Як підшивається нотаріальний переклад: до оригіналу чи до копії

Коли виникає потреба в нотаріальному перекладі, часто постає питання: як саме його оформить і до чого його підшити? Чи до оригіналу, чи до копії? Чи можна взагалі розділити документ і переклад? Ці питання виникають, тому що немає єдиного «правильного» способу - нотаріат України допускає кілька варіантів. Важливо розуміти, коли використовується який метод і що про це говорить законодавство.

Розбираємось у трьох методах оформлення, розповідаємо про вимоги до кожного, і пояснюємо, що про це говорить українське законодавство та чи приймають такі формати установи за кордоном.

Чому це питання взагалі виникає¶

Перш за все, розберемось, чому оформлення нотаріального перекладу взагалі може бути різним. На відміну від, скажімо, апостиля, який мати єдиний усталений формат, нотаріальне засвідчення перекладу допускає певну гнучкість.

Це пояснюється тим, що оригінальне призначення нотаріального засвідчення - підтвердити, що переклад складений або перевірений компетентною особою (нотаріусом або перекладачем під наглядом нотаріуса). Юридична сила документа залежить від печатки нотаріуса та його підпису, а не від того, як він прошнурований.

За Законом України «Про нотаріат» (стаття 38 та 79), нотаріус може засвідчити вірність перекладу і вірність копії документа. Але він або його допоміжний персонал повинні мати фізичний контроль над документом - тобто бачити оригінал, перевіряти його, порівнювати копію та переклад.

Три способи оформлення нотаріального перекладу¶

Нотаріальний переклад може бути оформлений трьома основними способами. Кожен має свої переваги, недоліки і сферу застосування. Крім того, кожен способ має різні юридичні наслідки для того, хто отримує переклад.

Метод 1: Переклад на окремих листах з прошнуруванням¶

Найчастіше нотаріус пропонує саме цей варіант, тому що він універсальний, безпечний для оригіналу і найбільше всім подобається. Переклад розміщується на окремих листах паперу формату A4, окремо від документа. Потім листи перевивають спеціальною нитею, а нотаріус ставить печатку прямо на місці прошнурування і підписує.

На кожній сторінці прошнурування указується порядковий номер листа. Це запобігає наступному: якщо хтось намагатиметься вийняти або вставити сторінку, печатка буде пошкоджена, і підробка буде очевидною. Пакет виглядає як чітко упорядкована стопка листів, пов’язана нитькою, з печаткою нотаріуса посередині.

Практичні переваги:

• Оригінал залишається абсолютно цілим, без механічних впливів.
• Переклад можна робити кімкілька копій без повторного засвідчення нотаріусом (хоча кожна копія повинна мати печатку).
• У разі потреби оригінал і переклад легко розділяються для окремої передачі.
• Цей варіант найлегше транспортувати (меньшой об’єм, не боїтесь пошкодити оригінал).
• Якщо документ виявиться з помилкою перекладу, не потрібно рвати нотаріальне засвідчення - просто замовляєте новий переклад.

Коли це використовується: - Коли потрібно зберегти оригінал цілим і неушкодженим (паспорт, диплом, медичні документи, історичні видання). - Коли оригінал потребується в оригіналі, а переклад кілька разів передавати різним установам (наприклад, до різних ВНЗ). - Коли неясна остаточна кількість установ, яким знадобиться переклад - можна замовити кілька копій після першої засвідчення. - Найчастіше саме цей метод приймають за кордоном, оскільки перевірити можна обидва документи окремо і звірити кожен з ними.

Метод 2: Переклад підшитий до нотаріально завіреної копії¶

Цей метод використовує форму акту про засвідчення копії (форма 61). Нотаріус спочатку засвідчує, що копія документа відповідає оригіналу, а потім переклад прошнуровується саме до цієї завіреної копії.

На завіреній копії будуть печатка і підпис нотаріуса, що засвідчують: «сия копия верна относительно подлинника». Далі до цієї копії прошнуровується переклад, і нотаріус ставить ще один підпис і печатку на місці прошнурування.

Коли це використовується: - Коли установа вимагає копію документа, а не оригінал. - Коли оригінал неможливо передати (залишається в особистому архіві, у іноземній установі). - Коли потрібна максимальна гарантія автентичності обох документів - оригіналу й копії.

Метод 3: Переклад на окремому листі без прошнурування (у деяких випадках)¶

Іноді, особливо для невеликих документів, переклад робиться на окремому листі і скріплюється просто печаткою нотаріуса та його підписом без прошнурування. Проте це менш захищено від підробок, тому його використовують рідше.

Коли це використовується: - Для довідок, виписок і документів, де контроль за цілісністю менш критичний. - Якщо установа, що приймає переклад, допускає такий формат.

Чи можна підшити переклад прямо до оригіналу?¶

Теоретично так, але на практиці це роблять рідко. Якщо нотаріус і згоджується підшити переклад безпосередньо до оригіналу документа, він прошнуровує обидва листи разом і ставить печатку зі своїм підписом на місці прошнурування.

Проблеми з цим варіантом:

1. Розділення документів неможливе. Після прошнурування оригінал не можна передати окремо від перекладу. Якщо документ потрібно передати за кордон у вихідному вигляді, він йде пов’язаним з перекладом, що видається непрактично. Деякі установи можуть потребувати бачити оригінал окремо від перекладу, і тоді цей варіант не спрацює.

2. Ризик пошкодження оригіналу. Для оригіналу, що має більшу цінність (диплом, паспорт, свідоцтво про народження), нотаріус часто пропонує саме окремий переклад, щоб не ризикувати оригіналом під час передання або зберігання. Якщо прошнурована посилка втратиметься в пошті, втрачається і оригінал, і переклад разом.

3. Складність при скасуванні. Якщо переклад виявився помилковим, довелось би розривати прошнурування нотаріуса, щоб отримати оригінал для повторного перекладу. Це вже не буде простою операцією.

4. Поважання до документа. Деякі люди просто не хочуть, щоб їхній оригіналу було пробито отворів для прошнурування. Для деяких документів (рідкісні видання, значимі сімейні документи) це має навіть емоційне значення.

Правова база:

За даними Закону України «Про нотаріат», статті 38 і 79, нотаріус має право засвідчити як вірність копії, так і вірність перекладу, розміщуючи їх окремо або разом на свій дискрецій. Закон не встановлює, що перевід обов’язково має бути прошнурований до чогось конкретного. Головне - щоб була печатка, дата, номер нотаріальної дії та підпис нотаріуса.

Тому офіційно це допускається, але органи практики вказують на те, що окремий переклад є більш зручним та безпечним варіантом.

Як саме підшивають: прошнурування й печатка¶

Процес оформлення чітко встановлений і призначений для запобігання підробкам. На жаль, універсальної інструкції немає - у різних нотаріусів можуть бути незначні відмінності в процесі, але принцип однаковий везде.

Крок 1: Розміщення листів Оригінал документа (або його копія) розміщується з одного боку, переклад - з іншого або нижче. Якщо листів кілька, вони укладаються в правильному порядку, починая з першої сторінки оригіналу. Чітка послідовність дуже важлива, бо вона потім указується у нумерації.

Крок 2: Прошнурування Листи пробиваються с боку поля (зазвичай ліворуч, на відстані 1-2 см від краю), спеціальною дикою чи пробійником. Дірки повинні бути на одній лінії. Потім спеціальна нитка (зазвичай біла лляна) пропускається через отвори послідовно, так щоб обидва кінці нитки виходили ззаду документа. Нитка пов’язується вузлом.

Крок 3: Печатка й підпис Нотаріус ставить печатку прямо на місці прошнурування, охоплюючи обидва кінці нитки й вузол. Печатка повинна захопити обидва боки (передній і задній) так, щоб розійти її, не зіпсувавши печатку, було неможливо. Потім нотаріус пише чорнилом поверх печатки: свою фамілію та ініціали, дату засвідчення, та від руки підписується.

Крок 4: Нумерація На кожній сторінці внизу писується порядковий номер: 1 сторінка, 2 сторінка тощо. Усі нумерації засвідчуються скороченою печаткою нотаріуса або лише ініціалами. Деякі нотаріуси пишуть номери на полях ліворуч. Загальна кількість листів також позначається на першій сторінці (наприклад: «Усього 4 сторінки»).

Крок 5: Реквізити нотаріуса На першій сторінці (або на окремому листі, вставленому в середину) пишеться реквізит нотаріальної дії: номер дії за реєстром, прізвище і ініціали нотаріуса, його печатка та дата засвідчення.

Запобігання підробкам:

Все це робиться таким чином, щоб унеможливити заміну однієї сторінки на іншу без очевидної пошкодження печатки. Якщо хтось намагатиметься витяти лист з середини, прошнурування розійдеться й печатка розпадеться. Якщо спробує вставити новий лист, нумерація не збіжиться. Це багатошаровий захист від підробок, який складно обійти, не залишивши слідів.

Саме тому установи за кордоном довіряють таким документам - видно, що вони засвідчені професійно й відповідно до процедури.

Що вважається за кордоном¶

На практиці, коли Вас просять переклад для посольства, ВНЗ або банку за кордоном, установа найчастіше приймає будь-який зі способів, якщо переклад супроводжується печаткою нотаріуса. Ключова вимога - щоб була офіційна печатка українського нотаріуса, дата, підпис та порядковий номер нотаріальної дії.

Переважно установи за кордоном приймають: - Переклад, підшитий до копії документа з засвідченням копії - Переклад, відокремлений на окремих листах із прошнуруванням і печаткою - Перевід прямо до оригіналу (рідше, але допускається)

Європейські установи особливо ценять варіант з копією - коли переклад прошнурований до нотаріально завіреної копії оригіналу. Це дає їм змогу звірити відповідність копії та перекладу, та разом з тим мати підтвердження від нотаріуса.

Регіональні особливості:

Німеччина та Австрія - найбільш вибагливі щодо оформлення. Вони частіше просять документ, прошнурований у формі 61, тобто з офіційною нотаріально завіреною копією. Без цього деякі региональні управління можуть запросити перевиконання.

Францію, Іспанію та Португалію частіше влаштовує окремий переклад на A4, щоб вони самі могли робити копії, якщо потрібно. Головне для них - печатка нотаріуса і живий підпис на документі.

Скандинавські країни (Швеція, Данія, Норвегія) зазвичай приймають будь-який формат, якщо є печатка. Вони більш лояльні до методу оформлення, але вимагають, щоб переклад був переконливо завірений.

Британія (якщо ви досі подаєте україну-завіримі перекладу) мене конкретні - вони часто просять сертифікований переклад від професійного перекладача в Англії, а не украинський нотаріум. Перевірте окремо з установою.

За кордоном до України ставляться нейтрально до методу оформлення, якщо все виконано за українським законодавством та печатка легально поставлена. Навіть міністерства іноземних держав знають, що нотаріат України діє за своїми правилами.

Електронні документи та сканування:

Деякі установи готові приймати скани завірених оригіналів через email. У цьому випадку переклад може йти як файл PDF з прошнурованим оригіналом. На скані повинна бути видна печатка нотаріуса на місці прошнурування з обох боків.

Інші установи все ще вимагають оригінальні паперові документи поштою. Це особливо стосується виз, громадянства, і судових процесів. Якщо подаєте в суд - тільки оригінальні документи на папері.

Рекомендація перед замовленням:

Перед замовленням перекладу написати установі, у яку Ви подаватимете переклад, и запитати: 1. Який формат вони приймають (оригінал, копія, сканування)? 2. Чи потрібна нотаріальна печатка? 3. Чи є для них вимоги щодо способу прошнурування або формату? 4. Скільки примірників їм потрібно?

Деякі вибагливі установи (особливо в Європі) можуть мати специфічні вимоги до формату або типу копії, і краще знайти це перед замовленням, ніж повторювати переклад через відмову.

Коли нотаріус НЕ подшивает переклад?¶

Є ситуації, коли нотаріус відмовляє підшити документ та переклад разом, або коли саме вам краще цього не робити. Це трапляється, якщо:

Від боку документа: - Документ дуже старий, хрупкий або має механічні пошкодження, які прошнурування може погіршити (наприклад, розсипка тканини, розтріскане клеєння, вологі пляви). - Оригінал має особливу історичну або матеріальну цінність (редкі видання, рукописи, музейні експонати, радянські документи, історичні дипломи). - Документ вже спеціально запечатаний, заклеєний в синтетичну плівку або іншим способом захищений від фізичних впливів. - На документі є голографічні елементи, гарячі штампи або інші об’ємні елементи, які можуть ушкодитися при прошнуруванні.

Від боку обставин: - Виявилось, що оригінал залишався під час цивільної конфліктності або зберігається в архівах, до яких немає безпосереднього доступу. Нотаріус не може в такому разі перевірити оригінал особисто. - Документ потребує спеціального цифрового засвідчення (e-signature) замість традиційної печатки.

Що робить нотаріус у таких випадках:

Нотаріус пропонує скласти окремий лист/акт (інколи формально названий як «Акт про засвідчення виду оригіналу»), на якому описує: - Дату та час огляду документа - Стан документа й чому його не можна прошнурувати - Кількість і опис листів в оригіналі - Що перевід засвідчений, але через названі обставини не прошнурований до оригіналу

Такий акт скріплюється печаткою нотаріуса і заповнюється у його реквізитах. Юридично це абсолютно рівноцінно прошнурованому документу. Багато європейських установ навіть віддають перевагу цьому варіанту, оскільки оригінал залишається цілим.

На практиці: якщо ваш документ дійсно має механічні пошкодження або особливу цінність, зовсім не обов’язково наполягати на прошнуруванні. Спросіть нотаріуса про альтернативу - він точно знатиме, що робити.

Практичні рекомендації¶

Перед замовленням перекладу: - Дізнайтесь, яку форму оригіналу вимагає установа, у яку подаватимете (оригінал, копія, електронна копія). Напишіть їм листа з конкретним запитанням про вимоги до оформлення. - Уточніть у нотаріуса на первинній консультації, якої форми оформлення він пропонує і чому. Професійний нотаріус зазвичай дасть рекомендацію на основі досвіду роботи з конкретними установами. - Якщо в документі механічні пошкодження, попередьте про це нотаріуса - він може запропонувати окремий акт замість прошнурування. - Уточніть, чи вам потрібна копія документа чи лише переклад (іноді другого достатньо).

Як передавати переклад за кордон:

Поштовий відправлення: Якщо це посилка, упакуйте документи в міцний конверт A4 або картонну коробку, щоб прошнурування не розійшлось при транспортуванні. Вкладіть всередину лист з переліком документів. Для Європи відправляйте рекомендованим листом з підтвердженням доставки - це коштує трохи дорожче, але дає впевненість.

Сканування: Якщо передаєте скан, сфотографуйте обидва боки документа, особливо місце, де прошнурування скріплено печаткою. Повинна бути видна печатка повністю з усіх кутів. Не надсилайте просто перший лист - установа буде розглядати всі листи.

Електронна подача: Для електронної подачи запитайте установу, чи вони приймають скан завіреного оригіналу в PDF чи потребують оригінальні паперові документи поштою. Деякі установи приймають скани, інші ні. Якщо приймають скани, відправте як один PDF з усіма листами, нумерованими послідовно.

Нотаріальне засвідчення копій: Якщо потребується більше одного завіреного копія, запросіть у нотаріуса скопійовані примірники з печаткою на кожній копії, а не просто фотокопії оригіналу.

Кількість примірників:

Передбачіть, що якщо документи передаватимете кільком установам, кожній потрібен свій примірник завіреного перекладу. Один завірений переклад - це один документ, не можна передати його копію різним місцям, оскільки печатка нотаріуса не буде на копії.

Якщо Вам знадобиться декілька копій, замовте у нотаріуса відразу кілька примірників (наприклад, 2-3). Це дешевше, ніж замовляти потім окремо. Кожний примірник буде мати повну печатку і підпис нотаріуса.

Зберігання оригіналу:

Якщо першій оригінал залишається у Вас, зберігайте його в безпечному місці. Часто люди переводять оригінал разом з перекладом, але це не завжди необхідно. Запросіть у установи, чи вони повернуть оригінал. Якщо так - передаючи через пошту, приховайте оригінал у окремому конверті всередину посилки, щоб він не загубився.

Поширені помилки¶

Помилка 1: Думати, що переклад до копії менш цінний Закон не розрізняє. Якщо копія нотаріально завірена, вона має таку ж юридичну силу, як і оригінал у очах нотаріуса.

Помилка 2: Підшити переклад самостійно вдома Якщо Вас просять переклад з печаткою нотаріуса, самостійне прошнурування не замінить роботу нотаріуса. Установа не прийме таке оформлення.

Помилка 3: Замовити один примірник на кількох адресатів Якщо потребуєте переклад для двох установ, замовте два примірники. Один завіроний переклад з печаткою - це один документ, і Ви не можете передати його двом місцям одночасно.

Помилка 4: Забути про копію оригіналу Якщо перший оригінал залишається у Вас, а переклад йде за кордон, переведіть чіткість копії оригіналу разом з перекладом, щоб установа змогла звірити.

Скільки коштує й скільки часу займає¶

Вартість нотаріального засвідчення перекладу:

Це залежить від того, який метод оформлення вибирає нотаріус. У 2026 році на території України статус збір за засвідчення правильності перекладу складає близько 15-25 гривень у більшості регіонів, проте це розраховується за документ, а не за сторінку.

Приватні нотаріуси можуть встановлювати власні ставки, які часто вище за державні. У Києві нотаріальне засвідчення перекладу коштує від 50 до 150 гривень залежно від складності та від того, хто робить переклад (сам нотаріус чи зовнішній перекладач).

За межами України, якщо ви замовляєте переклад через агенцію, вартість часто залежить від обсягу текста, а не від методу прошнурування. Агенції беруть 200-500 гривень за сторінку, включаючи нотаріальне засвідчення, залежно від мовної пари.

Приклад вартості: - Простий документ (1-3 сторінки) + переклад + нотаріальне засвідчення через агенцію: 500-1500 гривень - Складний документ (10+ сторінок) + переклад + засвідчення: 2000-5000 гривень - Якщо документ потребує копіювання у формі 61 (засвідчена копія): додатково +50-100 гривень

Терміни:

Якщо переклад робить сам нотаріус і він знає обидві мови (рідко трапляється), процес займе 1-2 дні.

Якщо переклад робить зовнішній перекладач, а нотаріус тільки засвідчує його, то терміни залежать від: - Обсягу: 1-3 сторінки - 1-2 дні, 5-10 сторінок - 3-5 днів - Складності тексту: простий документ швидше, юридичні чи технічні - довше - Рідкісні мови: довше знаходити спеціаліста

На практиці: якщо замовляєте перекладу у агенції, зазвичай отримуєте результат за 3-7 днів для стандартних документів, за 5-10 днів для складних.

Термінових послуг (за вихідні, ночами) існують, але коштують на 30-50% дорожче.

Часті питання¶

Чи можна підшити переклад до оригіналу документа?¶

Так, можна, але це рідко використовується для оригіналів. Переважно нотаріус пропонує варіант, коли переклад й оригінал прошнуровуються разом. Проте якщо оригінал потребує збереження (наприклад, паспорт), переклад робиться на окремому листі. Головна причина - якщо оригінал потрібен за кордон окремо, він не повинен йти пов’язаним з перекладом.

Чи відрізняється переклад, підшитий до копії, від перекладу до оригіналу?¶

Юридично - ні. Головне, щоб нотаріус засвідчив як вірність копії, так і вірність підпису перекладача. За кордоном обидва варіанти приймаються однаково, оскільки юридична сила документа залежить від печатки нотаріуса, а не від того, до чого подшитий переклад.

Що означає ‘прошнурування і печатка нотаріуса’?¶

Переклад на окремих листах перевивають спеціальною нитю, а нотаріус ставить печатку прямо на місці прошнурування, фіксуючи кількість листів. Кожен лист також нумерується. Це запобігає підміні сторінок - якщо хтось спробує замінити лист, печатка буде пошкоджена.

Чи я можу вибрати метод оформлення перекладу сам?¶

Частково так. Ви можете обговорити з нотаріусом оптимальний метод залежно від країни, куди подаватимете документи, та вимог установи. Деякі країни специфічні щодо формату. Однак остаточне рішення залежить від нотаріуса, особливо якщо оригінал має механічні пошкодження або особливу цінність.

Яка різниця між нотаріально завіреною копією (форма 61) і звичайною копією?¶

Нотаріально завірена копія засвідчує, що вона відповідає оригіналу - на ній стоїть печатка нотаріуса. Звичайна копія - просто ксерокопія без засвідчення. Якщо переклад йде до нотаріально завіреної копії, це додатково гарантує автентичність оригіналу, оскільки нотаріус особисто звірив копію з оригіналом.

Кібінець¶

Оформлення нотаріального перекладу - це формальний процес, регульований законом. Незалежно від того, підшивається переклад до оригіналу, до копії чи окремо, головне - щоб був печатка й підпис нотаріуса, що засвідчують вірність перекладу й автентичність документа.

На практиці за кордоном найчастіше приймають переклад у вигляді окремого прошнурованого пакета з копією документа. Це найбезпечніше як для оригіналу, так і для перекладу, тому цей варіант варто обирати за замовчуванням.