус також проставляє номер справи на кожній сторінці, щоб було видно що це єдиний документ. Офісні папки, кольорові обкладинки - не потрібні, і навіть небажані, бо це створює видимість халатності.

Обов’язкові вимоги: - Чіткість тексту - шрифт мінімум 12pt, звичайного розміру. Мікроскопічний чи дуже великий шрифт можуть бути причиною відмови. - Одна сторона сторінки - переклад не повинен бути надрукований з обох боків аркуша, адже нотаріус повинен бути впевнений, що там немає прихованого тексту. - Поля - мають бути стандартні поля, щоб було місце для печатки і виправлень, якщо потребуються. - Нумерація - нотаріус сам пронумерує сторінки, але вони вже можуть бути пронумеровані переводчиком.

Скільки примірників засвідченого перекладу я отримаю?¶

Один оригіналу. Якщо вам потрібно кілька копій, ви можете ксерокопіювати готовий документ. Деякі адресанти приймають ксерокопії засвідченого перекладу, інші просять оригінали. Уточніть це заздалегідь - якщо потрібно багато оригіналів, краще замовити кількька засвідчень одразу (рівнозначне з проведення процедури кілька разів, але з деякою більшою ефективністю).

---

Стратегія: як убезпечити себе від помилок¶

Якщо ви вперше замовляєте нотаріальне засвідчення, ось простий чеклист, щоб ніщо не пішло не так:

Перед замовленням: 1. Напишіть або позвоніть адресанту (посольство, виш, орган) і запитайте точно: “Які вимоги до перекладу документа X?” Не задовольнятесь відповіддю “нотаріальний переклад” - уточніть: чи це має бути від присяжного, чи потрібна апостиль, чи потрібна консульська печатка. 2. Попросіть у них посилання на офіційні вимоги (рідко, але вони можуть навіть надіслати PDF з графіком). 3. Запишіть висновок письмово.

При замовленні перекладу: 1. Розповідайте перекладачу ці вимоги. Якщо перекладач каже “то не те, нам потрібен присяжний”, тоді ви дізнаєтесь ДО того як платите. 2. Попросіть перекладача показати готовий переклад перш ніж відвести його до нотаріуса. 3. Прочитайте переклад сами (хоча б на предмет очевидних помилок: дати, номери, імена).

На прийомі у нотаріуса: 1. Приніс паспорт, диплом, готовий переклад, оригінал документа. 2. Повідомте нотаріусу точну назву документа як вона в оригіналі. 3. Попросіть перевіряють роботу після завершення перед тим, як вийти.

Після отримання готового документа: 1. Перевіряйте що на кожній сторінці є печатка і номер справи. 2. Перевіряйте що лист засвідчення надійно скріплений з перекладом. 3. Перевіряйте що текст листа засвідчення точно відповідає назві документа і мові оригіналу.

Засвідчення справжності підпису перекладача - це простий, доступний і доступний за ціною спосіб зробити переклад офіційним в Україні. Головне - знати вимоги адресанта заздалегідь, щоб не переробляти. Якщо адресант просить присяжного перекладача або апостиль - це вже інші послуги. Але якщо потрібна базова гарантія що переклад робив фахівець - це саме те, що вам потрібно.