Реєстр нотаріальних дій: як перевірити, що переклад зареєстрований

Часто той, хто замовив нотаріальний переклад, не знає, що він должен бути записаний у реєстр. Установи просять документ - а там виявляється, що реєстрації нема, і все треба робити заново. На цю тему багато помилкових думок: хтось вважає, що реєстрація - це додаткова послуга, хтось очікує, що реєстр є у вільному доступі онлайн. Розберемося, як це справді влаштовано.

Що такий реєстр нотаріальних дій і чому переклад туди вносять¶

Реєстр нотаріальних дій - це документ, куди нотаріус вносить дані про кожну вчинену ним нотаріальну дію. Це не комп’ютерна база даних, а звичайний журнал (хоча в деяких нотаріальних конторах він ведеться в електронному вигляді). Реєстр робить дію офіційною: без запису до реєстру засвідчення підпису чи перекладу юридичної сили немає.

Коли ви замовляєте нотаріальний переклад документа, нотаріус не просто ставить печатку. Він повинен:

1. Перевірити, що перекладач має диплом про професійну освіту (кваліфікацію).
2. Засвідчити підпис перекладача під перекладом.
3. Поставити свій підпис і печатку.
4. Внести запис про цю дію до реєстру.

Четвертий пункт - найважливіший. Це обов’язкова частина роботи нотаріуса, а не якась додаткова послуга. Переклад без запису до реєстру - це не нотаріальний переклад. Це просто папір зі скраю підписи.

Які реквізити нотаріус повинен записати до реєстру¶

Коли нотаріус робить запис про засвідчення перекладу, до реєстру вносяться:

• Дата вчинення дії (коли саме нотаріус засвідчив переклад).
• Номер запису в реєстрі (порядковий номер за той день, місяць, рік чи у загальному їхньому реєстрі - залежить від нотаріальної контори).
• Прізвище, ім’я, по батькові нотаріуса.
• Реквізити оригіналу документа: що це за документ (паспорт, диплом, договір, довідка), коли і кому його видали, хто видавець.
• Реквізити перекладу: на яку мову перекладено, хто перекладав (ПІБ перекладача).

Інші установи, які приймають ваш документ (посольство, виш, банк), коли бачать нотаріальний переклад, перевіряють саме за цими реквізитами. Якщо хоча б один реквізит відсутній чи неправильний, звірка не пройде.

Як отримати підтвердження, що переклад зареєстрований¶

Коли нотаріус закінчив работу, він повинен дати вам розписку (витяг чи свідоцтво - назва залежить від контори). На розписці мають бути:

• Дата і номер запису.
• Дані про оригінальний документ.
• Дані про переклад.
• Підпис нотаріуса, його печатка, реквізити його контори.

Попросіть цю розписку одразу. Не стід робити додому без неї. Якщо нотаріус каже, що розписка дається пізніше - це червоний прапор. Розписка видається одразу.

Розписка - це ваш перший доказ того, що переклад зареєстрований. Покладіть її разом з перекладом, коли подаватимете документ у установу.

Чи можна перевірити переклад онлайн¶

Багато людей запитують: “Дайте мені посилання, де я побачу переклад в реєстрі”. На жаль, так не працює.

У 2024-2025 роках в Україні розвивається електронна система нотаріату (е-Нотаріат), і нотаріуси поступово переходять на електронне ведення реєстрів. Але публічного доступу до цих реєстрів для окремих громадян наразі немає. Реєстр нотаріальних дій - це внутрішній документ контори, а не публічна база.

Те, що доступне онлайн:

• Єдиний реєстр нотаріусів (nais.gov.ua) - можна перевірити, чи такий нотаріус законно працює.
• Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів - можна перевірити, чи справжня печатка в документа.
• Додатково: якщо нотаріус видав переклад з QR-кодом (е-нотаріат), його можна перевірити в додатку “Дія”, сканувавши QR.

Але переклад звичайного формату (без QR) онлайн не перевіриш.

Як установа, яка приймає документ, перевіряє переклад¶

Посольство, виш, банк або судова установа, коли отримує ваш переклад, звичайно роблять так:

1. Дивляться на розписку від нотаріуса і витягують із неї реквізити.
2. Звіряють реквізити з оригіналом документа.
3. Якщо сумніваються, звичайно звіряють прямо з нотаріусом: є адреса, телефон контори, можуть повідомити і уточнити. Нотаріус повинен дати відповідь у встановлений закон термін.

Інший варіант: установа шукає переклад у своїх базах даних (якщо така база є), але це не замінює первинну перевірку по розписці.

Тому, коли ви подаєте переклад, завжди беріть з собою розписку. Розписка - це документ, що підтверджує факт реєстрації.

Що робити, якщо нотаріус забув (чи відмовився) записати переклад¶

Це буває. Особливо в поспіху чи в невеликих конторах. Якщо ви подали документ, а установа каже: “Такого перекладу в реєстрі нема” - це проблема.

Крок 1: Звернітеся назад до нотаріуса.

Скажіть: “Я отримав розписку від вас від [дата], номер запису [номер]. Але установа каже, що запису в реєстрі немає. Перевірте, будь ласка”. Нотаріус повинен перевірити свій реєстр та подати від себе письмове підтвердження установі. Це його обов’язок.

Крок 2: Якщо нотаріус відмовляється.

Звернітеся до голови нотаріальної контори, де працює цей нотаріус, або до місцевого відділення Міністерства юстиції. Невнесення запису до реєстру - це порушення законодавства, не його право.

Крок 3: Потрібна переробка.

Якщо виявиться, що запису справді немає, нотаріус повинен виправити ситуацію: внести запис ретроспективно з дату, коли реально дія була вчинена. Це не є дією nново, це коректура.

Іноді нотаріуса просять переробити переклад - якщо перший виявиться із помилками. Переробку звичайно роблять безкоштовно, якщо помилка на нього, чи за знижку, якщо помилка перекладача.

Таблиця: Що перевірити перед тим, як іти до установи¶

Майбутнє: е-Нотаріат і QR-коди¶

В Україні поступово впроваджується система е-Нотаріату. Деякі нотаріуси вже видають перекладу з QR-кодом. Такий переклад можна перевірити в додатку “Дія”, сканувавши QR: там буде вся інформація про реєстрацію у відкритому виді.

Однак повного переходу на е-систему ще не всюди сталося. Тому велика частина перекладів наразі робиться за старою схемою, з розписками замість QR. Обидва варіанти - теж законні.

Коли у вашого нотаріуса є е-Нотаріат, завжди просіть видати переклад саме з QR. Це робить подальшу перевірку набагато легшою для установ.

Підводні камені: типові помилки¶

Помилка 1: “Я подав документ у консульство, а вони кажуть, що ніякого перекладу у них не в базі”.

Консульство не завжди має базу всіх перекладів. Вони дивляться на розписку від нотаріуса. Якщо розписка є і дані правильні - то це нормально, їм потрібна розписка, а не їхня база.

Помилка 2: “Нотаріус сказав, що запис буде внесений пізніше”.

Запис вносять одразу, коли нотаріус ставить печатку. Якщо вам кажуть “пізніше” - це тривога. Попросіть розписку одразу ж.

Помилка 3: “У розписці написано лише дата, а номера запису немає”.

Номер - обов’язковий реквізит. Без нього установи не зможуть звірити переклад. Попросіть виправлення.

Помилка 4: “Переклад зробив мій хрещеник, він добре знає мову, але диплома немає”.

Нотаріус не має права засвідчувати переклад, якщо перекладач не має диплома. Навіть якщо переклад чудовий. Це закон. Установи це перевіряють.

Помилка 5: “Установа просить іншу мову перекладу, але я вже заплатив за переклад на першу”.

Переклад робиться на мову, яку просить установа. Якщо ви помилились з мовою, то це переробка, обговоріть з нотаріусом умови. Деякі нотаріальні контори роблять переробку за знижкою чи безкоштовно, якщо помилка клієнта.

FAQ¶

Чи завжди нотаріус реєструє переклад до реєстру?¶

Так, це обов’язково. Будь-яка нотаріальна дія, включаючи засвідчення перекладу, має бути записана до реєстру з датою і номером. Якщо цього не зроблено, переклад юридичної сили не має.

Як дізнатися номер запису про переклад?¶

Попросіть розписку від нотаріуса. На ній мають бути: дата вчинення дії, номер запису в реєстрі, ПІБ нотаріуса, реквізити оригіналу документа й реквізити перекладу. Все це - конкретні цифри, не “приблизно”.

Можна перевірити нотаріальний переклад онлайн?¶

Публічного онлайн-реєстру окремих перекладів немає. Перевіряєте через нотаріуса (попросити розписку) і далі звичайно перевіряє установа-одержувача: посольство, виш, банк. Вони нерідко звіряють дані прямо у нотаріуса.

Що означає “реквізити документа”?¶

Це конкретні дані: тип документа (паспорт, диплом, договір), дата видання оригіналу, видавець (установа), ПІБ людини, якщо там ПІБ. Нотаріус має записати ці дані в реєстр, інакше потім не можна звірити запис.

Якщо установа говорить, що перекладу нема в їх базі, це означає, що він не зареєстрований?¶

Не обов’язково. Установа перевіряє своє джерелові дані, а не реєстр нотаріусів. Спочатку впевніться у нотаріуса, що запис був, потім спитайте установу, яку ще інформацію їм потрібно.

Нотаріус дав розписку, але без номера запису - це нормально?¶

Ні, номер запису - обов’язковий реквізит розписки. Якщо його немає, попросіть виправлення, бо інші установи не зможуть звірити переклад без цього номера.