Как пришивается нотариальный перевод: к оригиналу или к копии

Когда заказываешь нотариальный перевод у нотариуса, первый вопрос часто звучит так: “К оригиналу его пришивать или к копии?”. Это не мелочь - от этого зависит, примет ли документ учреждение и сколько времени займет оформление.

Два варианта прошнуровки: оригинал или заверенная копия¶

Нотариальный перевод всегда прошнуровывается - скрепляется веревкой или специальным материалом - в комплект с документом. Это предотвращает разделение перевода от оригинала и гарантирует, что нотариус все хорошо проверил.

Но оригинальный документ - это дорогая вещь. Дипломы, паспорта, свидетельства о рождении часто нужны вам бесконечно, и отпускать их в посольство на неделю-две - рискованно. Поэтому существует два пути:

Вариант 1: Перевод пришивается к оригиналу. Вы приносите оригинал нотариусу, он его рассматривает, сравнивает с переводом, потом прошнуровывает перевод непосредственно к оригиналу. На последней странице ставит печать и подпись. В итоге оригинал покидает ваш дом вместе с переводом - его несете в посольство, банк или вуз.

Вариант 2: Перевод пришивается к заверенной копии. Здесь процесс дольше. Сначала нотариус делает официально заверенную копию вашего оригинала - ставит печать, надписи “копия” на каждой странице. Потом к этой заверенной копии он уже прошнуровывает перевод. Результат: вы забираете оригинал домой, а в посольство идет только копия с переводом.

Прошнуровка - это важно. Если просто скрепить скобой или клеем, нотариус это не заверит. Шнур протягивается через дырки во всех листах, а на последней странице шнур завязывается узлом и накрывается печатью нотариуса - так что видно, что его не разрывали.

Когда рассчитывать на оригинал, а когда - на копию¶

Выбор варианта зависит от того, что требует учреждение, в которое вы подавать будете документ.

Как пишет в своем решении Минюст Украины, “перевод, размещенный на отдельном от оригинала или копии листе, прикрепляется к нему, прошнуровывается и скрепляется подписью нотариуса и его печатью”. Закон не запрещает ни оригинал, ни копию.

Посольства и консульства - здесь часто требуют оригинал. Это логично: они хотят увидеть подлинный документ, не копию. Европейские посольства особенно ценят оригиналы. Перед заказом всегда свяжитесь с посольством на сайте или по телефону и спросите: “Требуется ли оригинальный документ с переводом или копия с переводом подойдет?”. Некоторые могут принять и копию.

Банки - зависит от банка и от того, для чего перевод. Часто принимают копию с нотариальным переводом. Позвоните и уточните.

Высшие учебные заведения - большинство европейских вузов требуют оригинал диплома или свидетельства об образовании с нотариальным переводом. Некоторые могут попробовать копию, но рассчитывайте на оригинал. В заявке на поступление часто указано: “Соответствующие копии (заверенные нотариусом) или оригиналы”.

Суды и органы власти - зависит от юрисдикции и от процесса, но часто принимают заверенную копию.

Частная компания (например, работодатель, страховая компания) - может быть довольна и копией.

Если не уверены, всегда лучше заказать оригинал. Если вузу потом скажут “да нам копия подойдет”, у вас уже есть оригинал, и это не беда. Если заказать копию, а вузу выяснится нужен оригинал, придется все переделывать с нуля.

Процесс оформления: как это выглядит¶

Если пришивается к оригиналу:

1. Вы приносите оригинальный документ нотариусу.
2. Приносите перевод, если переводчик - не сам нотариус. Если нотариус говорит на языках, он может составить перевод прямо на месте, но это дороже.
3. Нотариус рассматривает оригинал: цел ли он, нет ли исправлений карандашом, все ли даты написаны словами (не цифрами), видны ли печати и подписи.
4. Сравнивает перевод с оригиналом - нет ли ошибок, не забыл ли переводчик важные термины.
5. Прошнуровывает перевод к оригиналу. На последней странице ставит печать и подпись.
6. Записывает действие в реестр нотариуса.
7. Вы платите и забираете документ домой.

Оригинал остается при вас, но теперь он связан с переводом и имеет печать нотариуса.

Если пришивается к копии:

1. Вы приносите оригинал нотариусу.
2. Нотариус делает заверенную копию: каждую страницу копирует, ставит на каждой “копия” и печать.
3. Потом приносите перевод, и нотариус прошнуровывает его к заверенной копии.
4. На последней странице - снова печать и подпись.
5. Вы платите и забираете: оригинал у вас, скрепленный пакет (копия + перевод) - у вас же. В посольство идет только пакет, оригинал остается дома.

Этот вариант дольше и стоит дороже - отдельно платите за копию, отдельно за перевод, отдельно за прошнуровку. Но вы не рискуете оригиналом.

Важно: простая копия не подойдет¶

Печальная ошибка, которую часто совершают: принести нотариусу простую копию (сделанную на копировальной машине дома или в интернет-кафе) и его попросить, чтобы он заверил перевод к ней. Нотариус это не примет.

Почему? Потому что нотариус не проверил эту копию. Он не знает, подлинная ли она, правда ли скопирована с оригинала без изменений. Если нотариус ставит печать на копию, он подтверждает, что он лично сравнил эту копию с оригиналом и удостоверяет тождественность.

Как пишут в WikiLegalAid: “Заверение подписи переводчика: Перевод пришивается к оригиналу документа или к его обычной качественной копии, и нотариус заверяет на этом зшитке только подпись переводчика.”

Ключ здесь - “качественной копии”. Это означает копию хорошего качества, без помутнений и размазанных мест, но это не снимает с нотариуса ответственность. Если нотариус заверяет, он имеют в виду копию, которую он сам проверил рядом с оригиналом, или заверенную копию (которую он раньше уже подтвердил как верную).

Поэтому схема “принеси простую копию, я заверю перевод к ней” не работает.

Стоимость обоих вариантов¶

Прежде чем выбирать, знайте, что это стоит.

Государственная пошлина за заверение одной страницы перевода - примерно 5-10 гривень в зависимости от региона. Частные нотариусы берут дороже, 50-200 гривень за страницу плюс свои услуги.

Если заказываете копию + перевод, то добавляются и услуги копирования. За одну страницу копии - еще 5-10 гривень.

Итак: - Оригинал + перевод: 50-200 гривень за страницу перевода + нотариальные услуги. - Копия + перевод: то же самое, но плюс 5-10 гривень за каждую страницу копии, и немного больше времени.

Разница несущественна, но добавьте этот факт: для копии может потребоваться еще один визит. Поэтому если учреждение позволяет, берите оригинал - это быстрее.

Обусловленные ошибки¶

Нотариусы часто отказывают заверять оригинал, если он старый, имеет потемнения, пожелтение от времени, или если текст выблеклый. На таких оригиналах текст не видно четко, и нотариус не может проверить перевод. В этом случае единственный выход - заверенная копия. Оригинал остается дома, а нотариус делает яркую копию на белой бумаге, ставит на ней “копия”, печать - и работает уже с этой копией.

Некоторые нотариусы также требуют, чтобы оригинал был принесен в офис лично, проверен правоохранителем или с присутствием третьего лица. Это зависит от юрисдикции и от того, на какой язык переводится. Но стандартно можно просто принести оригинал самому.

Как выбрать: простой алгоритм¶

1. Позвоните в учреждение, в которое подавать будете документ. Спросите: “Требуете ли вы оригинала документа или копия с нотариальным переводом подойдет?”.
2. Если позволяют копию - заказывайте копию + перевод. Оригинал остается у вас.
3. Если нужен оригинал - заказывайте перевод к оригиналу.
4. Если неизвестно - берите оригинал. Это обычный вариант, и меньше возможности потом узнать, что все придется переделывать.

И спросите еще несколько деталей: должны ли быть все страницы пронумерованы, должна ли на последней странице стоять нотариальная надпись на конкретном языке, можно ли электронную подпись нотариуса или нужна рукописная.

Онлайн заказ нотариального перевода¶

Если у вас нет времени или возможности ходить к нотариусу лично, это усложняет ситуацию, но не невозможно. Переводчик может составить перевод дома, а потом вы можете отправить фото оригинала или копии в ChatsControl, сервис заверит перевод с участием человеческого присяжного переводчика, и вы получите заверенную копию с переводом на email за 2-4 часа. Такой вариант подходит, если оригинал расстаться не можно, или если нотариуса нет рядом.

Но стандартно - придите к нотариусу, принесите оригинал или копию, и все будет готово за один день.

Материалы для прошнуровки¶

Один практический вопрос от людей: “А как они прошнуровывают? На что рассчитываем - на веревку?”. Нотариус прошнуровывает специальным материалом - веревкой, льном или пластиковой лентой. Некоторые нотариусы просят приносить материал с собой, некоторые имеют в офисе. Лучше спросить заранее, чтобы не бегать потом в супермаркет по веревку.

Исключение: когда копия - единственный выход¶

Трапляются ситуации, когда у вас просто нет оригинала. Например, документ остался в Украине у родственников, или оригинал паспорта заграничный (его вообще нельзя рисковать отправлять). В этом случае вариант один - копия.

Но какая копия? Не домашняя. Вам нужна официальная копия: выписка из реестра актов гражданского состояния, справка с работы, выписка из ЕДР для бизнеса - любой документ, выданный органом-издателем на официальном бланке со своей печатью. Именно такую копию нотариус может заверить как подлинную.

Когда нотариус работает с такой копией, он проверяет ее на подлинность, в каком году она издана, нет ли подозрительных изменений, а потом делает заверенную копию этой копии. Кажется запутанным, но это гарантирует юридическую силу.

Практические примеры: три сценария¶

Сценарий 1: Выпускник готовится к поступлению в европейский вуз.

Имел оригинал диплома дома. Позвонил на факультет - сказали, что нужен оригинал с переводом. Забыл, что оригинал бакалавра он уже давал кому-то другому. Теперь делает заверенную копию бакалавра, потом к ней добавляет перевод. Результат: копия + перевод идет в вуз, оригинал остается у него. Если бы вуз потом сказал “нет, нам оригинал нужен”, то пришлось бы еще дороже - делать оригинал + перевод отдельно. Хорошо уже, что уточнил заранее.

Сценарий 2: Строитель нужно перевести свидетельство о рождении для посольства.

Позвонил в посольство Германии в Украине - строго-настрого: “Только оригинала с нотариальным переводом. Копию не принимаем.” Оригинал свидетельства у него есть. Принес нотариусу, нотариус прошнурил перевод к оригиналу. Заплатил, забрал, несет в посольство. Копия осталась дома как страховка на случай, если что-то потеряется.

Сценарий 3: Женщина начинает дело об алиментах за пределами Украины.

Ребенок родился за границей, свидетельство о рождении иностранное. Ей нужно это перевести для суда Польши. Оригинала иностранного свидетельства у нее нет - хранится в консульстве. На руках у нее - копия, выданная консульством. Нотариус проверил эту копию, заверил, потом прошнурил перевод. Идет в суд. Ничего не потеряно, оригинал в безопасности в консульстве.

Срок действия заверенной копии¶

Часто возникает вопрос: “Как долго действительна заверенная копия?”. Формально - без ограничений. Нотариус заверил - и перевод, и копию - действительны вечно, если только не выяснится, что документ был поддельным (за что нотариус несет ответственность).

Но практически. Посольства, банки, высшие учебные заведения имеют свои требования. Дипломы вузов часто просят переводить не старше чем 3 года от выдачи. Банковские документы - не старше чем 3-6 месяцев. Справки об отсутствии судимости для визы - не старше чем 3 месяца. Это зависит не от нотариального заверения, а от установленных органом-адресантом требований. Нотариус это не контролирует.

Поэтому перед заказом уточните не только “оригинал или копия”, но и “и как давно должен быть выдан документ по вашим требованиям”. Может вузу нужен диплом, выданный не более чем 5 лет назад. А ваш диплом - 15 лет. Тогда ни копия, ни оригинал - не подойдут, нужна будет академическая справка или дубликат.

Когда возникают проблемы: типичные ошибки¶

На практике люди часто ошибаются. Вот самые популярные ошибки и как их избежать:

Ошибка 1: Принести обычную копию, сделанную дома

Об этом уже писали, но происходит так часто, что стоит повторить. Нотариус отказывает. Решение: сначала попросить нотариуса заверить копию, потом уже к ней прошнуровать перевод. Это дополнительный шаг, но правильный.

Ошибка 2: Заказать перевод к оригиналу, а потом выяснить, что учреждению нужна копия

Результат: приходится делать все сначала. На этот раз - копию + перевод. Выход: всегда звоните перед заказом. Два звонка - пять минут - но сэкономит вам столько времени и денег.

Ошибка 3: Испортиться оригинал при доставке

Редко, но происходит. Особенно старые документы или какие-то хрупкие свидетельства. Нескольких минут у нотариуса бывает достаточно, чтобы документ повредиться при неправильной упаковке при доставке “Новой Почтой”. Выход: когда у вас есть альтернатива, воспользуйтесь копией. А оригинал держите дома.

Ошибка 4: Разделить оригинал от перевода

Нотариус прошнурил, но потом человек отделил листы - разрезал веревку, чтобы оригинал взять домой, а перевод нести в посольство. Посольство это сразу видит - веревка обрезана, печать на листах рассеяна. Документ неминуемо будет считаться недействительным. Выход: когда вы разделяете оригинал от перевода - это означает, что должна была быть копия. Не делайте это.

Ошибка 5: Забыть о дополнительных документах

Часто чтобы заверить копию, нотариус просит принести оригинал для сравнения. Если оригинала нет под рукой (остался в Украине у родственников), процесс задерживается. Выход: заранее попросить у органа-издателя копию на бумаге с печатью. Отправить нотариусу. Он и будет работать с ней.

Альтернативы: присяжный перевод¶

Некоторые люди путают нотариальный перевод с присяжным. Это разные вещи.

Нотариальный перевод - заверение переводчика нотариусом. Нотариус не проверяет точность перевода - он только заверяет, что подпись под переводом действительно принадлежит этому человеку.

Присяжный перевод - перевод, сделанный переводчиком, который принес присягу. В некоторых странах (Германия, Франция, Испания) есть реестры присяжных переводчиков. Присяжный переводчик несет личную ответственность за качество. Его можно привлечь к суду, если перевод окажется ошибочным.

В Украине присяжных переводчиков нет - есть присяжные переводчики английского в консульствах, но то дела в консульстве. На местном уровне все, что есть - это нотариальные заверения. Если учреждение просит “присяжный перевод”, а вы в Украине - договоритесь с учреждением, примут ли они нотариальный украинского нотариуса. Часто принимают, иногда нет.

Как выбрать оригинал или копию: финальный чек-лист¶

Перед тем как заказать перевод, пройдите один за одним:

1. Позвоните / напишите в учреждение. Спросите: “Требуете ли вы оригинала с переводом или копия с переводом подойдет?”.

2. Уточните срок. “Как давно должен быть выдан документ по вашим требованиям?”. На случай, если ваш документ старый.

3. Спросите о форме. “Электронные копии принимаете или только бумажные?”. Если форма отправки копии по email - электронное заверение, если бумажная - обязательно распечатать.

4. Уточните язык перевода. Некоторые учреждения требуют конкретный язык - например, только немецкий, не английский.

5. Спросите о заверении. “Принимаете ли нотариальное заверение украинского нотариуса?”.

6. Записывайте детали. Когда придете к нотариусу, у вас будет справка, но общение с учреждением можете иметь по электронне и легко забыть, что именно они просили.

7. Спросите, должна ли быть копия заверена. “Если вы просите копию - должна ли она также быть заверена нотариусом или достаточно обычной копии с переводом?”.

Звучит долго, но можно спросить все одним звонком. Большинство учреждений уже привыкли к таким вопросам.

Онлайн заказ и дистанционное заверение¶

Если у вас нет времени ходить к нотариусу лично, есть альтернатива. Некоторые сервисы, включая ChatsControl, предлагают услугу дистанционного нотариального перевода. Вы делаете фото оригинала или копии, отправляете через интернет, человеческий присяжный переводчик проверяет документ, составляет перевод, потом заверяет его через квалифицированную подпись нотариуса на расстоянии (с использованием ЭЦП). Документ получаете по email за 2-4 часа.

Это способ для людей, живущих далеко от больших городов или не могущих позволить себе месяцы ожидания в очереди к нотариусу. Но проверьте, принимает ли учреждение такое дистанционное заверение - некоторые консервативные органы (консульства, суды) могут требовать бумажную форму с подписью физически.

В заключение: нотариальный перевод всегда прошнуровывается. К чему - к оригиналу или копии - зависит от ваших возможностей и требований учреждения. Всегда уточняйте требования перед заказом. Выбирайте вариант, который вам удобнее, но помните: неправильный выбор может означать, что все придется делать с нуля.