Як підшивається нотаріальний переклад: до оригіналу чи до копії

Коли замовляєш нотаріальний переклад, питання одне: до чого його підшивати - до оригіналу чи до копії? І можливо, ти вже чув суперечливі відповіді. Давай розбиремося, як це насправді влаштовано в Україні, чому це важливо, і чи впливає вибір на те, чи прийме документ посольство.

Як взагалі влаштована підшивка нотаріального перекладу¶

Нотаріальний переклад - це не просто текст на іншій мові. Це законодавчо визначена процедура, де переклад фізично скріплюється з оригіналом документа або його копією, зшивається нитками, і на останній сторінці нотаріус ставить свою печатку та підпис. Без цього скріплення - це просто переклад, без юридичної сили.

Коли ти приносиш нотаріусу документ для перекладу, у тебе є три основні варіанти:

1. Переклад до оригіналу. У тебе є оригінальний документ (наприклад, диплом з печаткою учбового закладу). Переклад підшивається прямо до нього. Потім ти отримуєш зшитий пакет: оригінал + переклад + нотаріальна печатка.

2. Переклад до нотаріально засвідченої копії. Частіше у людей немає оригіналу під рукою або вона хоче зберегти його в безпеці. Тоді нотаріус спочатку засвідчує, що фотокопія (яку ти приніс) відповідає оригіналу (який він перевіряє з тебе), і одночасно засвідчує, що переклад правильний. Це робиться однією формою - № 61.

3. Переклад до звичайної ксерокопії з окремим засвідченням підпису перекладача. Копія залишається простою копією (без засвідчення нотаріусом її відповідності оригіналу). Натомість нотаріус засвідчує, що підпис перекладача справжній (форма № 73). Цей варіант рідше, але можливий.

Три способи оформлення: фізично різні результати¶

Завжди виникає плутанина, тому що існує кілька офіційних форм засвідчення. Розберемо кожну.

Форма № 61: копія + переклад одночасно¶

Це найпоширеніший варіант в Україні. Форма № 61 називається “Посвідчувальний напис про засвідчення вірності копії з оригіналу”. Ключовий момент: цей напис одночасно засвідчує дві речі - що копія документа відповідає оригіналу і що переклад правильний. Нотаріус ставить один напис в кінці зшитого пакету, один раз підписується та ставить печатку, і це охоплює обидва засвідчення.

Як виглядає результат: у тебе оригінал (або його фото-копія, якщо оригіналу немає) + переклад, все зшито нитками, на останній сторінці перекладу - печатка й підпис нотаріуса. На цій же сторінці також залишається місце для апостиля або штампів міністерств (якщо знадобиться згодом).

Цей варіант прийимають усі установи за кордоном, бо форма 61 є частиною українського законодавства про нотаріат.

Форма № 73: засвідчення підпису перекладача¶

Форма № 73 - “Посвідчувальний напис про засвідчення справжності підпису перекладача”. Тут нотаріус не засвідчує копію документа. Він засвідчує тільки, що перекладач існує і що підпис його справжній.

Коли це використовується: коли у тебе є копія чи фотокопія документа (але не засвідчена нотаріусом), й ти хочеш, щоб нотаріус лише засвідчив, що того, хто переклав, дійсно існує і це справді його підпис. Переклад розміщується на окремому листі, підписується перекладачем, а нотаріус ставить на листі нотаріальний напис та печатку.

Результат: окремі документи - оригінал/копія з одного боку, переклад з другого, з засвідченням тільки підпису перекладача.

Цей варіант менше поширений, бо більшість установ вимагають, щоб сама копія була засвідчена нотаріусом (форма 61).

Форма № 58 + Форма № 73: комбінований варіант¶

Іноді нотаріус спочатку засвідчує копію документа за формою № 58 (без перекладу), а потім приєднує переклад, засвідчений за формою № 73.

Результат: копія отримує окремий нотаріальний напис про відповідність оригіналу, потім до неї (або окремо) приєднується переклад з засвідченням підпису перекладача.

Це також працює, але потребує двох нотаріальних операцій, тому дорожче по часу.

До оригіналу чи до копії - що важливо для посольства¶

Багато людей фокусуються на тому, “а можна ж до копії?”, як ніби до копії менш важливо. На насправді для установи за кордоном це не так критично, як здається.

Установи приймають нотаріальний переклад до копії так само, як до оригіналу, якщо:

1. Копія засвідчена за формою № 61 (або за формою 58) - тобто нотаріус написав на ній, що вона відповідає оригіналу.

2. Документ має юридичну силу - тобто це не просто будь-яка листівка, а офіційний документ (диплом, свідоцтво, довідка від державної установи).

Для посольства або ВНЗ юридична сила документа залежить не від того, до чого підшито переклад, а від того, чи документ сам по собі законний. Нотаріальна копія має таку саму вагу, як оригінал.

Приклад: якщо у тебе диплом виданий ВНЗ, й ти робиш його фото, нотаріус засвідчує, що фото відповідає оригіналу (формою 61), і підшиває до нього переклад, це матиме таку саму юридичну силу, як якби ти приніс сам диплом з печаткою учбового закладу.

Реальні сценарії: як оформлювати в різних ситуаціях¶

Теорія зрозуміла, але на практиці люди часто стикаються з конкретними перешкодами. Ось як розібратися в кожній ситуації.

Сценарій 1: Оригінал в тебе під рукою¶

Найпростіша ситуація. Ти йдеш до нотаріуса з оригіналом (наприклад, дипломом). Нотаріус перевіряє його, ставить печатку прямо на документ або прикріплює переклад до нього. Форма 61 - і готово. Час: 1-2 робочих дні. Вартість: залежить від обсягу, але це включає й нотаріальне засвідчення, й підшивку.

Варіант: якщо документ занадто великий (наприклад, висока грамота), нотаріус може запропонувати засвідчити тільки першу й останню сторінку оригіналу, а до них підшити переклад.

Сценарій 2: Оригіналу немає, але ти знаєш, де він¶

Частий випадок - оригінал лежить у друзів, родичів або в установі, яка його видала. Нотаріус у тебе просить: принеси либо сам оригінал, либо скан (бажано на тому ж пристрої або розповсюджений через проектор). Після цього нотаріус записує, що перевірив оригінал або його сканований образ, засвідчує копію за формою 61 й підшиває переклад. Час: також 1-2 дні, але потрібна попередня координація з тим, у кого оригінал.

Сценарій 3: Оригіналу взагалі нема, а ти йдеш за копією від когось¶

Наприклад, у тебе є ксерокопія диплома від 5 років тому, яку колись зробив друг, або це скан з інтернету. Нотаріус відмовиться засвідчити копію за формою 61, бо він не впевнений, що це відповідає оригіналу. У цьому випадку:

• Варіант A: знайди того, у кого оригінал, і приносьте обох до нотаріуса.
• Варіант B: попроси установу, що видала документ (школа, ВНЗ, архів), відправити тобі офіційний скан. Бюрократично, але законно. Потім нотаріус засвідчує копію від установи як офіційний документ.
• Варіант C: якщо ні оригіналу, ні офіційного скану не існує в принципі (наприклад, документ видан років 30 тому, коли копіювання було не таким простим), деякі нотаріуси можуть засвідчити копію формою 73, тобто тільки підпис перекладача. Але це менш бажано для установ за кордоном.

Сценарій 4: Документ в електронній формі¶

Якщо документ виданий через Дію або інший електронний реєстр, ти можеш: - Завантажити його з Дії, роздрукувати й принести роздрук нотаріусу. Це вважається копією, засвідчується формою 61. - Принести USB з PDF’ом і попросити нотаріуса перевірити його через окремий пристрій. Також приймається.

Електронні документи часто визнаються як оригінали сами по собі, тому фізична копія потім має таку саму силу.

Сценарій 5: Потрібно подавати в кілька установ одночасно¶

Ти подаєш диплом в два вишу за кордоном і в консульство. Замовляєш у нотаріуса 2-3 оригінальних примірника зшитого документа (кожен з печаткою нотаріуса). Обходиться дорожче, але тоді у кожної установи буде свій примірник з печаткою. Якщо замовляєш тільки один оригінал, потім робиш скани і розсилаєш - більшість установ це приймають, але деякі консульства можуть попросити оригінал з печаткою.

Коли важливо мати оригінал¶

Є один момент, коли оригінал або його засвідчена копія - принципово.

Якщо за кордоном просять “original + certified translation”, це означає, що нотаріальна копія документа (засвідчена за формою 58 чи 61) має прилежати. Ксерокопія без засвідчення не підійде. Але якщо у тебе немає оригіналу під рукою, а у нотаріуса є можливість перевірити його чи його скан (наприклад, у друзів, у консульстві, архіві), то форма 61 розв’язує цю проблему.

Інший випадок - документи в електронній формі. Якщо документ виданий електронно (через Дію, архів, реєстр), то його можна роздрукувати, засвідчити фото-копію, й усе буде законно.

Як замовити переклад правильно¶

Коли звертаєшся до нотаріуса або бюро перекладів, яке працює з нотаріусом, скажи явно, що тобі потрібно:

• Якщо у тебе є оригінал: “Прошу підшити переклад до оригіналу за формою 61” (або просто “нотаріальна копія + переклад”).
• Якщо оригіналу немає: “Підшити переклад до нотаріально засвідченої копії за формою 61” (нотаріус сам перевірить оригінал, якщо ти приносиш фото, скан чи іншу копію).
• Якщо установа просить тільки засвідчення підпису: “За формою 73” (рідкий варіант).

Більшість бюро пропонують варіант 1 або 2 за замовчуванням, бо це стандарт.

Чи впливає на прийняття документа за кордоном¶

Установи за кордоном не дивляться на те, “до чого підшито”. Вони дивляться на:

• Чи документ оригінальний або засвідчена його копія (форма 61 задовольняє оба).
• Чи переклад засвідчений нотаріусом України (печатка й підпис нотаріуса - так).
• Чи необхідний апостиль (якщо країна в Гаазькій конвенції - так).

Якщо переклад засвідчено за формою 61, то копія документа + переклад матимуть таку саму юридичну силу, як оригінал + переклад. Для 99% установ це прийнято.

Винятки трапляються рідко, і звичайно це вказано явно в вимогах посольства (“need the original document with its cover page stamped by the issuing authority”). У цьому разі без оригіналу справді не обійдешся, але й тоді нотаріальна засвідчена копія часто врятовує, якщо оригінал неможливо доставити.

Коли переклад можна не підшивати фізично¶

Якщо документ подається електронно (скан, email у посольство, сайт закордонного ВНЗ), фізична підшивка не потрібна. PDF зі сканом пошитого документа робить те саме - доводить, що переклад засвідчено нотаріусом.

Деякі установи навіть просять цифрові копії на email, й фізичні оригіналу може й не бути потрібно.

Уточни це в установи, до якої подаєш документи. Часто за кордоном спочатку приймають цифрові скани, й оригіналу просять тільки якщо виникне питання.

Як скануєш пошитий документ: після того, як нотаріус підшив й засвідчив документ, проходиш сканування сторінки за сторінкою. Важливо скануєти нотаріальний напис на останній сторінці - саме на ньому печатка й підпис нотаріуса, це доказ того, що переклад офіційний. Зберігаєш як один PDF-файл і можеш розсилати по всіх установах. Стан резолюції: принаймні 300 dpi, щоб печатка й текст були читаючись.

Цена нотаріального засвідчення перекладу в Україні¶

Вартість залежить від обсягу перекладу, а не від вибору форми (61, 73 чи комбінованої).

За нотаріальне засвідчення перекладу (тариф станом на 2026 рік): - Нотаріус за одну форму засвідчення (на будь-який обсяг одного документа): 50-100 гривень за форму. - Якщо документ більш як 10 сторінок, може бути додаткова комісія за кожну додаткову сторінку.

За підшивку й оформлення: 30-50 гривень додатково (нитка, скріпки, час).

Разом на типовий диплом (10 сторінок оригіналу + 10 сторінок перекладу): 100-150 гривень нотаріального збору + 50-100 гривень за послуги бюро (якщо замовляєш переклад + нотаріальне засвідчення там).

Це суми за один примірник. Якщо замовляєш 2-3 примірники, нотаріус зазвичай робить невелику знижку (на кожне засвідчення окремо).

Де й як замовляти підшивку в Україні¶

У Києві й великих містах це послуга в будь-якому бюро перекладів, що працює з нотаріусом. На мікролокалах можуть бути приватні нотаріуси, які засвідчують переклади в офісі.

Порядок дій: 1. Знайти бюро або нотаріуса (гугли “бюро перекладів Київ нотаріальний” або запитай у знайомих). 2. Написати або позвонити - розповісти, який документ, якою мовою, скільки примірників. 3. Привнесити документ (оригінал, скан або ксерокопію) + реквізити для отримання цінової кошторису. 4. Нотаріус попросить розповісти, чи у тебе оригінал під рукою. Якщо ні - скажи, що принесеш скан або копію. 5. Після перекладу й засвідчення забрати готовий документ у визначений термін.

Терміни: як правило, 3-7 робочих днів залежно від обсягу й навантаження на бюро. Терміновий переклад + нотаріальне засвідчення - до 1 робочого дня, але буває вдвічі дорожче.

Вартість перекладу окремо від нотаріального засвідчення: залежить від мови й складності тексту, зазвичай 30-100 гривень за сторінку (1800 знаків).

Потенційні проблеми при оформленні¶

Проблема: нотаріус відмовляється засвідчити копію без оригіналу.

Це законно, бо нотаріус має правото перевірити оригінал. Але якщо оригіналу немає під рукою, попроси нотаріуса прийняти скан оригіналу (з того ж пристрою, на якому ти показав документ), або скан через проектор, або вказати того, у кого оригінал, а нотаріус перевірить при них.

Проблема: бюро перекладів і нотаріус - різні люди.

В Україні це норма. Перекладач переводить, нотаріус засвідчує. Якщо ти звертаєшся до бюро, то поговоріть з їхнім контактним нотаріусом про варіант підшивки. Деякі бюро можуть запропонувати форму 73 (тільки підпис), хоча форма 61 краще.

Проблема: установа за кордоном відмовила, хоча документ засвідчено.

Це трапляється, якщо: - Країна не визнає українські нотаріальні засвідчення без апостиля (потрібно додати апостиль на нотаріальний напис). - Установа просила оригінал, а ти подав копію (хоч нотаріально засвідчену). - Переклад виконав той, кого нотаріус не знає або не довіряє.

У першому випадку - додай апостиль (через МЗС). У другому - запитай в установи, чи приймають засвідчену копію. У третьому - спробуй з іншим нотаріусом або бюро.

Скільки примірників замовляти¶

Якщо документ подається в одну установу, один примірник з печаткою нотаріуса. Коли подається в кілька місць одночасно (виш + консульство + роботодавець), то:

• Замовити по одному екземпляру для кожної інстанції, або
• Замовити один оригінальний з печаткою нотаріуса, потім робити скани і переслати скани туди, де дозволяють.

Більшість установ за кордоном приймають скани оригіналу з печаткою. Оригіналів з печаткою (не сканів) потрібні, лише коли установа явно це просить.

FAQ¶

Чи можна підшити переклад до копії, якщо у мене немає оригіналу?¶

Так, це один з поширених варіантів. Нотаріус засвідчує, що ксерокопія чи фото-копія відповідає оригіналу (у вас або в третьої особи), і одночасно засвідчує переклад. Форма 61 охоплює обидва засвідчення одразу.

Що буде, якщо я підшию переклад без нотаріуса?¶

Не матиме юридичної сили. Установи за кордоном або ДМВ не визнають переклад без офіційної печатки та підпису нотаріуса. Навіть бюро перекладів без нотаріального засвідчення недостатньо.

Якщо посольство вимагає оригінал, чи прийме переклад до копії?¶

Залежить від установи. Більшість приймають нотаріально засвідчену копію як еквівалент оригіналу - за умови, що вона засвідчена за формою 61 або формою 58. Перевірте конкретні вимоги посольства перед замовленням.

Чи можна переслати цифрову версію підшитого документа замість оригіналу?¶

Для більшості установ достатньо PDF-скану зшитого документа. Деякі консульства просять оригінал, але за наявності апостиля часто приймають скан. Уточніть це в консульстві.

Якщо нотаріус запропонував підшити до ксерокопії замість оригіналу, це нормально?¶

Абсолютно нормально. Це поширена практика і не впливає на юридичну силу. Нотаріус сам перевірить оригінал, засвідчить копію, і переклад до неї матиме таку саму вагу, як до оригіналу.

Скільки примірників підшитого документа треба замовляти?¶

Залежить від установи. Посольство просить 1-2 копії. Якщо документ подається в кілька установ одночасно (виш + консульство), краще замовити по одній для кожної. Скани та цифрові копії можна використовувати повторно.