Чи потрібен нотаріус, якщо документ подається в електронному вигляді

Що змінилось з електронною поданою¶

Думаєте, що якщо документ подається онлайн, то нотаріальне засвідчення можна пропустити? Це логічно, але неправильно. Електронна подача документів — це тільки новий спосіб доставки. Вимоги установи до качества перекладу і його засвідчення залишаються тіми ж.

Ось у чому суть: орган, який приймає ваш переклад, дбає про його достовірність. Нотаріальне засвідчення — це його гарантія. Чи ви надсилаєте оригінальний нотаріальний переклад листом, чи скан у поштовій системі — установа хоче бути впевнена, що переклад робила людина з відповідальністю, а не хто завгодно.

На практиці це означає: скан нотаріально засвідченого перекладу з видимою печаткою нотаріуса в більшості випадків приймається. Але переклад має бути засвідчений, це обов’язково.

Коли нотаріальне засвідчення скасовується при електронній поданні¶

Очевидне питання: невже при е-поданні можна послаблювати вимоги? Технічно — ні, в закладених вимогах установи. На практиці — іноді так. Розберемо, коли засвідчення справді не потрібне.

1. Вибірково неофіційні рецепції¶

Деякі компанії, фрилансери і приватні роботодавці можуть прийняти звичайний переклад без печатки нотаріуса. Наприклад, якщо іноземна компанія наймає вас на дистанційну роботу, їй може вистачити перекладу від звичайного перекладача. Але це питання вона вирішує сама — закон до неї не застосовується.

2. Внутрішні документи компанії¶

Якщо ви перекладаєте внутрішню презентацію чи технічну документацію для роботи в компанії (не для подачі ні куди), то нотаріальне засвідчення вам не потрібне. Це стосується тільки офіційних документів, які мають питатися органам, судам, ВНЗ або офіційним установам.

3. Попередній/чорновий переклад¶

При першому зв’язку з установою деякі люди надсилають чернетку перекладу без засвідчення. Установа може це прийняти як “попередню інформацію” і лише потім попросити офіційний нотаріальний переклад для остаточної подачи. Але це тимчасовий крок, а не скасування вимоги.

Все інше — формальні докази, шлюб, розлучення, науково диплом, довідки від державних органів, медичні документи — потребує нотаріального засвідчення при поданні. Електронна форма подачи це не змінює.

Е-апостиль і цифрова нотаризація: що це вам дає¶

За останні роки в Україні та за кордоном розвинулась електронна нотаризація. В Україні це електронний реєстр нотаріальних дій і система е-Consul для дистанційної роботи з диплюсунками українців за кордоном. Деякі країни вже видають е-апостилі — цифрові версії штампа, який підтверджує справжність документа.

Звучить як спрощення, але справити є підводні камені.

Е-апостиль: дійсна, але з умовами¶

Е-апостиль вважається рівноправною з паперовою за міжнародною конвенцією, і ніяка установа не може відмовити у її прийняті тільки на тій підставі, що вона електронна.

Але цей “технічно рівноправна” до “насправді приймають” — великий рівень. Про першого е-апостиль видають менше 20 країн світу. Більшість установ світу ще не мають інфраструктури для їх перевірки. До того ж, чого е-апостиль друкується, вона втрачає силу — повинна залишатись в цифровому вигляді, що ускладнює роботу людям, які привикли до паперу.

Практична рекомендація: перевірте зараз у ту установу, куди ви подаватимете документи, приймає вона е-апостилі чи ні. Якщо вона в списку офіційних користувачів — можна замовляти. Якщо ні — краще замовити паперову версію з традиційним штампом. Ви навіть можете запитати у установи: “Does your institution accept digital e-apostilles?” — більшість українських установ пока можуть чітко відповісти.

Дистанційна нотаризація: коли вона дозволена¶

В Україні через систему е-Consul українці за кордоном можуть замовляти деякі документи дистанційно. Наприклад, дистанційно можна засвідчити довіреність або заяву.

Але переклади документів не входять в список послуг, які можна засвідчити дистанційно. Чому? Нотаріус має персонально побачити оригінал документа, щоб упевнитися в його справжності і в тому, що переклад відповідає оригіналу. Проглянути фото або скан з екрана монітора — це не те саме, що тримати оригінал в руках. Тут нотаріус несе відповідальність.

Наслідок: переклад мають засвідчувати у нотаріуса очно в його офісі. Після того нотаріус видає вам оригінальний засвідчений переклад з його підписом, печаткою, реквізитами. Цей документ ви потім можете надіслати установі онлайн у виді скана.

Скан, оригінал, копія: що приймають при електронній поданні¶

Тут чітке розрізнення:

Оригінальний нотаріальний переклад¶

Це те, що вам видає нотаріус — документ з його署існою печаткою (круглий штамп), його підписом, реквізитами, датою засвідчення і печаткою бюро. Це найголовніший документ.

Скан оригіналу¶

Фотографія або сканування цього оригіналу. При онлайн-поданні установа зазвичай просить саме це — скан оригіналу нотаріального перекладу. При умові, що скан чіткий і печатка та підпис читаються добре, установа його приймає.

Копія (фотокопія у нотаріуса)¶

Деякі нотаріуси можуть завірити копію оригіналу нотаріального перекладу. Це робиться рідко, бо для установи логічніше мати скан оригіналу, а не копію. Але якщо у вас немає можливості сканувати, можна замовити засвідчену копію.

При електронній поданні переважна більшість установ просить скан оригіналу з чіткою печаткою. Оригінал зберігають у себе дома як резервну копію на випадок, якщо щось пійде не так.

Різниця для різних країн¶

Де ви подаєтеся, впливає на вимоги. Розберемо найпоширеніші напрямки.

Німеччина і Австрія¶

У Німеччині всі документи, які не видані німецькою мовою, мають бути перекладені присяжним перекладачем (beeidigter Übersetzer) і засвідчені його печаткою. При поданні в ВНЗ установа просить скан цього засвідченого перекладу, але оригінал мають бути у вас в домівці на випадок запиту.

При онлайн-поданні скан з видимою печаткою та реквізитами перекладача приймається. Але сам переклад має бути робить саме присяжним перекладачем, інші варіанти не проходять.

Польща¶

Польські виші вимагають переклади присяжним тлумачем (tłumacz przysięgły). При електронній поданні на сайт університету скан засвідченого перекладу приймається. Але тут є “але” — польські ВНЗ часто не визнають українського нотаріального засвідчення перекладу як достатнього. Вони просять либо переклад, зроблений в Польщі, либо додатковий документ (dichiarazione di valore, подяка від посольства). Тому з Польщею краще уточнити вимоги до типу засвідчення.

США¶

У США при поданні документів онлайн (наприклад, у USCIS або університет) приймають скан нотаризованого перекладу. Нотаризація означає, що перекладач з’явився перед нотаріусом і засвідчив, що це його переклад. В Україні це еквівалент нотаріального засвідчення перекладача.

При дистанційній поданні скан з видимим нотаріальним штампом і підписом приймається без проблем.

Інші країни ЄС (Франція, Чехія, Италія)¶

Кожна країна має свою систему засвідчення перекладів. Франція визнає перекладів, засвідчених assermenté (присяжним перекладачем Франції). Чехія просить чеського перекладача. Італія вимагає dichiarazione di valore (спеціальну декларацію справжності).

Спільне для всіх: при електронній поданні скан засвідченого перекладу приймається, але сам переклад має робити фахівець з офіційним статусом (присяжний, зареєстрований, асерметний). Електронна форма подачи не скасовує цієї вимоги.

Таблиця: Нотаріальне засвідчення — при elettronica поданні¶

Поширені помилки при електронній поданні¶

Помилка 1: Думати, що скан “звичайного” перекладу приймуть замість нотаріального¶

Як один користувач написав на Reddit: “Я надіслав скан перекладу, якого робив мій друг-філолог, і отримав відмову. Посольство сказало, що потрібен лише переклад від присяжного перекладача з печаткою.” Орган нерідко відповідає на електронну подачу вимогою повторно подати засвідчену версію. Це займає місяці додатково.

Помилка 2: Надсилати оригіналу нотаріального перекладу поштою замість скана¶

Це зайво. Установа при онлайн-поданні просить скан, а не оригінал. Оригінал має бути у вас як доказ, але подати його до установи онлайн не можна (можна лише якщо вас спеціально попросять на інтерв’ю).

Помилка 3: Замовляти е-апостиль не перевіривши, чи його приймають¶

Е-апостиль красива і сучасна, але якщо установа, куди ви подаватиметесь, не знає, що це таке, це буде проблема. Перевірте перед замовленням.

Помилка 4: Думати, що дистанційна нотаризація скасовує потребу у физичній нотаризації для перекладів¶

Дистанційна нотаризація в е-Consul — это варіант для деяких документів (довіреності, заяви), але не для перекладів. Переклад нотаріус має засвідчити очно, побачивши оригінал.

Як замовити нотаріальний переклад для електронної подачі¶

Якщо ви подаватиметесь онлайн, процес такий же, як для будь-якого нотаріального перекладу:

1. Знайдіть нотаріального перекладача — стёклокачуючись з того, яка країна призначення. Для Німеччини/Австрії — присяжний перекладач, для США — нотаризований переклад, для своєї країни залежить від органу.
2. Передайте оригінал документа — у вигляді скана, якщо ви за кордоном, або оригіналу, якщо в Україні.
3. Отримайте засвідчений переклад — нотаріус/присяжний перекладач видасть вам оригінальний документ з його печаткою.
4. Зробіть скан оригіналу — чистий, на білому тлі, щоб печатка та реквізити читалися добре. Ро покалік мовах — по одному файлу на сторінку.
5. Завантажте скан на сайт установи — при онлайн-поданні документів, як правило, в тому полі, де просять переклад.
6. Зберігайте оригінал дома — на випадок запиту або интервью.

Якщо замовляєте онлайн-бюро з доставкою (типу ChatsControl), то бюро надішле вам оригіналу засвідченого перекладу кур’єрською службою. Ви скануєте його і завантажуєте при поданні. Оригінал залишається у вас як дахра.

Вимоги встановило установа — не способіб подачі¶

Головна думка, яку потрібно запам’ятати: нотаріальне засвідчення вимагає установа, на основі того, наскільки офіційний характер документа. Це не залежить від того, чи ви подаєте паперу листом в конверті, чи скан онлайн.

Електронна подача змінила доставку, але не вимоги. Установа дбає про достовірність, і нотаріальна печатка — це гарантія. Чи ви надсилаєте оригінал, чи скан — установа стежить, щоб переклад робила відповідальна людина з офіційним статусом.

Значит, перед замовленням перекладу завжди запитайте установу: - Яка форма засвідчення потрібна? (нотаріальне, присяжний перекладач, інше) - Скан оригіналу приймається чи тільки оригінал? - Чи приймають е-апостилі?

Одна електронна листа экономит месяце переделок.