Що таке засвідчення справжності підпису перекладача у нотаріуса

Коли документ потрібно подати за кордон чи до органу влади, часто слышиш: “переклад повинен бути завірений нотаріусом”. Але що це означає насправді? Багато хто думає, що нотаріус сам усе перекладає, а інші — що це просто якась печатка. Насправді процес значно конкретніший, і в ньому три окремих гравця: оригінальний документ, перекладач, який його перекладає, і нотаріус, який засвідчує справжність цього перекладу.

Розберемо, як це працює насправді, що саме робить нотаріус, коли його печатка має вагу, і що станеться, якщо щось піде не так.

Що таке засвідчення справжності підпису перекладача¶

Засвідчення справжності підпису перекладача — це юридичний акт, за якого нотаріус своєю печаткою та підписом посвідчує, що документ переклав конкретна кваліфікована особа, і цей переклад відповідає закону про нотаріат. Це не означає, що нотаріус клав печатку і все, — це цілий процес перевірки.

За Законом України «Про нотаріат» (стаття 79), нотаріус засвідчує справжність підпису на документі, якщо особа, яка його поставила, у присутності нотаріуса розписалась або якщо нотаріус упізнав цю людину за документами. У разі перекладу вся процедура більш складна, оскільки нотаріусу потрібно:

1. встановити особу перекладача за документами (паспортом, посвідченням діяльності тощо),
2. перевірити, чи має він відповідну освіту (диплом, сертифікат),
3. переконатись, що в самому перекладі немає очевидних видалень, виправлень, що порушують цілісність,
4. поставити свою печатку і підпис як свідоцтво того, що це все перевірено.

На практиці процес відбувається так: перекладач приходить до нотаріуса зі своїм перекладом документа (зазвичай розпечатаний), показує документи про освіту, розписується під перекладом, і нотаріус при цьому засвідчує, що саме це сталося.

Що точно НЕ робить нотаріус при засвідченні¶

Важливо розуміти границі: нотаріус не несе відповідальності за якість самого перекладу. Як сказано в законі, засвідчуючи справжність підпису, нотаріус “не посвідчує факти, викладені у документі, і не несе відповідальності за неправильно зроблений переклад”.

Це означає, що якщо перекладач перекладе фразу невірно, а нотаріус цього не помітить (і більш того, часто не може помітити — нотаріус не завжди знає обидві мови), відповідальність падає на перекладача. Якщо ж установа, яка отримала цей переклад, виявить помилку, вона не може претензію до нотаріуса — претензія йде до перекладача.

Так само, якщо документи у клієнта підібрані невірно — наприклад, він наніс неправильні дані при сканюванні або забув щось — відповідальність за це лежить на клієнтові, а не на нотаріусі. Нотаріус засвідчив, що розпис справжній, але не те, що розпис поставлено на правильний документ.

Як працює процес засвідчення підпису перекладача¶

Це теорія. На практиці процес розгортається так:

Крок 1: підготовка. Перекладач робить переклад документа, зазвичай на одному аркуші паперу або на кількох аркушах, скріплених разом. Важливо, щоб документи були скріплені спеціальною кріпильною стрічкою чи скобами, так щоб їх не можна було легко розділити.

Крок 2: оформлення. На кожній сторінці переклад має бути пронумерований (сторінка 1 з 3, сторінка 2 з 3 тощо). Це потрібно, щоб нотаріус мав змогу перевірити, що жодна сторінка не була замінена.

Крок 3: установлення особи. Перекладач приносить до нотаріуса паспорт або іншу посвідку особи. Нотаріус перевіряє документи, переконується, що це реальна людина, і робить запис.

Крок 4: перевірка освіти. Перекладач показує диплом, сертифікат про початкову або вищу освіту, що дозволяє йому бути перекладачем. Деякі нотаріуси просять довідку про прохідження перекладацької атестації, особливо для рідкісних мов.

Крок 5: перевірка якості документа. Нотаріус дивиться, чи не мало помилок у вигляді видалень, замазування, вставлень тексту від руки. Якщо такі є, він може потребувати переробки.

Крок 6: розпис перекладача. Перекладач розписується під перекладом у присутності нотаріуса, звичайно з фразою на зразок “Я, [ПІБ], засвідчую, що цей переклад вірно передає смисл оригіналу” (точне формулювання залежить від бюро).

Крок 7: печатка нотаріуса. Нотаріус ставить свою печатку на переклад та всі скріплені з ним аркуші, записує деталі в реєстр засвідчених актів, і видає клієнту оригінал.

Весь процес займає 20-30 хвилин при особистому відвідуванні. При дистанційному замовленні (зокрема через онлайн-сервіси) нотаріус може знизити вимоги до фізичної присутності, але основний алгоритм залишається тим же.

Юридична сила засвідченого перекладу¶

Печатка нотаріуса має вагу тому, що нотаріуса призначає держава. Коли нотаріус ставить печатку, він від імені держави засвідчує, що цей переклад зробив кваліфікований перекладач, і держава гарантує цей факт. За законом, нотаріуси несуть відповідальність за помилки у своєму засвідченні, хоча ця відповідальність обмежена — вони відповідають лише за те, що переклад дійсно зробила та особа, на яку вказується.

Саме через цю державну гарантію засвідчені перекклади приймаються за кордоном: посольства, вищі навчальні заклади, органи реєстрації розуміють, що українська держава підтвердила кваліфікацію того, хто перекладав.

Як пояснює Міністерство юстиції України, засвідчена нотаріусом печатка дозволяє використовувати переклад “у іншій країні за призначенням”. Це означає, що переклад можна подати в посольство, університет, суд чи компанію.

Що перевіряє нотаріус про самого перекладача¶

Коли нотаріус встановлює особу перекладача, він перевіряє не тільки ім’я. Він дивиться на це:

Освіта: перекладач повинен мати диплом про вищу освіту за спеціальністю “переклад”, “філологія”, “іноземні мови” чи схожу, або відповідний сертифікат про професійну переквалі­фікацію. Закон не вимагає атестації присяжного перекладача (на відміну від Німеччини чи Франції), але логіка та судова практика показує, що освіта обов’язкова.

Дієздатність: перекладач не повинен бути обмежений судом у дієздатності.

Конфлікт інтересів: якщо перекладав клієнт, його родич, подруга нотаріуса, нотаріус може відмовити. Це потрібно, щоб уникнути ситуацій, коли близька людина перекладає кон­фіденційний документ та ще й засвідчує його.

Як цитує юридична база WikiLegalAid, процедура для гарантії включає “попередню перевірку особи, дієздатності та документально підтвердженої кваліфікації перекладача”.

Коли нотаріус може відмовити в засвідченні¶

Нотаріус вправі відмовити в засвідченні підпису перекладача, якщо:

• перекладач не має потрібної освіти. Якщо він показав диплом з економіки або медицини, але не з мов, нотаріус може потребувати додатків або сертифікатів, або взагалі відмовити.

• переклад видно помилковий. Якщо на першому ж аркуші синтаксичні помилки, які очевидні навіть тому, хто не знає мову, нотаріус може запросити переробку.

• документ видалений, виправлений від руки. Якщо перекладач щось видалив, замазав замазуванням (коректором), вставив текст від руки — це порушує цілісність документа, і нотаріус не засвідчить.

• конфлікт інтересів. Якщо перекладач — близький родич клієнта, нотаріус нотаріуса, коли-то давав гроші клієнтові, нотаріус може відмовити через підозру на тиск.

• персонал не впезнав особу. Якщо паспорт закінчився, не збігається з обличчям, помічена підробка — нотаріус не засвідчить.

У разі відмови нотаріус повинен видати письмову відмову з посиланням на закон. Клієнт може оскаржити відмову в суді, але це дорого і довго.

Як виглядає засвідчений переклад фізично¶

Засвідчений переклад — це не просто текст з печаткою. На кожній сторінці перекладу ви побачите:

• печатку нотаріуса — круглу або овальну печатку з повним ім’ям та реквізитами нотаріуса,
• підпис нотаріуса — власноручно написаний підпис нотаріуса після печатки,
• дату засвідчення — точна дата, коли нотаріус це все зробив,
• номер запису в реєстрі — як правило, нотаріус записує дані про це в свій реєстр засвідчених актів і пише номер цього запису,
• на останній сторінці — підпис перекладача — це показує, що саме він розписався в присутності нотаріуса,
• скріплення — всі сторінки скріплені разом спеціальною кріпильною стрічкою чи скобами, щоб їх не можна було замінити.

Коли установа отримує такий переклад, вона бачить всі ці елементи як доказ того, що документ був професійно завірений. Якщо якийсь з елементів відсутній (наприклад, немає підпису нотаріуса або печатка розмазана), установа може не прийняти переклад.

Різні типи засвідчення: вибір правильного варіанту¶

Не всі засвідчення однакові. Залежно від мети документа, нотаріус може засвідчити:

Засвідчення справжності підпису перекладача — це базовий варіант, про який ми говорили. Нотаріус просто підтверджує, що розпис справжній.

Засвідчення копії документа — якщо оригіналу немає в клієнта, перекладач може зробити копію оригіналу, і нотаріус засвідчить, що це справді копія оригіналу (а не змодельована версія).

Консульське засвідчення — це інший тип засвідчення, яке робить українське консульство за кордоном, якщо клієнт не може приїхати в Україну. Консульство тоді засвідчує переклад за межами України.

Кожен варіант має свої вимоги і цілі. На практиці для документів із України, які їдуть за кордон, вибирають перший варіант — засвідчення підпису перекладача, оскільки це найпростіше і найбільш визнане.

Проблеми, які часто виникають при засвідченні¶

На практиці люди часто стикаються з несподіваними проблемами при засвідченні. Ось найпоширеніші:

“Нотаріус відмовив, бо мій диплом старий.” Якщо ви закінчили інститут 20 років тому, деякі нотаріуси можуть потребувати підтвердження, що ви все ще кваліфіковані. Рішення: принесіть додаткові доказ (сертифікати про курси, свідоцтво від клієнтів, портфоліо перекладів).

“Перекладу немає, поки я отримаю паспорт назад.” Якщо ви несете своєю паспорт до нотаріуса, але потім йдете по дорозі і нотаріус розглядає папери, ви не можете забрати паспорт, поки він не закінчить. Це може зайняти трохи часу. Рішення: принесіть фотокопію паспорту, якщо можете, або приходьте вільні від часу.

“Установа виявила помилку і кажуть, що я їх облапав.” Якщо установа говорить, що вони не приймають перевод, тому що в ньому помилка, вам доведеться перекласти його заново. Рішення: завжди попросіть у установи деталі про те, що саме не так, щоб перекладач зміг це виправити.

“Нотаріус каже, що він не знає цих мов і не може засвідчити.” Це справді проблема в малих містах, де немає перекладачів та нотаріусів, які знають рідкісні мови. Рішення: спробуйте інших нотаріусів, або замовте дистанційне засвідчення через онлайн-бюро.

“Мені потрібен перевод завтра, а нотаріус каже 3 дні.” Нотаріуси часто не поспішають, особливо якщо дуже завантажені. Рішення: спробуйте дистанційне засвідчення, яке часто бувае швидше, або поговоріть з нотаріусом про експресний варіант (деякі беруть додатку плату).

Відповідальність у разі проблеми¶

Тепер складне питання: що станеться, якщо щось піде не так? Хто несе за це відповідальність?

Якщо в перекладі помилка: Ви та перекладач несете відповідальність. Нотаріус — ні. Якщо установа виявить помилку, вона звернеться до вас, і вам доведеться перекласти заново.

Якщо нотаріус пропустив, що документ видалений: Це вже помилка нотаріуса. Ви можете спробувати подати претензію нотаріусу та вимагати компенсацію, але на практиці це складно. Краще запобігти цьому, ніж потім судитися.

Якщо установа не прийняла переклад, бо вимагала іншого типу засвідчення: Це не помилка нотаріуса. Це тому, що ви не уточнили вимоги заздалегідь. У цьому випадку вам доведеться перекласти заново з потрібним засвідченням.

Якщо нотаріус помер, а ви потім виявили помилку: На жаль, нотаріуса вже немає, і його спадкоємці не несуть цивільну відповідальність за його помилки. Але сам документ залишається засвідченим до кінця — держава стоїть за тим, що він був засвідчений, навіть якщо нотаріус робив помилки.

Порівняння з іншими країнами¶

На закордоні засвідчення перекладу влаштовано інакше. Розглянемо найпоширеніші варіанти:

Німеччина: Там існує офіційна система присяжних перекладачів, які приймають присягу. Присяжний перекладач має особливий статус і несе більш серйозну відповідальність, ніж простий перекладач у нас. Присяжних перекладачів менше, але їх статус вище.

Франція: Там процес схожий на Україну, але перекладі мають бути членами офіційної спілки. У нас такої обов’язкової спілки немає.

США: Там спеціального засвідчення часто не потрібно. Американські установи часто приймають навіть переклади від звичайних людей, якщо це люди розповідають, чому вони кваліфіковані. Це більш відкритий підхід.

Бельгія та Нідерланди: Там засвідчення робиться схоже на нашу систему — через засвідчених перекладачів та офіційне завірення.

Коротко: кожна країна має свої правила. Тому, перш ніж замовляти переклад, завжди уточніть у тій установі, документи якої ви готуєте, яке точно засвідчення їм потрібне.

Розходження між нотаріальним засвідченням і печаткою бюро¶

Часто переквалі­шується: “Чим нотаріальна печатка відрізняється від печатки бюро перекладів?”

Печатка бюро означає, що переклад зробило бюро, і бюро несе за нього відповідальність. Деякі посольства це приймають, особливо якщо бюро давно на ринку й має репутацію.

Нотаріальна печатка означає, що переклад засвідчив конкретний перекладач, і його особу та освіту перевірив нотаріус. Це сильніше, бо це державна гарантія. У разі спору можна знайти конкретного перекладача, а державне посвідчення не підроблюєш.

Як пояснює Юридична газета, “підпис та печатка нотаріуса надають перекладеному документу юридичної сили, дозволяючи клієнтові використовувати його в іншій країні за призначенням”.

На практиці: посольства Франції, Нідерландів, Іспанії, як правило, вимагають саме нотаріального засвідчення. Посольства США, Канади часто приймають і печатку бюро. Краще запитати у посольстві заздалегідь.

Терміни і строки¶

Засвідчення справжності підпису перекладача займає 1-3 робочих дні залежно від міста. У Києві нотаріуси працюють швидше, оскільки перекладачів більше. У провінційних містах, де перекладачів мало, може загальнобути 3-5 днів.

При дистанційному замовленні через онлайн-сервіси або бюро перекладів процес може прискоритися до 1 дня, оскільки нотаріус не чекає на те, що перекладач прийде, а просто отримує відсканований переклад й перевіренні дані про перекладача та робить засвідчення.

Дистанційне засвідчення — це досить новий сервіс, але він повільно набирає популярності. При цьому нотаріус все одно вимагає оригіналу документа або копії, засвідченої нотаріусом.

Поширені помилки при засвідченні¶

Помилка 1: думати, що нотаріус перевіряє якість перекладу. Не перевіряє. Він лише перевіряє, що розпис справжній. Якщо в перекладі помилка, це не його відповідальність.

Помилка 2: приносити розпечатаний переклад з виправленнями від руки. Нотаріус не засвідчить, якщо документ виглядає “до ладу” — потрібна чиста копія.

Помилка 3: приносити переклад без оригіналу документа. Зазвичай нотаріус просить показати оригінал разом з перекладом, щоб переконатися, що переклад отримав той самий документ, що ви подаєте.

Помилка 4: засвідчувати старий переклад, якщо документ скасований. Якщо оригіналу вже немає (наприклад, документ давно закінчився, а ви його не зберегли), нотаріус может відмовити. Тримайте оригіналу при засвідченні.

Помилка 5: думати, що за дистанцію можна легко обмануло. Дистанційне засвідчення все ще перевіряє наявність документів — просто через відкопіювання. Нотаріус бачить скан паспорта, скан диплома, скан перекладу, і на цій основі вирішує.

FAQ¶

Чи мої особисті дані безпечні?¶

Нотаріус записує вашу інформацію в журнал засвідчених актів, який зберігається протягом трьох років. Після цього записи архівуються. Ваші дані — не державна таємниця, але вони законом не можуть бути передані третім сторонам без вашої згоди.

Скільки коштує засвідчення?¶

Засвідчення справжності підпису коштує від 100 до 300 гривень залежно від міста і нотаріуса. Деякі включають цену в переклад, інші рахують окремо. У дистанційному форматі часто дешевше — від 50 гривень.

Чи дійсна печатка нотаріуса, якщо нотаріус переїхав або вийшов на пенсію?¶

Да. Печатка залишиться дійсною назавжди — вона була дійсна у момент засвідчення, і держава за це гарантує. Навіть якщо нотаріус помер, документ залишиться засвідченим.

Чи можна переробити переклад після засвідчення?¶

Технічно так — перекладач може переробити, і нотаріус засвідчить нову версію. Але при передачі в установу ви повинні повідомити, що є два перекладу.

---

Підсумок: засвідчення справжності підпису перекладача — це перевірка того, що документ переклав дійсно кваліфікована особа, і це перевірка засвідчена державою. Нотаріус не гарантує якість самого перекладу, але він гарантує, що це переклав той, на кого вказується, і що той перекладач має освіту для цього. Цю гарантію визнають посольства та органи влади світу, тому засвідчений переклад має юридичну силу. Якщо вам потрібно подати переклад за кордон, уточніть у установі, чи їм потрібна саме нотаріальна печатка — іноді достатньо печатки бюро.