Як підшивається нотаріальний переклад: до оригіналу чи до копії

Коли замовляєш нотаріальний переклад у нотаріуса, першим питанням буває: “до оригіналу чи до копії його робити?”. Це не дрібниця - від цього залежить, чи прийме установа документ та скільки часу займе оформлення.

Два варіанти прошнурування: оригінал або засвідчена копія¶

Нотаріальний переклад завжди прошнуровується - скріплюється шнурком чи спеціальним матеріалом - у комплект з документом. Це запобігає розділенню перекладу від оригіналу та гарантує, що нотаріус добре все перевірив.

Але оригінал документа - це дорога річ. Дипломи, паспорти, свідоцтва про народження часто потрібні вам безкінечно, і відпускати їх до посольства на тиждень-два - ризиковано. Тому існує два шляхи:

Варіант 1: Переклад підшивається до оригіналу. Ви приносите оригінал нотаріусу, він розглядає його, порівнює з перекладом, потім прошнуровує переклад безпосередньо до оригіналу. На останній сторінці ставить печатку та підпис. У підсумку оригінал залишає ваш будинок разом з перекладом - його несеш до посольства, банку чи вишу.

Варіант 2: Переклад підшивається до засвідченої копії. Тут процес довший. Спочатку нотаріус робить офіційно засвідчену копію вашого оригіналу - ставить печатку, написи “копія” на кожній сторінці. Потім до цієї засвідченої копії він уже прошнуровує переклад. Результат: ви забираєте додому оригінал, а до посольства йде лише копія з перекладом.

Прошнурування - це важливо. Якщо просто скріпити скобою або клеєм, нотаріус це засвідчити не буде. Шнур протягується через дірки в усіх аркушах, а на останній сторінці шнур зав’язується вузлом і накривається печаткою нотаріуса - так що видно, що його не розривали.

Коли рахуватися з оригіналом, а коли - з копією¶

Вибір варіанта залежить від того, що просить установа, до якої ви подаватимете документ.

Як пише у своєму рішенні Мін’юст України, “переклад, розміщений на окремому від оригіналу чи копії аркуші, прикріплюється до нього, прошнуровується і скріплюється підписом нотаріуса і його печаткою”. Закон не забороняє ані оригіналу, ані копії.

Посольства й консульства - тут часто вимагають оригінал. Це логічно: вони хочуть побачити справжній документ, не копію. Європейські посольства особливо цінують оригінали. Перед замовленням завжди зв’яжіться з посольством на сайті або телефоном і запитайте: “Чи потрібен оригіналний документ із перекладом чи копія із перекладом підійде?”. Деякі можуть приймати й копію.

Банки - залежить від банку й від того, для чого переклад. Часто приймають копію з нотаріальним перекладом. Телефонуйте й уточнюйте.

Вищі навчальні заклади - більшість європейських вишів вимагають оригінал диплома чи свідоцтва про освіту із нотаріальним перекладом. Деякі можуть спробувати копію, але рахуйте на оригінал. У заявці на вступ часто перелічено: “Відповідні копії (засвідчені нотаріусом) або оригінали”.

Суди й органи влади - залежить від юрисдикції й процесу, але часто приймають засвідчену копію.

Приватна компанія (наприклад, роботодавець, страхова компанія) - може бути задоволена й копією.

Якщо й не впевнені, завжди краще замовити оригінал. Якщо вишу потім скажуть “та нам копія підійде”, ви вже маєте оригінал, і це не біда. Якщо замовити копію, а вишу виявиться потрібен оригінал, доведеться все переробляти з нуля.

Процес оформлення: як це виглядає¶

Якщо підшивається до оригіналу:

1. Ви приносите оригінальний документ нотаріусу.
2. Приносите переклад, якщо перекладач - не сам нотаріус. Если нотаріус говорить мови, він може скласти переклад прямо на місці, але це дорожче.
3. Нотаріус розглядає оригінал: чи він цілий, чи немає виправлень олівцем, чи всі дати написані словами (не цифрами), чи видно печатки й підписи.
4. Порівнює переклад з оригіналом - не скрізь помилки, не забув перекладач важливі терміни.
5. Прошнуровує переклад до оригіналу. На останній сторінці ставить печатку й підпис.
6. Записує дію в реєстр нотаріуса.
7. Ви сплачуєте й забираєте документ додому.

Оригінал залишається при вас, але тепер він зв’язаний з перекладом і має печатку нотаріуса.

Якщо підшивається до копії:

1. Ви приносите оригінал нотаріусу.
2. Нотаріус робить засвідчену копію: кожну сторінку копіює, ставить на кожній “копія” і печатку.
3. Потім приносите переклад, і нотаріус прошнуровує його до засвідченої копії.
4. На останній сторінці - знову печатка й підпис.
5. Ви сплачуєте й забираєте: оригінал у вас, скріплений пакет (копія + переклад) - у вас же. До посольства йде лише пакет, оригінал лишається вдома.

Цей варіант довший і коштує дорожче - окремо платите за копію, окремо за переклад, окремо за прошнурування. Але вы не ризикуєте оригіналом.

Важливо: звичайна копія не підійде¶

Сумна помилка, що часто сприймається: принести нотаріусу звичайну копію (зроблену на копіювальній машині дома або в інтернет-кафе) і його попросити, щоб він засвідчив переклад до неї. Нотаріус це не прийме.

Чому? Тому що нотаріус не перевірив цю копію. Він не знає, чи вона справжня, чи правда скопійована з оригіналу без змін. Якщо нотаріус ставить печатку на копію, він підтверджує, що він особисто порівняв цю копію з оригіналом і видтверджує тотожність.

Як пишуть у WikiLegalAid: “Засвідчення підпису перекладача: Переклад підшивається до оригіналу документа або до його звичайної якісної копії, і нотаріус засвідчує на цьому зшитку лише підпис перекладача.”

Ключ тут - “якісної копії”. Це означає копію хорошої якості, без потьмяніння і розмазаних місць, але кQuantity це не залишає у нотаріуса відповідальність. Якщо нотаріус засвідчує, він мають на увазі копію, яку він сам перевірив рядом з оригіналом, або засвідчену копію (яку він раніше вже підтвердив як вірну).

Тому схема “принеси звичайну копію, я засвідчу переклад до неї” не працює.

Вартість обох варіантів¶

Перш ніж вибирати, знайте, що це коштує.

Державний збір за засвідчення однієї сторінки перекладу - приблизно 5-10 гривень залежно від регіону. Приватні нотаріуси беруть дороже, 50-200 гривень за сторінку плюс свої послуги.

Якщо замовляєте копію + переклад, то додаються й послуги копіювання. За одну сторінку копії - ще 5-10 гривень.

Отже: - Оригінал + переклад: 50-200 гривень за сторінку перекладу + нотаріальні послуги. - Копія + переклад: те саме, але плюс 5-10 гривень за кожну сторінку копії, і трохи більше часу.

Різниця неістотна, але додайте цей час: для копії може потрібен ще один візит. Тому якщо установа дозволяє, беріть оригінал - це швидше.

Обумовлені помилки¶

Нотаріуси часто відмовляють засвідчувати оригінал, якщо він старий, має потьмяніння, жовтіння від часу, чи якщо текст виблідлий. На таких оригіналах текст не видно чітко, і нотаріус не може перевірити переклад. У такому випадку єдиний вихід - засвідчена копія. Оригінал лишається вдома, а нотаріус робить яскраву копію на белому папері, ставить на ній “копія”, печатку - і роботає вже з цією копією.

Деякі нотаріуси також вимагають, щоб оригінал було принесено в офіс особисто, перевіреним правоохоронцем чи із присутністю третьої особи. Це залежить від юрисдикції й від того, на яку мову перекладається. Але стандартно можна просто принести оригінал самому.

Як вибрати: простий алгоритм¶

1. Телефонуйте в установу, до якої подаватимете документ. Запитайте: “Чи вимагаєте ви оригіналу документа або копія з нотаріальним перекладом підойде?”.
2. Якщо дозволяють копію - замовляйте копію + переклад. Оригінал залишається у вас.
3. Якщо потрібен оригінал - замовляйте переклад до оригіналу.
4. Якщо невідомо - беріть оригінал. Це звичний варіант, і меньше можливості потім дізнатися, що все змусять переробляти.

Й запитайте ще кілька деталей: чи мають бути всі сторінки пронумеровані, чи на останній сторінці повинен стояти нотаріальний напис на конкретній мові, чи можна е-подпис нотаріуса або потрібен рукописний.

Онлайн замовлення нотаріального перекладу¶

Якщо у вас немає часу або можливості ходити до нотаріуса особисто, це ускладнює справу, але не неможливо. Перекладач може скласти переклад удома, а потім ви можете завіс фото оригіналу або копії ChatsControl, набір завіритиме переклад за участю людського присяжного перекладача, й ви отримаєте засвідчену копію з перекладом на email за 2-4 години. Такий варіант підходить, якщо оригінал залишити не можна, або якщо нотаріуса немає поруч.

Але стандартно - прийдіть до нотаріуса, принесіть оригінал або копію, й все буде готово за один день.

Матеріали для прошнурування¶

Один практичний питання від людей: “А як вони прошнуровують? На що рахуємо - на шнур?”. Нотаріус прошнуровує спеціальним матеріалом - мотузкою, льоном чи пластиковою стрічкою. Деякі нотаріуси просять приносити матеріал у себе, деякі мають у офісі. Краще запитайте заздалегідь, щоб не бігти потім в супермаркет по шнур.

Виключення: коли копія – единий вихід¶

Трапляються ситуації, коли у вас просто нема оригіналу. Наприклад, документ залишився в Україні у родичів, або оригінал паспорта закордонний (його взагалі важко жалювати). У такому разі варіант один – копія.

Але яка копія? Не домашня. Вам потрібна офіційна копія: витяг з реєстру актів цивільного стану, довідка з роботи, витяг з ЄДР для бізнесу – будь-яка папер, видана органом-видавцем на офіційному бланку зі своєю печаткою. Саме таку копію нотаріус може засвідчити як справжню.

Коли нотаріус роботає з такою копією, він перевіряє її на автентичність, у якій рік видана, чи немає підозрілих змін, а потім робить засвідчену копію цієї копії. Видається заплутано, але це гарантує юридичну силу.

Практичний приклад: три сценарії¶

Сценарій 1: Дипломант готується до вступу в європейський виш.

Мів оригінал диплома дома. Позвонив на факультет – сказали, що потрібен оригінал з перекладом. Забув, що оригінал бакалавра він уже давав когось інший раз. Тепер робить засвідчену копію бакалавра, потім до неї додає переклад. Результат: копія + переклад йде у виш, оригінал залишається у нього. Якби виш потім сказав “ні, нам оригінал потрібен”, то пішло б іще дороже – робити оригінал + переклад окремо. Добре вже, що уточнив заздалегідь.

Сценарій 2: Будівельник треба перевести свідоцтво про народження для посольства.

Позвонив у посольство Німеччини в Україні – строго-настрого: “Тільки оригіналу з нотаріальним перекладом. Копія не приймаємо.” Оригінал свідоцтва у нього є. Приніс нотаріусу, нотаріус прошнурував переклад до оригіналу. Сплатив, забрав, несе до посольства. Копія залишилася вдома як обезпека на випадок, якщо щось втратиться.

Сценарій 3: Жінка розпочинає справу про алименти за межами України.

Дитина народилася за кордоном, свідоцтво про народження іноземне. Їй треба це перекласти для суду Польщі. Оригіналу іноземного свідоцтва у неї немаєї – зберігається у консульстві. На місцях у неї – копія, видана консульством. Нотаріус перевірив цю копію, засвідчив, потім прошнурував перевід. Йде до суду. Нічого не втрачено, оригінал в безпеці у консульстві.

Термін дії засвідченої копії¶

Часто виникає питання: “Як довго чинна засвідчена копія?”. Формально – без обмежень. Нотаріус засвідчив – и перекладу, и копії - чинна вічно, якщо тільки не виявиться, що документ був підроблений (за що нотаріус несе відповідальність).

Але практично. Посольства, банки, вищі навчальні заклади мають свої вимоги. Дипломи вузів часто просять переводити не старше за 3 роки від видачі. Банківські документи – не старше за 3-6 місяців. Завідки про несудимість для візи – не старше за 3 місяці. Це залежить не від нотаріального засвідчення, а від встановлених органом-адресантом вимог. Нотаріус це не контролює.

Тому перед замовленням уточніть не лише “оригінал чи копія”, але й “і як давно мав бути виданий документ за нашими вимогами”. Може вишу потрібен диплом, виданий не більше як 5 років тому. А ваш диплом – 15 років. Тоді фіча копія, фіча оригінал – обоє не підійдуть, потрібна буде академічна довідка або дублікат.

Коли виникають проблеми: типові помилки¶

На практиці люди часто помиляються. Ось найпопулярніші ошибки і як їх уникнути:

Помилка 1: Принести звичайну копію, зроблену вдома

Про це вже писали, але мовить настільки часто, що варто повторити. Нотаріус відмовляє. Рішення: спочатку попросити нотаріуса засвідчити копію, потім уже до неї прошнуровувати переклад. Це додатковий крок, але правильний.

Помилка 2: Замовити переклад до оригіналу, а потім з’ясувати, що установі потрібна копія

Результат: доводиться робити всі спочатку. На цей раз – копію + переклад. Вихід: завжди телефонуйте перед замовленням. Два дзвоники – п’ять хвилин – але заощадить вам стільки часу і грошей.

Помилка 3: Зіпсовується оригінал під час доставки

Рідко, але трапляється. Особливо старі документи або якісь крихкі свідоцтва. Кількох хвилин у нотаріуса буває достатньо, щоб документ пошкодитися при неправильній упаковці під час доставки “Новою Поштою”. Вихід: коли в вас є альтернатива, скористайтеся копією. А оригінал утримуйте дома.

Помилка 4: Розділити оригінал від перекладу

Нотаріус прошнурував, але потім людина відокремила листи – розрізала шнур, щоб оригінал взяти домой, а переклад несе до посольства. Посольство це бачить з легкістю – шнур обрізаний, печатка на аркушах розсіяна. Документ неминучемо вважатиметься неправомочним. Вихід: коли ви розділяєте оригінал від перекладу – це означає, що мав бути взів копію. Не роблять.

Помилка 5: Забути про додаткові документи

Часто щоб засвідчити копію, нотаріус просить принести оригіналу для порівняння. Якщо оригіналу немає під рукою (залишився в Україні у родичів), процес затримується. Вихід: заздалегідь попросити у органу-видавця копію на папері з печаткою. Відправити до нотаріуса. Він і буде роботати з нею.

Альтернативи: присяжний переклад¶

Деякі люди плутають нотаріальний переклад з присяжним. Це різні речи.

Нотаріальний переклад – засвідчення перекладача нотаріусом. Нотаріус не перевіряє точність перекладу – він тільки засвідчує, що підпис під перекладом справді належить цій людині.

Присяжний переклад – переклад, зроблений перекладачем, який склав присягу. У деяких країнах (Німеччина, Франція, Іспанія) мають реєстри присяжних перекладачів. Присяжний переводчик несе персональну відповідальність за якість. Його можна притягти до суду, якщо переклад виявиться помилковим.

В Україні присяжних перекладачів немає – є присяжні перекладачі з англійської у консульствах, но то нішой сталь в консульстві. На місцевому рівні все, що є – це нотаріальні засвідчення. Якщо установа просить “присяжний переклад”, а ви в Україні – домовіться з установою, чи приймуть вони нотаріальний українського нотаріуса. Мав часто приймають, деколи ні.

Як вибрати оригіналу або копію: остаточна чек-лист¶

Перед тим як замовляти переклад, проходьте один за одним:

1. Позвоніть / напишіть в установу. Запитайте: “Чи потребуєте оригіналу з перекладом або копія з перекладом підойде?”.

2. Уточніть термін. “Як давно мав бути виданий документ за вашими вимогами?”. На випадок, якщо ваш документ старо.

3. Запитайте про форму. “Електронні копії приймаєте або тільки паперові?”. Якщо форма посланої копії через email – електронне засвідчення, якщо паперовій – обов’язково розпечатати.

4. Уточніть мову перекладу. Деякі установи вимагають певної мови на окреме – наприклад, тільки німецька, не англійська.

5. Запитайте про засвідчення. “Чи приймаєте нотаріальне засвідчення українського нотаріуса?”.

6. Записуйте деталі. Коли разом у нотаріуса, у вас буде довідка, але спілкування з установою можете мати по електроні і легко забути, що саме вони просили.

7. Запитайте, чи повинна бути копія засвідчена. “Якщо ви просите копію – має вона також бути засвідченою нотаріусом чи достатньо звичайної копії з перекладом?”.

Складається довго, но можна робити все одним дзвоноком. Більш установ вже звикли до таких питань.

Онлайн замовлення та дистанційне засвідчення¶

Якщо у вас немає часу ходити до нотаріуса особисто, є альтернатива. Деякі сервіси, включаючи ChatsControl, пропонують услугу дистанційного нотаріального перекладу. Ви робите фото оригіналу або копії, надсилаєте через інтернет, людський присяжний перекладач перевіряє документ, складає переклад, потім засвідчує його через хвідну нотаріуса на відстані (з використанням технологій ЕЦП). Документ отримуєте по email за 2-4 години.

Це спосіб для людей, що живуть далеко від великих міст або не можуть дозволити собі місяці очікування в черзі до нотаріуса. Але перевірте, чи приймають установу даною дистанційну засвідчення – деякі консервативні органи (консульства, суди) можуть вимагати паперову формм з підписом фізично.

Як висновок: нотаріальний переклад усе прошнуровується. До чого – до оригіналу чи копії – залежить від ваших можливостей і вимог установи. Завжди уточняйте вимоги перед замовленням. Вибирайте варіант, який вам зручніший, але пам’ятайте: неправильний вибір може означати, що все розробляти з нуля.