Податковий сезон за кордоном: які українські документи перекладати для декларації

30 квітня - дедлайн податкової декларації в Польщі за минулий рік. В Німеччині є час до 31 липня, але якщо вперше збираєш пакет документів з українськими паперами - ця дата наздоганяє несподівано рано. Відкриваєш форму: є питання про іноземні доходи. Є зарплата від українського роботодавця? Пенсія від ПФУ? Продав квартиру в Харкові минулого року? Тепер все це треба задокументувати - а документи на українській.

Давай розберемося, що саме перекладати, в якому форматі і що станеться якщо подати неправильний переклад.

Кого це стосується і чому взагалі виникає питання¶

Є два сценарії коли без перекладених українських документів не обійтися.

Сценарій 1: ти є податковим резидентом іноземної країни і маєш доходи або активи в Україні. Якщо прожив 183+ дні в Польщі, Чехії, Нідерландах, Великобританії або Німеччині - ти автоматично стаєш їхнім податковим резидентом. А більшість цих країн вимагає декларувати світовий дохід - тобто все що заробив де б то не було, включно з Україною. Зарплата від українського роботодавця, пенсія від ПФУ, оренда квартири в Одесі - все це потенційно підлягає декларуванню.

Сценарій 2: ти залишаєшся податковим резидентом України і отримуєш доходи за кордоном. Якщо центр твоїх інтересів - сім’я, постійне житло, бізнес - залишається в Україні, ти маєш задекларувати іноземні доходи в Україні до 1 травня наступного року. І для підтвердження сплачених за кордоном податків знадобляться документи від іноземної установи - перекладені та з апостилем.

В обох сценаріях є угоди про уникнення подвійного оподаткування між Україною і більшістю країн ЄС - вони дозволяють сплатити податок лише один раз. Але щоб угода спрацювала, треба надати правильні документи.

Основні документи які найчастіше потрібно перекладати¶

Не обов’язково всі одразу - тільки ті що стосуються твоєї конкретної ситуації.

Довідка про доходи від українського роботодавця¶

Якщо ти працював дистанційно на українську компанію або отримував зарплату в Україні частину звітного року - іноземна податкова захоче знати суму і факт оподаткування.

Де отримати: у бухгалтерії свого підприємства. Для ФОП - через застосунок Дія (розділ «Довідка про доходи»). У документі мають бути вказані суми за кожен місяць, розмір утриманого ПДФО (18%) і військового збору (1.5%), реквізити роботодавця.

Потрібен завірений переклад на мову країни де подаєш декларацію.

Виписки з рахунків в українських банках¶

У більшості країн ЄС зобов’язаний декларувати наявність іноземних банківських рахунків - а PrivatBank, Monobank, Ощадбанк і будь-який інший український банк є для тебе «іноземним». В деяких країнах додатково декларується відсотковий дохід.

Де отримати: у застосунку PrivatBank або Mono - виписка по рахунку за рік замовляється в кілька кліків. В традиційних банках - через інтернет-банкінг або у відділенні.

Завірений переклад потрібен якщо є відсотковий дохід або якщо установа вимагає задекларувати сам факт рахунку. Про переклад банківських виписок для Ausländerbehörde читай в окремій статті.

Пенсійні документи від ПФУ¶

Якщо отримуєш пенсію від Пенсійного фонду України - навіть живучи за кордоном - це дохід, який може підлягати декларуванню. Зазвичай пенсія оподатковується тільки в тій країні де виплачується, але для підтвердження цього факту іноземній податковій потрібні документи.

Документи: пенсійне посвідчення (якщо є) та довідка з ПФУ про суму нарахованих виплат за рік. Отримати можна через портал «Пенсійний фонд онлайн» або у відділенні.

Документи про нерухомість в Україні¶

Продав квартиру чи будинок в Україні у звітному році? Здаєш нерухомість в оренду і отримуєш орендну плату? Обидва випадки потребують декларування за кордоном і відповідних документів:

• Договір купівлі-продажу - для декларування доходу від продажу
• Договір оренди - для декларування орендних надходжень
• Витяг з реєстру речових прав - підтвердження права власності
• Звіт про оцінку вартості - іноді потрібен для розрахунку приросту капіталу

Все це потребує перекладу, причому зазвичай завіреного.

Довідка про статус податкового резидента України¶

Специфічний документ, але дуже важливий якщо хочеш застосувати угоду про уникнення подвійного оподаткування. Видає Державна податкова служба України - підтверджує чи є ти резидентом України на конкретний рік.

Як отримати: через особистий кабінет платника на порталі ДПС або особисто у своєму податковому органі. Термін оформлення - 5-15 робочих днів. Дійсна один календарний рік.

Для подачі за кордоном потрібен переклад на мову тієї країни. Апостиль - залежить від вимог конкретного одержувача, не завжди обов’язковий.

Свідоцтво про шлюб або розлучення¶

Безпосередньо впливає на розмір податку в деяких країнах. В Німеччині, наприклад, шлюб дозволяє перейти на вигідніший Steuerklasse, що суттєво знижує ПДФО. Для зміни класу Finanzamt вимагає свідоцтво про шлюб - якщо воно українське, потрібен завірений переклад на німецьку.

Те саме стосується свідоцтва про розлучення і рішень суду - все це впливає на розрахунок податку і на право на певні відрахування.

Завірений чи звичайний переклад: що приймають податкові¶

Ось де більшість людей помиляються.

Звичайний переклад - навіть якісний, навіть від хорошого бюро - для офіційної подачі в іноземну податкову не підходить. Потрібен завірений переклад від перекладача з офіційним статусом у тій країні.

Країна	Назва	Де знайти перекладача
Німеччина	beglaubigte Übersetzung	justiz-dolmetscher.de
Польща	tłumaczenie przysięgłe	Реєстр МЮ Польщі (MS.gov.pl)
Чехія	přísežný překlad	Реєстр soudních tlumočníků
Нідерланди	beëdigde vertaling	wbtv.nl
Австрія	beglaubigte Übersetzung	sdgliste.justiz.gv.at

Заприсяжний перекладач (beeidigter Übersetzer у Німеччині, tłumacz przysięgły у Польщі) - це той, хто склав присягу в суді і офіційно зареєстрований. Його підпис і печатка на перекладі є завіренням. Окремий нотаріус не потрібен.

Правову основу для Німеччини встановлює §87 Abgabenordnung:

Sind Dokumente in einer fremden Sprache beizubringen, so kann die Finanzbehörde verlangen, dass der Steuerpflichtige eine Übersetzung beibringt oder vorlegt, die von einer in Deutschland beeidigten oder ermächtigten Person angefertigt wurde.

Простими словами: Finanzamt може вимагати переклад від присяжного перекладача - і якщо подати неправильний формат, мають повне право повернути документ.

Один з характерних кейсів: українець подав переклади від звичайного бюро - Finanzamt їх повернув, попросив переробити від beeidigter Übersetzer. Довелось витратити ще близько 200 євро і затримати справу на кілька місяців. Причина помилки - не знав що є різниця між звичайним і присяжним перекладом.

По країнах: що і де потрібно перекладати¶

Германія (Steuererklärung)¶

Понад мільйон українців зараз живе в Німеччині. Хто зобов’язаний подавати декларацію:

• Хто отримував доходи з двох і більше джерел (включно з Україною)
• Хто отримував Lohnersatzleistungen (Kurzarbeitergeld, Elterngeld тощо) понад 410 євро на рік
• Хто хоче повернути переплачений Lohnsteuer

Середній розмір повернення для тих хто подає добровільно - близько 1 000 євро. Тому навіть якщо не зобов’язаний - подати вигідно.

Дедлайн: 31 липня 2026 для декларації за 2025 рік без Steuerberater, 31 жовтня 2026 якщо через консультанта.

Що перекладати - тільки завіреним перекладом:

Документ	Коли потрібен
Довідка про доходи від українського роботодавця	Якщо є дохід з України
Пенсійні документи від ПФУ	Якщо отримуєш пенсію
Виписки з PrivatBank/Mono	Якщо є відсотковий дохід
Свідоцтво про шлюб	Якщо хочеш змінити Steuerklasse
Договір купівлі-продажу нерухомості	Якщо продав майно в Україні

Де знайти перекладача: justiz-dolmetscher.de - офіційний реєстр, пошук за мовною парою і федеральною землею.

Вартість: від 45-55 євро за просту довідку на 1-2 сторінки, від 80 євро за більший або складніший документ.

Польща (Deklaracja PIT)¶

Хто прожив 183+ дні в Польщі або має там центр інтересів - є польським резидентом і зобов’язаний декларувати світовий дохід.

Форма: PIT-37 (для найманих працівників), PIT-36 (для підприємців і тих хто має іноземні неоподатковані в Польщі доходи).

Дедлайн: 30 квітня (за 2025 рік - 30 квітня 2026).

Що перекладати: довідку про доходи, пенсійні документи, виписки з банків. Переклад від tłumacza przysięgłego - знайти можна в реєстрі на сайті Міністерства юстиції Польщі (ms.gov.pl).

Вартість в Польщі: від 80-150 злотих за сторінку у присяжного перекладача.

За даними GLOBSEC Research, велика частка українців у Польщі стикається з питаннями подвійного оподаткування через незнання яку документацію треба надати для зарахування сплачених податків. Угода між Україною і Польщею існує, але реально захищає тільки тих хто зміг підготувати правильний пакет.

Чехія (Daňové přiznání)¶

Чехія прийняла близько 500 000 українців. Резидентом стаєш якщо прожив 183+ дні.

Дедлайн: 1 квітня (паперова подача), 30 квітня (електронна через mojedane.cz), 1 липня (якщо через daňového poradce).

Переклад від soudního tlumočníka - реєстр на сайті Міністерства справедливості Чехії (justice.cz).

Нідерланди і Великобританія¶

Нідерланди - дедлайн 1 травня, платформа belastingdienst.nl. Для офіційних документів потрібна beëdigde vertaling.

Велика Британія (Self Assessment) - дедлайн онлайн 31 січня, паперова форма 31 жовтня. HMRC приймає переклади від акредитованих членів CIOL або ITI.

Зворотній сценарій: декларація іноземних доходів в Україні¶

Якщо залишаєшся резидентом України і отримував доходи за кордоном - маєш подати декларацію в Україні.

Дедлайн: 1 травня наступного року. Якщо не встигаєш - можна попросити продовження до 31 грудня.

Що для цього знадобиться:

1. Довідка від іноземної податкової про суму доходів і сплачених податків (Bescheinigung über gezahlte Steuern від Finanzamt, або аналог від польського Urząd Skarbowy)
2. Офіційний переклад цієї довідки на українську
3. Апостиль на цю довідку - тут він обов’язковий, оскільки це документ від іноземного держоргану

Без апостиля і перекладу сплачені в Польщі чи Німеччині податки не зарахуються в Україні - і може дійти до повторного нарахування.

Для апостиля на українські документи звертаєшся до Мін’юсту України - через портал Дія або у відділенні. Але апостиль від іноземної установи потрібно отримувати вже там, в тій країні.

Як пояснює Avitar Legal у своєму гайді з декларування іноземних доходів, перерахунок іноземної валюти в гривні для декларації здійснюється за офіційним курсом НБУ на дату отримання кожного доходу - тому в перекладі важливо зберегти точні дати і суми, а не просто загальний підсумок.

Як отримати завірений переклад: варіанти та ціни¶

Варіант 1: Присяжний перекладач у країні проживання¶

Найнадійніший для офіційної подачі. Шукай в офіційному реєстрі своєї країни, домовляйся заздалегідь - у хороших перекладачів черга на 3-7 робочих днів.

Плюси: 100% приймається установою, є офіційна відповідальність. Мінуси: дорожче, займає час, треба планувати за 2-3 тижні до дедлайну.

Варіант 2: Бюро перекладів зі штатним заприсяжним перекладачем¶

Деякі бюро мають у штаті або серед партнерів перекладачів з офіційним статусом. Зручніше ніж шукати самостійно, але перевір що саме beeidigt/przysięgły підписує документ - а не просто «завірює» бюро.

Варіант 3: Перекладач в Україні¶

Значно дешевше - 300-600 грн за сторінку плюс нотаріальне завірення. Але є ризик: Finanzamt або Urząd Skarbowy можуть відхилити переклад від перекладача без статусу в їхній системі. Якщо вирішуєш цей шлях - уточни заздалегідь у конкретній установі чи приймають.

Варіант 4: Онлайн - для підготовки і розуміння¶

Якщо потрібно швидко зрозуміти зміст документа або підготувати чернетку перед походом до присяжного - ChatsControl зробить точний переклад за хвилини. Завантажуєш скан або .docx, отримуєш версію з правильною термінологією. Корисно коли маєш пачку документів і хочеш спочатку зрозуміти що в них, а вже потім нести присяжному перекладачу лише ті що реально потрібні.

Для офіційної подачі в іноземну податкову такого перекладу недостатньо - але для підготовки і розуміння власних документів це значно зручніше і швидше.

Типові помилки і підводні камені¶

Подають звичайний переклад замість завіреного. Finanzamt повертає пакет. Процедура зупиняється, а дедлайн вже близько.

Роблять переклад але забувають про апостиль там де він потрібен. Особливо актуально для зворотнього сценарію - підтвердження сплачених за кордоном податків в Україні. Документ без апостиля від іноземної установи не має юридичної сили в Україні.

Перекладають не всі документи. Є довідка про доходи, але немає підтвердження утриманих податків. Або є виписка, але без офіційного штампу банку. Установа запитає всі частини пакету.

Замовляють переклад в останній момент. У хорошого присяжного перекладача черга. Якщо маєш 5-7 документів - плануй мінімум 2-3 тижні до дедлайну.

Перекладають на неправильну мову. Для польської установи треба польська. Навіть якісний переклад англійською у більшості випадків не підійде.

Не вказують дати і суми точно. В деяких країнах потрібно конвертувати іноземний дохід у місцеву валюту за курсом на дату отримання. Якщо в перекладі дати нечіткі або відсутні - виникнуть запитання.

FAQ¶

Чи потрібен завірений переклад для Finanzamt у Німеччині?¶

Так. §87 Abgabenordnung дає Finanzamt право вимагати переклад від присяжного перекладача - beeidigter або ermächtigter Übersetzer. Знайти такого можна на justiz-dolmetscher.de. Вартість від 45 євро за документ. Звичайний переклад від бюро без офіційного статусу мають право відхилити.

Які документи потрібно перекласти для польської декларації PIT?¶

Основне - довідка про доходи від українського роботодавця, документи про пенсію або соціальні виплати з ПФУ, виписки з українських банків якщо є відсотковий дохід. Переклад від tłumacza przysięgłego - реєстр на ms.gov.pl.

Що таке довідка про статус податкового резидента України?¶

Документ від Державної податкової служби України, що підтверджує твій статус. Потрібна для застосування угоди про уникнення подвійного оподаткування і щоб сплачені в Україні податки зарахувались за кордоном. Оформлюється 5-15 робочих днів, дійсна один рік. Для подачі в іноземну установу потрібен переклад на мову тієї країни.

Чи потрібен апостиль на довідку про доходи для іноземної податкової?¶

Для Finanzamt і більшості інших установ ЄС апостиль на українську довідку про доходи зазвичай не вимагається - достатньо завіреного перекладу. Але якщо подаєш документ від іноземної податкової в Україну - там апостиль обов’язковий.

Скільки коштує завірений переклад для декларації?¶

У Німеччині від 45-55 євро за документ. У Польщі від 80-150 злотих за сторінку. В Австрії від 40 євро. Переклад в Україні дешевший (300-600 грн), але іноземна установа може не прийняти.

До якого терміну подавати декларацію в різних країнах?¶

Країна	Дедлайн
Польща	30 квітня
Нідерланди	1 травня
Чехія	30 квітня (онлайн) / 1 липня (з консультантом)
Німеччина	31 липня (самостійно) / 31 жовтня (зі Steuerberater)
Велика Британія	31 жовтня (паперова) / 31 січня (онлайн)
Україна (іноземні доходи)	1 травня наступного року

Якщо я на тимчасовому захисті в Німеччині, чи треба подавати декларацію?¶

Якщо отримуєш тільки Bürgergeld і не маєш інших доходів - декларація зазвичай не обов’язкова. Якщо є паралельно будь-який дохід, включно з українським - варто проконсультуватись у Steuerberater. Добровільна подача часто дає повернення переплаченого, тому навіть якщо не зобов’язаний - перевір чи є сенс подати.

Джерела¶

1. Tax Guide for Ukrainians After Relocation Abroad - INTEGRITES Legal
2. Declaring Foreign Income for Ukrainian Citizens - Avitar Legal
3. Tax Return for Ukrainians in Germany - Visit Ukraine
4. Solving Double Taxation of Ukrainian Refugees - GLOBSEC Research
5. Tax Resident Certificate in Ukraine - Bimaris Legal
6. Tax Declaration Guide for Ukrainians - Handbook Germany
7. Реєстр заприсяжних перекладачів Німеччини - justiz-dolmetscher.de