Нужна ли нотаризация, если документ подается в электронном виде

Что изменилось с электронной подачей¶

Вы думаете: если документ отправляется онлайн, то нотаризацию можно пропустить? Звучит логично, но это неправильно. Электронная подача — это просто новый способ доставки. Требования учреждения к качеству перевода и его заверению остаются прежними.

Суть в том, что учреждение, которое принимает ваш перевод, заботится о его достоверности. Нотаризация — это гарантия. Отправляете ли вы оригинальный нотариальный перевод почтой или скан в электронной системе — учреждение хочет быть уверено, что перевод сделала компетентная лицензированная личность, а не кто угодно.

На практике это означает: скан нотариального перевода с видимой печатью нотариуса в большинстве случаев принимается. Но перевод должен быть заверен, это обязательно.

Когда нотаризация не требуется при электронной подаче¶

Есть ли исключения, когда электронная подача действительно отменяет требование нотаризации? Технически — нет, в установленных требованиях. Практически — иногда да. Разберемся.

1. Неофициальные получатели¶

Некоторые компании, фрилансеры и частные работодатели могут принять обычный перевод без печати нотариуса. Например, если иностранная компания нанимает вас на удаленную работу, ей может хватить перевода от обычного переводчика. Но это они решают сами — закон к ним не применяется.

2. Внутренние документы компании¶

Если вы переводите внутреннюю презентацию или техническую документацию для работы в компании (не для подачи куда-либо), то нотаризация не требуется. Это касается только официальных документов, которые должны быть поданы органам, судам, университетам или государственным учреждениям.

3. Предварительный черновой перевод¶

При первом контакте с учреждением некоторые люди отправляют черновик перевода без заверения. Учреждение может принять это как “предварительную информацию” и позже попросить официальный нотариальный перевод для окончательной подачи. Но это временный шаг, а не отмена требования.

Все остальное — официальные доказательства, свидетельства о браке/разводе, академические дипломы, справки от государственных органов, медицинские документы — требует нотаризации при подаче. Электронная форма подачи это не меняет.

Электронная нотаризация и е-апостиль: что это вам дает¶

В последние годы в Украине и за границей развивается электронная нотаризация. В Украине это электронный реестр нотариальных действий и система е-Consul для дистанционного обслуживания украинцев за границей. Некоторые страны уже выдают е-апостили — цифровые версии печати, подтверждающей подлинность документа.

Звучит как упрощение, но есть подводные камни.

Е-апостиль: действителен, но с условиями¶

Е-апостиль считается равноправным с бумажным по международной конвенции, и ни одно учреждение не может отказать в его принятии только на основании того, что он электронный.

Но расстояние от “технически равноправен” до “фактически принимают” — большое. Е-апостили выдают менее 20 стран мира. Большинство учреждений мира еще не имеют инфраструктуры для их проверки. К тому же, если е-апостиль распечатать, он теряет силу — должен оставаться в цифровом виде, что затрудняет работу тем, кто привык к бумаге.

Практическая рекомендация: проверьте у учреждения, куда вы будете подавать документы, принимает ли оно е-апостили. Если оно в списке официальных пользователей — можно заказывать. Если нет — лучше заказать бумажную версию с традиционной печатью. Вы даже можете спросить: “Does your institution accept digital e-apostilles?” — большинство учреждений могут четко ответить.

Дистанционная нотаризация: когда она допустима¶

В Украине через систему е-Consul украинцы за границей могут заказывать некоторые документы дистанционно. Например, дистанционно можно заверить доверенность или заявление.

Но переводы документов не входят в список услуг, которые можно заверить дистанционно. Почему? Нотариус должен персонально увидеть оригинал документа, чтобы убедиться в его подлинности и что перевод соответствует оригиналу. Просмотреть фото или скан с экрана монитора — это не то же самое, что держать оригинал в руках. Здесь нотариус несет ответственность.

Результат: перевод должен заверяться у нотариуса очно в его офисе. После этого нотариус выдает вам оригинальный заверенный перевод со своей подписью, печатью, реквизитами. Этот документ вы затем можете отправить учреждению онлайн в виде скана.

Скан, оригинал, копия: что принимают при электронной подаче¶

Здесь четкое различие:

Оригинальный нотариальный перевод¶

Это то, что выдает нотариус — документ с его круглой печатью (штампом), его подписью, реквизитами, датой заверения и печатью конторы. Это самый важный документ.

Скан оригинала¶

Фотография или сканирование этого оригинала. При онлайн-подаче учреждение обычно просит именно это — скан оригинального нотариального перевода. При условии, что скан четкий и печать с подписью хорошо читаются, учреждение его принимает.

Копия (фотокопия у нотариуса)¶

Некоторые нотариусы могут заверить копию оригинального нотариального перевода. Это делается редко, потому что для учреждения логичнее иметь скан оригинала, а не копию. Но если у вас нет возможности сканировать, можно заказать заверенную копию.

При электронной подаче подавляющее большинство учреждений просит скан оригинала с четкой печатью. Оригинал вы сохраняете дома как резервную копию на случай, если что-то пойдет не так.

Различия для разных стран¶

Куда вы подаетесь, влияет на требования. Разберемся с самыми распространенными направлениями.

Германия и Австрия¶

В Германии все документы, которые не выданы на немецком языке, должны быть переведены присягнувшим переводчиком (beeidigter Übersetzer) и заверены его печатью. При подаче в ВУЗ учреждение просит скан этого заверенного перевода, но оригинал должен быть у вас дома на случай запроса.

При онлайн-подаче скан с видимой печатью и реквизитами переводчика принимается. Но сам перевод должен быть сделан именно присягнувшим переводчиком, другие варианты не подходят.

Польша¶

Польские ВУЗы требуют переводов от присяжного переводчика (tłumacz przysięgły). При электронной подаче на сайт университета скан заверенного перевода принимается. Но есть “но” — польские ВУЗы часто не признают украинское нотариальное заверение перевода как достаточное. Они просят либо перевод, сделанный в Польше, либо дополнительный документ (dichiarazione di valore или подтверждение от посольства). Поэтому с Польшей лучше уточнить требования к типу заверения.

США¶

В США при подаче документов онлайн (например, в USCIS или университет) принимают скан нотариально заверенного перевода. Нотаризация означает, что переводчик появился перед нотариусом и заверил, что это его перевод. В Украине это эквивалент нотариального заверения переводчика.

При дистанционной подаче скан с видимой нотариальной печатью и подписью принимается без проблем.

Другие страны ЕС (Франция, Чехия, Италия)¶

Каждая страна имеет свою систему заверения переводов. Франция признает переводы, заверенные assermenté (присяжным переводчиком Франции). Чехия просит чешского переводчика. Италия требует dichiarazione di valore (специальную декларацию подлинности).

Общее для всех: при электронной подаче скан заверенного перевода принимается, но сам перевод должен делать специалист с официальным статусом (присяжный, зарегистрированный, асерметный). Электронная форма подачи не отменяет это требование.

Таблица: нотаризация при электронной подаче¶

Частые ошибки при электронной подаче¶

Ошибка 1: Думать, что скан “обычного” перевода примут вместо нотариального¶

Как один пользователь написал на Reddit: “Я отправил скан перевода, который делал мой друг-филолог, и получил отказ. Посольство сказало, что нужен только перевод от присяжного переводчика с печатью.” Учреждение часто требует повторно подать заверенную версию. Это задерживает на месяцы.

Ошибка 2: Отправлять оригинал нотариального перевода почтой вместо скана¶

Это лишнее. Учреждение при онлайн-подаче просит скан, а не оригинал. Оригинал должен быть у вас как доказательство, но отправлять его в учреждение онлайн нельзя (только если вас специально попросят на интервью).

Ошибка 3: Заказывать е-апостиль без проверки, принимают ли его¶

Е-апостиль красивый и современный, но если учреждение, куда вы подаетесь, не знает, что это такое, это проблема. Проверьте перед заказом.

Ошибка 4: Думать, что дистанционная нотаризация отменяет необходимость физической нотаризации для переводов¶

Дистанционная нотаризация в е-Consul — это вариант для некоторых документов (доверенности, заявления), но не для переводов. Перевод нотариус должен заверить очно, увидев оригинал.

Как заказать нотариальный перевод для электронной подачи¶

Если вы подаетесь онлайн, процесс такой же, как для любого нотариального перевода:

1. Найдите нотариального переводчика — в зависимости от страны назначения. Для Германии/Австрии — присяжный переводчик, для США — нотариально заверенный перевод, для своей страны зависит от органа.
2. Передайте оригинал документа — в виде скана, если вы за границей, или оригинала, если в Украине.
3. Получите заверенный перевод — нотариус/присяжный переводчик выдаст вам оригинальный документ с его печатью.
4. Сделайте скан оригинала — чистый, на белом фоне, чтобы печать и реквизиты хорошо читались. При нескольких страницах — по одному файлу на страницу.
5. Загрузите скан на сайт учреждения — при онлайн-подаче документов, как правило, в поле для перевода.
6. Сохраняйте оригинал дома — на случай запроса или интервью.

Если заказываете онлайн-бюро с доставкой (например, ChatsControl), то бюро отправит вам оригинал заверенного перевода курьерской службой. Вы сканируете его и загружаете при подаче. Оригинал остается у вас как подстраховка.

Требования устанавливает учреждение, а не способ подачи¶

Главная мысль, которую нужно запомнить: нотаризация требуется учреждением, исходя из официального характера документа. Это не зависит от того, отправляете ли вы бумагу письмом в конверте или скан онлайн.

Электронная подача изменила доставку, но не требования. Учреждение заботится о достоверности, и нотариальная печать — это гарантия. Отправляете ли вы оригинал или скан — учреждение следит, чтобы перевод делала ответственная лицензированная личность.

Значит, перед заказом перевода всегда спросите у учреждения: - Какая форма заверения нужна? (нотаризация, присяжный переводчик, другое) - Скан оригинала принимается или только оригинал? - Принимают ли е-апостили?

Одно электронное письмо экономит месяцы переделок.