Нотаріальна копія і нотаріальний переклад: коли що потрібно

Hook: Дві послуги, одна назва, зовсім різні результати¶

Софія замовила нотаріальну копію свідоцтва про народження для посольства Франції. Через тиждень отримала - красивий, засвідчений аркуш українською. Посольство їй одразу повернуло: “Нам потрібен переклад французькою, не копія.”

Вона не була одна в такій помилці. Кожного місяця сотні людей путають ці дві послуги, платять за цілком неправильне, а потім отримують відмову. І коли рахунок іде на переробку - коштує вже у 3 рази більше.

Давайте розберемось: що таке нотаріальна копія, що таке нотаріальний переклад, і як розібратися, що потрібне саме вам. 5 хвилин читання - і ви не зробите витратної помилки.

Коротко: що це два різні документи¶

Перед тим як йти в нотаріуса, запам’ятайте: копія і переклад - це не одне і те саме, і вони розв’язують зовсім різні проблеми.

Нотаріальна копія - це засвідчена копія вашого українського документа, який укладений українською. На копії нотаріус ставить печатку і надпис: “Копія з оригіналу правильна. Нотаріус [прізвище]”. Документ залишається українською - просто копіюється і засвідчується.

Нотаріальний переклад - це засвідчений переклад цього ж документа на іноземну мову (англійська, німецька, французька). Тут уже не копія - це новий текст, перекладений професійним перекладачем або перекладачем-присяжним, з печаткою, яка підтверджує, що переклад точний і повний.

Ось що правильно звучить: копія = копіювання; переклад = переведення на іншу мову.

Коли потрібна нотаріальна копія¶

Копія потрібна коли установа або посольство хоче перевірити, що ви не привласнили фальшивий документ. Нотаріус обов’язково дивиться на оригінал у вас в руках, зрівнює його з копією, і ставить печатку: “Я бачив оригінал, і ця копія йому відповідає.”

Типові ситуації:

1. Посольство просить “notarized copy” або “certified copy” (саме ці терміни - копія, а не translation). Вони не знають мову документа, але хочуть впевнитися, що ви не принесли фальшивку. Копія на мові оригіналу це вирішує.

2. Українська установа просить копію для архіву. Державна служба, банк, або адміністрація просить копію вашого закордонного диплома - вони хочуть документацію українською або копіювання для них.

3. Шкода, що у вас нема оригіналу в руках, але є скан. Ви подаєте скан нотаріусу, він порівнює його з якоюсь базою чи попередньою копією (якщо вона є), і засвідчує нову копію. Часто на такій копії нотаріус надруковує скан, потім ставить печатку.

4. Документ зі змінами, ремонтом, чорнилом. Якщо оригінал потертий, залапаний, або на ньому були помилки, які переписали - нотаріус копіює його як є, і печатка кажу: “Копія відповідає оригіналу, включаючи всі його недоліки.”

5. Вам треба надіслати копію по пошті за кордон, а оригінал мати дома. Копія - це “доказ” що оригінал у вас дома, без необхідності везти сам документ.

Коли потрібен нотаріальний переклад¶

Переклад потрібен коли установа, навчальний заклад, суд або посольство не розуміють українську мову - або офіційно просять документ іноземною мовою.

Типові ситуації:

1. Посольство просить “certified translation” або “beglaubigte Übersetzung” (німецька) - це переклад, а не копія. Вони хочуть розуміти, що написано в документі, не тільки побачити печатку.

2. Вступ до іноземного вишу. Університет у Німеччині, Польщі, Франції просить переклад диплома - копія їм нічого не скаже, їм треба текст на мові країни.

3. Робоча виза або трудова книжка для роботодавця за кордоном. Роботодавець не розуміє українського - йому потрібен переклад, щоб перевірити вашу кваліфікацію.

4. Судові дії в іноземній країні. Суд просить переклад українського документа на мову суду. Копія суду не допоможе - він не розуміє українське слово.

5. Банк за кордоном. Біля відкриття рахунку іноземний банк хоче перевести ваші українські документи про дохід, резидентство чи інше - необхідний переклад.

6. Страховка або медичні документи з України. Іноземна страховка або лікар просить переклад медичного висновку, щоб розуміти діагноз та лікування.

Найчастіша помилка: змішування терміноідентичнів¶

Багато людей гуглять: “нотаріальна копія для посольства Франції” - і першою наказує стаття про копії. Вони замовляють копію, платять гроші, прихлопують документ до конверту - і отримують відмову.

Ось як повинна працювати перевірка до замовлення:

1. Знайдіть офіційний сайт посольства або установи, яким потрібен документ.

2. Знайдіть слово: “copy” чи “translation”? - Якщо там написано “notarized copy”, “certified copy”, “beglaubigtes Abschrift” (німецька) - це копія. - Якщо там написано “certified translation”, “beglaubigte Übersetzung”, “traduction certifiée” - це переклад.

3. Якщо невдалось знайти на сайті - дзвоніть в консульський відділ напряму. Посольства відповідають на запити протягом 24-48 годин.

4. Попросіть письмову відповідь - електронною поштою. Так у вас буде доказ, якщо установа потім скаже інше.

Практичний приклад: диплом для Німеччини¶

Ось реальна ситуація: Іван хоче вступити в магістратуру у Берліні.

На сайті Берлінського вишу написано: “Dodumen müssen beglaubigt werden” (“Документи повинні бути засвідчені”). Іван подумав: “Копія! Нотаріальна копія!” - і замовив копію свідоцтва про освіту.

Привіз диплом нотаріусу, той зробив копію, поставив печатку. Іван надіслав в виш. Через тиждень отримав відмову: “Der Übersetzer muss den Diplom beglaubigen” (“Перекладач повинен засвідчити переклад”).

Виявилось: нім. “beglaubigt” значить “засвідчено” - і це може применятися до ПЕРЕКЛАДА тільки. Копія німецькому вишу не потрібна, йому потрібен переклад англійською або німецькою, засвідчений перекладачем.

Іван витратив дублю гроші - на копію (невдало) + на переклад (правильно).

Копія і переклад: цільне порівняння¶

Параметр	Нотаріальна копія	Нотаріальний переклад
Що це	Копіювання документа та засвідчення нотаріусом	Переведення документа іноземною мовою та засвідчення перекладачем
Мова документа на виході	Та ж сама (українська)	Іноземна (англійська, німецька, тощо)
Ким робиться	Нотаріусом (переважно) або іншим органом	Перекладачем-присяжним або перекладачем-сертифікованим
Обов’язково бачити оригінал?	Так (завжди)	Напівобов’язково (залежить від країни/органу)
Ціна в Україні	40-100 грн/аркуш	30-100 євро/сторінка (залежить від мови)
Час виконання	10-20 хвилин на місці	1-3 дні (для стандартних документів)
Коли цей варіант потрібний	Посольство/установа просить саме “копію” або “beglaubigtes Abschrift”	Посольство/установа просить документ іноземною мовою або вишив просить “certified translation”
Хто перевіряє точність?	Нотаріус перевіряє, що копія збігається з оригіналом (зовнішньо)	Перекладач гарантує лінгвістичну точність; часто інший перекладач перевіряє
Печатка на документі	“Копія з оригіналу правильна. Нотаріус [прізвище]”	“Переклад засвідчений. Перекладач-присяжний [прізвище]” або штамп бюро
Термін дії	Не має терміну (вічна, якщо оригінал справжній)	Залежить від органу (від 1 року до пожиттєво, частіше - без терміну)
Можна переробити безкоштовно?	Ні (це новий документ, нова послуга)	Звичайно - до 5% виправлень за вимогою установи

Ще одна грабля: діапазон слід розуміти¶

Вам кажуть: “Треба завіреність” - слово “завіреність” часто означає просто “засвідчення”. А засвідчити можна копію (“завіреність копії”) або переклад (“завіреність перекладу”).

Відповідь: “Яка саме завіреність? Копії чи перекладу?” Обов’язково уточніть в установи.

Нерідко встречаються переклади, де установа перемовлює сценарій, а людина не розуміє. Напр.: “Нам потрібна завіреність документа” - вони означають, що документ повинен бути готовий до подачі (копія чи переклад - залежить від тексту вищче), але вони точно не сказали яка. Запитайте прямо: - “Копію англійською чи переклад?” - “Документ українською чи італійською?”

Регіональні відмінності: як це у різних країнах¶

Німеччина. Посольство обов’язково просить переклад німецькою. Копія німецькому органу зовсім не потрібна. На вимогу “beglaubigter Übersetzer” - лише засвідчений перекладач, не приватний. Ціна: 15-20 € за сторінку, переклад робить перекладач-присяжний (Beeidigter Übersetzer).

Польща. Часто просять англійський переклад + копію (для документів утвердження). Копія часто робиться в консульстві самим консулом. Переклад: 50-80 zł за сторінку.

Франція. Переклад французькою + апостиль на копію документа. Копія робиться в Україні (нотаріусом), переклад тільки французькою.

США/Канада. Обов’язково англійський переклад, часто без копії - одразу переклад. Деякі штати США вимагають, щоб переклад робив присяжний (certified translator). Ціна: 20-40 USD за сторінку.

Великобританія. Теж англійський переклад, рідше копія. На посольстві часто кажуть: “Принесіть переклад - копію тримайте на дома.”

Що робити, якщо ви вже замовили неправильне¶

Гірша ситуація: нотаріус уже зробив копію, а установа каже “Нам переклад потрібен”. Що тепер?

Варіант 1: Переробити переклад. Піти до перекладача і замовити переклад цього ж документа. Ціна буде як за свіжий переклад, ніяких знижок на переробку. Часто коштує дорожче, ніж якщо б ви замовили правильно з самого початку.

Варіант 2: Просити копію переклада. Установа може сказати: “Ок, принесіть копію перекладу.” Це означає, що ви робите переклад, потім його копіюєте у нотаріуса та засвідчуєте. Подвійні гроші, подвійний час.

Варіант 3: Питати установу точніше. “Я мав копію. Копія вам дійсно не допоможе? Може, у вас трапиться що-то з перекладом взагалі вимкнути?” Крім того, документи часто проходять переперевірку - копія не завжди потрібна, якщо переклад уже є.

Поширені помилки: які “невидимі пастки” вас чекають¶

Помилка 1: “Копія цей рік, значить вона все ще свіжа.” Копія не протухає. Вона действует вічно - тому що він засвідчує факт: “Я бачив оригінал, на дату [дата], і он такий.” Якщо установа каже: “Копія застаріла, зробіть свіжу,” вона насправді просить нову копію, тому що хочу перевірити поточний стан документа. Але часто виявляється, що їм потрібен переклад без дати - це просто спеціальна просьба.

Помилка 2: “Нотаріус сказав ‘це копія’ - значить це нотаріальна копія.” Терміни заплутані. Якщо нотаріус робив переклад українського документа на англійську і засвідчував - це не “копія”, це “переклад”. Нотаріус робить обидва: копії й переклади, але це різні послуги.

Помилка 3: Замовити копію на ксероксі і думати, що це достатньо. Ксерокопія, даже якщо чітка, не замінює нотаріальну копію. Нотаріальна копія = ксерокопія + печатка нотаріуса. Без печатки це просто ксерокс, який посольство не прийме.

Помилка 4: Копіювати документ, знесений в консульство. Консульство/посольство не робить копій - вони отримують документ на розгляд, а потім повертають оригінал. Якщо вам потрібна копія для архіву, робіть її ДО подачі в консульство.

Помилка 5: “А ми просто дам две копії переклада.” Установа просить переклад, ви робите переклад, потім копіюєте його у нотаріуса. Це робиться рідко і залежить від установи. Обов’язково запитайте: “Вам потрібна копія перекладу, чи просто переклад?” На 99% просто переклад.

Як замовити копію¶

Якщо вам дійсно потрібна копія:

1. Берете оригінал документа в руках.
2. Йдете до нотаріуса (адреса в Дії: “Карта нотаріусів”).
3. Просите: “Зробіть мені засвідчену копію цього документа.”
4. Платите 40-100 грн за аркуш (залежить від регіону та складності документа).
5. Нотаріус за 10-20 хвилин робить копію, ставить печатку.
6. Ви отримуєте оригінал + копію. Копія набуває юридичної сили.

Термін: Готово на місці. Не треба чекати.

Документи, яких потрібно взяти: - Оригінал документа. - Ваш паспорт (ID-карту) - нотаріус перевіряю особу.

Як замовити переклад¶

Якщо вам потрібен переклад:

1. Збираєте документ (можна скан або фото) - звісно, краще оригінал, але для розрахунку вартості скан достатня.
2. Йдете до бюро перекладів або知ходите лист перекладачем.
3. Просите: “Нотаріальний переклад [мови] для [установи].”
4. Платите 30-100 євро за сторінку - залежить від мови і терміну.
5. Перекладач/бюро робить переклад і засвідчує печаткою.
6. Ви отримуєте переклад на папері з печаткою перекладача.

Термін: 1-3 дні (залежить від об’єму і мови). Дорожче - швидше.

FAQ: Найбільш частые уточнення¶

Чи потрібна копія чи переклад для посольства?¶

Гугліть вимоги конкретного посольства. Якщо вони просять “notarized copy”, то копія; якщо “certified translation”, то переклад. Вони не взаємозамінні. На офіційному сайті посольства зазвичай є PDF з переліком документів - там написано точно.

Хто перевіряє оригінал при нотаріальній копії?¶

Нотаріус обов’язково бачить оригінал документа в руках. Розглядає його, зрівнює з копією, і ставить печатку. По скану копія не робиться - тільки на папері (хоча деякі нотаріуси роблять копію скану і засвідчують, але це нестандартно).

Чи можна зробити копію на копії копії?¶

Ні. Нотаріус копіює тільки оригінал або раніше завірену копію першого рівня. Копія копії не має юридичної сили. Якщо вам потрібна нова копія - робіть від оригіналу.

Коли болгарське посольство просить “certified translation”, це копія чи переклад?¶

Це переклад. У англомовних формулярах “certified translation” завжди означає переклад засвідчений перекладачем, а не копія. Якщо на болгарському написано “заверено копие” - то це копія, але це крайній рідко.

Скільки часу треба попередити нотаріуса на копію?¶

Копія робиться прямо при вас за 5-20 хвилин. Не треба попереджувати. Приходите в нотаріуса, показуєте оригінал - готово. У більших містах нотаріуси працюють по записі через Дію - там можна замовити слот на зручний час, але це опціонально.

Що робити, якщо мають сказати, що копія “застаріла”?¶

Копія не застарівається - вона вірна назавжди. Якщо установа каже “свіжа копія” - то вони насправді просять новий переклад тому що переклад БЕЗ дати. Попросіть письмово сформулювати вимоги: саме ДЕ в документі написано “нова копія обов’язково”? Скоріш за все, це невірне потрактування.

Крім нотаріуса, хто ще робить копії?¶

Копії можуть робити лікарні (медичні висновки), суди (судові рішення), ЗАГСи (записи про реєстрацію), архіви. Нотаріус - не єдиний варіант, залежить від документа. Наприклад, копія свідоцтва про навчання в школі робиться в школі, а не у нотаріуса.

Чи повинна копія мати водяні знаки і печатки з оригіналу?¶

Так. На копії має бути видно печатку чи водяний знак оригіналу. Якщо їх нема - нотаріус не засвідчує копію як точну. Однак, якщо оригінал БЕЗ печаток (напр., старий документ), то копія теж буде без них. Нотаріус засвідчує саме “ця копія збігається з оригіналом, незалежно від того, що на оригіналі.”

---

Про справді суттєві відмінності: юридична сила¶

Нотаріальна копія і нотаріальний переклад мають різну юридичну силу. Копія підтверджує, що цей скан/виписок справжній і відповідає оригіналу. Переклад гарантує, що вміст оригіналу вірно передано іноземною мовою. Це не одне і те саме.

Коли установа просить копію - вона не важить про переклад. Вона хоче впевнитися, що документ не підроблений. Коли просить переклад - вона хоче розуміти, що там написано.

Деякі посольства просять обидва (копія оригіналу + переклад). Тоді вам треба: 1. Отримати копію від нотаріуса (або іншого органу, який видав оригінал). 2. Отримати переклад від перекладача.

Два документи, два різних процеси, два різних борці. Не змішуйте їх.

Помилка на помилці: “Я замовив все разом в нотаріуса”¶

Деякі люди йдуть до нотаріуса і просять: “Зробіть мені копію И переклад одночасно.” Нотаріус робить обидва, але це дві ОКРЕМІ послуги. Ви платите за копію окремо, за переклад окремо. І якщо переклад неправильний - нотаріус не несе відповідальність за якість перекладу, він відповідає тільки за правильність копіювання.

То ж якщо нотаріус не є професійним перекладачем - його переклад може бути поганим. Вишу такий переклад часто не підходить. Відмовляють, каже: “Це не переклад, зроблений перекладачем, це фрагмент, зроблений нотаріусом кілька слів.”

Висновок: якщо нотаріус робить переклад - переконайтесь, що він професійний перекладач (присяжний), а не просто нотаріус із словником.

Коли копія коштує різні гроші: залежить від чого¶

Ціна копії в Україні коливається від 40 до 100 гривень за аркуш. Від чого залежить?

• Розмір документа. 1-2 сторінки - мінімум 40 грн. 10 сторінок - уже 400 грн.
• Складність копіювання. Простий текст - дешевше. Документ зі специфічним оформленням, печатками, стрічками - може коштувати більше.
• Регіон. У Києві нотаріуси дорожче, ніж у провінції. Різниця може бути 2-3 рази.
• Спешність. Якщо просите копію за 30 хвилин (тобто нотаріус кидає все) - платите надбавку.
• Кількість копій. Якщо просите 5 копій одразу - дешевше, ніж 5 разів приходити по одній.

Переклад коштує істотно більше - 30-100 євро за сторінку. Залежить від: - Мови перекладу. Переклад англійською дешевше, ніж литовською чи японською. - Складності тексту. Медичний документ коштує більше, ніж звичайне свідоцтво про народження. - Спеціалізації перекладача. Присяжний переводчик дорожчий, ніж приватний перекладач без свідоцтва. - Терміну. Терміновий переклад за 2 години коштує у 2 рази дорожче, ніж за 3 дні.

Один приклад: копія в Києві = 50 грн, переклад англійською = 50 євро. Різниця у 100 разів! Саме тому люди часто помиляються - вони думають “копія дешева, значить хай буде копія.” А потім виявляється, що їм переклад потрібен, і вони мають витратити дещо більше, ніж якби замовили правильно з самого початку.

Реальні кейси: як це вирішується¶

Кейс 1: Диплом для Нідерландів.

Марія подала документи на вступ до вишу у Амстердамі. На сайті було написано “документи мають бути завірені.” Марія замовила копію - нотаріус зробив копію диплома. Виш повернув: “Це не переклад. Нам потрібен переклад англійською, не копія.”

Причина: англійське слово “certified” часто означає “переклад засвідчений”, а не “копія”. На нідерландському сайті вишу це було чітко - “Vertalingen” (переклади). Марія помилила, прочитала “certified” і замовила копію.

Кейс 2: Свідоцтво для банку.

Павло відкривав рахунок у іноземному банку. Банк просив: “Атестат про освіту. Фотокопія + нотаріальна копія.” Павло замовив нотаріальну копію. Банк прийняв.

Чому тут копія? Банк хоче переконатися, що атестат справжній, і йому не надано слів атестата - просто впевнитися, що це дійсно ваш документ.

Кейс 3: Судові документи.

Назар мав судовий процес у Цюриху. Суд просив переклад рішення українського суду на німецьку. Назар замовив… копію. Суд сказав, що копія українському рішенню не значить. “Нам потрібен переклад німецькою. Копія не допомагає розуміти, що ви програли справу чи виграли.”

Самозахист: як скрити помилку, якщо вже zamовили¶

Якщо ви вже замовили неправильне, від панікувати рано. Є кілька варіантів дії:

Варіант 1: Прямо запитайте установу. “У мене є копія документа. Вам це підходить? Якщо ні, скажіть конкретно, що вам потрібно - переклад англійською чи чимось іншим?”

Часто установи йдуть на контакт і уточнюють вимоги. Можливо, копія їм і підходить.

Варіант 2: Закажіть переклад поточного документа. Якщо копія них не влаштовує, нема вибору - треба переклад. Лучше замовити якнайшвидше, ніж чекати.

Варіант 3: Запитайте про можливість безкоштовної переробки. Деякі перекладачі/бюро роблять невеликі виправки безкоштовно. Але якщо вам треба нижче ПЕРЕКЛАД замість копії - це не виправка, це нова послуга. Платити доведеться.

CTA-блок¶

Якщо вам потрібен переклад документа для посольства, вишу або роботодавця за кордоном - не гадайте, це копія чи переклад. Завантажте ваш документ на ChatsControl і отримайте проект перекладу за хвилини. AI готує чернетку, потім присяжний перекладач перевіряє і ставить печатку - ви отримуєте засвідчений документ на email. Швидше за консульство, ясніше за фрілансера.

Не впевнені, переклад чи копія потрібна? Напишіть запит на наш email або кажіть посольству: “Дайте письму перелік потрібних документів з точними термінами (copy vs translation).” Нашим консультантам часто звертаються люди, які плутали ці послуги - ми можемо допомогти розібратися.