Переклад пенсійних документів між Україною та ЄС: повний гід

З початку 2026 року 337 тисяч українських пенсіонерів за кордоном залишилися без виплат - не тому що зробили щось не те, а просто пропустили дедлайн ідентифікації. Якщо ти отримуєш українську пенсію в ЄС або хочеш зарахувати роки роботи в Польщі чи Чехії до своєї пенсії в Україні - ця стаття про те, які документи треба перекладати, де потрібен апостиль і як не загубити жодного стажового року.

Два різні завдання - і для кожного свої документи¶

Перш за все - пенсійне питання між Україною та ЄС розпадається на два принципово різних напрямки, і їх часто плутають.

Напрямок 1: Отримати українську пенсію, перебуваючи в ЄС. Тебе вже призначили пенсію в Україні, ти виїхав за кордон і хочеш щоб гроші продовжували надходити. Тут питання - не переклад документів, а ідентифікація і спосіб отримання виплат.

Напрямок 2: Зарахувати стаж між Україною і ЄС. Ти пропрацював кілька років у Польщі, тепер подаєш на пенсію в Україні і хочеш щоб ці роки зарахувалися. Або живеш у Чехії і хочеш підтвердити там свої роки роботи в Україні. Ось тут вже потрібні переклади.

Розберемо обидва детально.

Напрямок 1: Українська пенсія за кордоном¶

Якщо тебе вже призначили пенсію в Україні - ти маєш право отримувати її де б не жив, в тому числі в ЄС. Більше 400 тисяч українських пенсіонерів щомісяця отримують виплати за кордоном.

Як фактично приходять гроші¶

Найпростіший варіант - українська банківська картка. PrivatBank, Monobank, Oschadbank або будь-який з 44 уповноважених банків - картки цих банків працюють по всій Європі: в банкоматах, в магазинах, через застосунок. Пенсія приходить в гривнях, конвертація за курсом банку при знятті.

Комісія за зняття в ЄС: зазвичай 1-2% від суми плюс фіксований збір залежно від банку. Нікуди переводити картку не треба - просто повідомляєш Пенсійному фонду актуальну адресу і продовжуєш отримувати на ту саму картку.

Критична проблема: ідентифікація¶

З 2025 року ПФУ вимагає щорічного підтвердження живучості для всіх, хто більше 183 днів перебуває за кордоном. Дедлайн 31 грудня 2025 пропустили 337 тисяч пенсіонерів - і з 1 січня 2026 їм зупинили виплати, що підтверджує ПФУ офіційно.

Як пройти ідентифікацію: - Онлайн через Дія.Підпис на порталі portal.pfu.gov.ua - безкоштовно, одразу - Відеоконференція зі спеціалістом ПФУ - безкоштовно, близько 15 хвилин, запис на сайті - Візит до консульства України - є збір, потім треба поштою надіслати нотаріальне свідоцтво до ПФУ - Особисто в центрі ПФУ - тільки якщо ти в Україні

Після проходження ідентифікації виплати відновлюються і виплачуються за весь пропущений час. Переклади тут потрібні тільки якщо консульство вимагає перекладу якогось конкретного документа для завірення.

Якщо пенсію ще не призначали¶

Перебуваючи за кордоном, можна подати заявку онлайн через портал ПФУ. Документи:

• Паспорт або ID-картка
• ІПН (реєстраційний номер платника податків)
• Трудова книжка або довідки про стаж
• Довідки про зарплату (за 60 місяців до 01.07.2000, якщо потрібно для розрахунку)
• Документи про пільги, якщо є

Все завантажується у сканах (PDF/JPG, до 1 МБ). Рішення приймається протягом 10 днів.

Напрямок 2: Зарахування стажу між Україною та ЄС¶

Ось де реально потрібні переклади документів. Є два підсценарії.

Підсценарій A: Зараховуєш роки з ЄС до пенсії в Україні¶

Пропрацював кілька років у Польщі, Чехії або Іспанії - і хочеш щоб ці роки зарахувалися при призначенні пенсії в Україні.

Нові правила з травня 2025 (Постанова КМУ №562): Україна тепер дозволяє зараховувати стаж з будь-якої країни для визначення права на пенсію, навіть без двосторонньої угоди. Але є нюанс: стаж з “безугодних” країн йде тільки для підтвердження права на пенсію (щоб набрати мінімальний поріг), а не для розрахунку розміру. Для розрахунку суми беруться тільки українські роки.

Для зарахування стажу ПФУ вимагає: - Оригінал або нотаріально завірену копію документа про страховий стаж з-за кордону - Нотаріально завірений переклад цього документа на українську - Легалізацію або апостиль - залежно від країни

Документ	Хто видає	Що підтверджує
Form RMUa	ZUS (Польщa)	Польські страхові роки
Versicherungsverlauf	Deutsche Rentenversicherung (Нiмеччина)	Роки сплати внесків у Нiмеччині
Potvrzení o pojištění	ČSSZ (Чехія)	Чеський стаж
Estratto contributivo	INPS (Iталія)	Iталійські страхові роки
Довідка від роботодавця або архіву	Підприємство	Підтвердження конкретних місяців роботи

Підсценарій B: Підтверджуєш стаж з України для пенсії в ЄС¶

Живеш у Польщі або Чехії, накопичив місцевий стаж і хочеш подати на пенсію. Місцевий пенсійний орган просить підтвердити твої роки роботи в Україні.

Трудова книжка - головний документ. Це 64-сторінкова книжка, в яку вписані всі місця роботи з датами, посадами і наказами про призначення. Перекладається повністю - всі записи, штампи, назви підприємств.

Крім трудової книжки можуть знадобитися: - Довідка про зарплату (для розрахунку розміру пенсії) - Витяг з ПФУ (підтвердження страхового стажу в електронній формі, отримати онлайн) - Архівні довідки якщо підприємство ліквідоване

Пенсійний орган ЄС зазвичай самостійно надсилає запит до ПФУ для верифікації (ZUS і ČSSZ регулярно обмінюються даними з ПФУ по двосторонніх угодах). Але вони все одно просять твої документи щоб знати що шукати.

Двосторонні угоди: хто з ким і що це означає¶

Від наявності або відсутності угоди між Україною і країною ЄС залежить: 1. Чи може стаж взагалі зараховуватися між країнами 2. Чи потрібен апостиль на документи

Країна	Угода з Україною	Принцип	Апостиль для ПФУ
Польща	✅ діє з 2014	Пропорційний	НЕ потрібен
Чехія	✅ діє з 2003	Пропорційний	НЕ потрібен
Словаччина	✅ є	Пропорційний	НЕ потрібен
Болгарія	✅ є	Пропорційний	НЕ потрібен
Литва	✅ є	Пропорційний	НЕ потрібен
Латвія	✅ є	Пропорційний	НЕ потрібен
Естонія	✅ є	Пропорційний	НЕ потрібен
Іспанія	✅ діє з 1998	Пропорційний	Потрібен
Угорщина	✅ є (радянська)	Територіальний	—
Румунія	✅ є (радянська)	Територіальний	—
Німеччина	⏳ підписана 2018	—	УГОДА НЕ ДІЄ
Австрія	❌ немає	—	Потрібен
Нідерланди	❌ немає	—	Потрібен
Франція	❌ немає	—	Потрібен
Швеція	❌ немає	—	Потрібен

Особлива ситуація з Нiмеччиною: Угода між Україною і Нiмеччиною підписана 7 листопада 2018 в Києві. Бундестаг ратифікував її ще в листопаді 2019, закон набрав чинності в Нiмеччині з 17 січня 2020. Але Верховна Рада України досі не ратифікувала угоду. Deutsche Rentenversicherung офіційно класифікує Україну як “vertragsloses Ausland” - країна без договору.

Що це означає практично: - Роки роботи в Україні не зараховуються для досягнення мінімального 5-річного стажу в Нiмеччині - Якщо відпрацював у Нiмеччині менше 5 років - права на нiмецьку пенсію поки немає - Якщо відпрацював 5+ років - отримаєш пенсію тільки за ці роки

Як зазначає ihre-vorsorge.de:

Коли угода нарешті набуде чинності, українські страхові роки зможуть зараховуватися для досягнення мінімального 5-річного порогу в Нiмеччині. Але кожна країна платитиме свою частину окремо - це будуть дві різні пенсії.

Якщо зараз у Нiмеччині - продовжуй накопичувати стаж. Угода рано чи пізно запрацює.

Важливо для всього ЄС: Регламент ЄС 883/2004, який координує пенсії між країнами-членами, на Україну не поширюється - поки вона не стане членом ЄС. Це станеться тільки після повного вступу. До тих пір - тільки двосторонні угоди.

Легалізація і апостиль: коли що потрібно¶

Це окремо важлива тема, бо помилка тут коштує часу і грошей.

Без апостилю (є договір про правову допомогу між Україною і цією країною): - Польща - польські документи для ПФУ без апостилю - Чехія - чеські документи для ПФУ без апостилю - Словаччина, Болгарія, Литва, Латвія, Естонія - аналогічно

Апостиль потрібен (Гаазька конвенція, але без договору про правову допомогу): - Нiмеччина - Versicherungsverlauf для ПФУ потребує апостилю - Іспанія, Португалія, Австрія, Нiдерланди, Франція та більшість інших ЄС-країн без спецдоговорів

Де отримати апостиль: - В Нiмеччині: у Landgericht (районний суд) або у Landesjustizbehörde - залежить від типу документа. Термін: 2-4 тижні - В Польщі: у Міністерстві закордонних справ Польщі - В Австрії: у регіональному суді (Bezirksgericht) - В Україні (на українські документи для іноземних органів): 5-10 робочих днів, 1000-2500 UAH

Критичне правило: Апостиль ставиться на оригінал ПЕРЕД перекладом. Переклав спочатку - апостиль буде вже на перекладі (або його не приймуть). Порядок: апостиль → нотаріально завірений переклад. Це помилка №1 яку роблять люди самостійно.

Які конкретно документи перекладати¶

Якщо зараховуєш стаж з ЄС до пенсії в Україні¶

Крок 1: Запитай офіційний документ у пенсійного органу: - Польща (ZUS): Form RMUa - отримуєш безкоштовно через konto.zus.pl - Чехія (ČSSZ): Potvrzení o pojištění - поштою або онлайн - Нiмеччина (DRV): Versicherungsverlauf - через drv-bund.de, безкоштовно поштою

Крок 2: Апостиль (якщо потрібен - для Нiмеччини, Іспанії, Австрії та інших)

Крок 3: Нотаріально завірений переклад на українську

Крок 4: Подача до ПФУ разом із заявою

Якщо підтверджуєш стаж з України для пенсії в ЄС¶

Основні документи: - Трудова книжка (переклад усіх записів присяжним або нотаріально завіреним перекладачем) - Довідки про зарплату якщо запитують - Витяг з ПФУ (отримуєш онлайн → апостиль якщо потрібен → переклад)

Хто має право робити переклад для офіційних цілей: - Польща: tłumacz przysięgły (присяжний перекладач з реєстру TEPIS) - Чехія: soudní tlumočník (судовий перекладач, реєстр Міністерства юстиції ЧР) - Іспанія: traductor jurado (реєстр MAEC) - Нiмеччина: beeidigter Übersetzer (заприсяжений перекладач з реєстру justiz-dolmetscher.de) - Україна: нотаріально завірений переклад

Якщо треба підготувати чорновий варіант перекладу великої трудової книжки перед роботою із сертифікованим перекладачем - ChatsControl допоможе швидко отримати попередній текст і зекономити час і гроші на фінальному завіренні.

Скільки коштує переклад пенсійних документів¶

Ціни суттєво різняться залежно від країни і обсягу:

У Польщі (для ZUS або для ПФУ)¶

Присяжний переклад: 35-90 PLN за сторінку (1125 знаків з пробілами). Трудова книжка зазвичай обходиться в 150-400 PLN залежно від кількості записів. Стандартний строк: 5-10 робочих днів, терміново (1-2 дні) - доплата 50-100%.

У Нiмеччині (для DRV або для ПФУ)¶

Один рядок (55 знаків) коштує від €1.25 до €2.00. Деякі бюро пропонують фіксовану ставку за трудову книжку цілком - наприклад, dialog-bielefeld.com пропонує €55 за повну книжку з нотаріальним завіренням.

В Україні (для ПФУ з іноземних документів)¶

Переклад з нiмецької на українську: від 295 UAH за сторінку (1800 знаків) плюс 300 UAH нотаріальне завірення. Апостиль в Україні: 1000-2500 UAH залежно від типу документа. Для одного Versicherungsverlauf на 3 сторінки: орієнтовно 885-1200 UAH переклад + 300 UAH нотаріус + 1000-2500 UAH апостиль = разом 2185-4000 UAH.

Типові строки¶

Послуга	Стандарт	Терміново
Нотаріальний переклад в Україні	2-3 робочих дні	1 день (+50-100%)
Присяжний переклад у Польщі	5-10 робочих днів	1-2 дні (доплата)
Сертифікований переклад у Нiмеччині	3-7 робочих днів	1-2 дні
Апостиль в Україні	5-10 робочих днів	1-3 дні
Апостиль у Нiмеччині (Landgericht)	2-4 тижні	немає пришвидшення

Порада: якщо тобі треба переклади в обидва боки - і трудову книжку на польську для ZUS, і потім польські документи на українську для ПФУ - шукай перекладача що спеціалізується на пенсійних документах. Вони знають типові формулювання обох пенсійних фондів і не гуглитимуть назви посад.

Покроковий план: від початку до пенсій у двох країнах¶

Конкретна ситуація: 15 років роботи в Україні + 8 років у Польщі, тебе 60 з лишком і хочеш оформити обидві пенсії.

Крок 1: Отримай у ZUS довідку Form RMUa - безкоштовно, онлайн через konto.zus.pl. Термін видачі: 2-5 робочих днів.

Крок 2: Зроби нотаріально завірений переклад Form RMUa на українську. Апостиль не потрібен (є договір про правову допомогу між Польщею та Україною).

Крок 3: Зверніться до ПФУ онлайн або через консульство з заявою і пакетом: паспорт + ІПН + трудова книжка + Form RMUa + переклад. ПФУ самостійно запросить верифікацію у ZUS. Термін розгляду: 1-3 місяці.

Крок 4: Паралельно подайся до ZUS у Польщі на польську пенсію. ZUS самостійно запросить у ПФУ підтвердження українського стажу.

Крок 5: Отримуєш дві окремі пенсії: українську на картку PrivatBank/Oschadbank, польську - на польський рахунок.

Починай процес не пізніше ніж за 3-4 місяці до пенсійного віку - бюрократія повільна в обох країнах, і краще мати запас часу.

Більше деталей про координацію пенсій між кількома країнами ЄС читай у статті Координація пенсій у кількох країнах: які документи перекладати.

Якщо перебуваєш у Нiмеччині і підтверджуєш стаж для Deutsche Rentenversicherung - докладніше у статті про трудову книжку та Rentenversicherung.

FAQ¶

Чи можна отримати українську пенсію в Нiмеччині?¶

Так, якщо тебе вже призначили пенсію в Україні - отримуєш на українську банківську картку, яка працює і в Нiмеччині. Але зарахувати роки роботи в Україні до нiмецького стажу поки не можна - угода підписана у 2018, але Верховна Рада ще не ратифікувала. Нiмеччина офіційно класифікує Україну як країну без договору.

Потрібно перекладати всю трудову книжку або тільки певні сторінки?¶

Для пенсійних цілей треба перекладати всі записи - щоб пенсійний орган побачив повну картину стажу. Деякі перекладачі пропонують вибірковий переклад тільки кадрових записів без загальних приміток - це може бути прийнятно, але уточни заздалегідь у конкретному пенсійному фонді.

Скільки коштує переклад трудової книжки для польського ZUS?¶

Якщо перекладаєш трудову книжку в Польщі (україн. → польська): орієнтовно 150-400 PLN залежно від кількості записів. Стандартна трудова книжка з 20-30 кадровими записами коштуватиме ближче до 200-250 PLN. Апостиль на українські документи для ZUS не потрібен.

Чи визнає ПФУ переклади зроблені за кордоном?¶

Так, якщо переклад зроблений присяжним або заприсяженим перекладачем і завірений нотаріально або присяжно - ПФУ приймає. Перевір що сертифікат перекладача є в офіційному державному реєстрі відповідної країни.

Що робити якщо підприємство де я працював ліквідоване?¶

Звертатися до Держархіву за місцем розташування підприємства - архіви зберігають кадрові документи ліквідованих організацій протягом 75 років. Якщо і в архіві немає - є варіант підтвердження стажу через суд або через свідків. Це довший шлях, але реальний.

Як довго ПФУ розглядає заявку з урахуванням іноземного стажу?¶

Стандартно 10 днів з моменту подачі повного пакету. Але якщо потрібне підтвердження від іноземного пенсійного фонду - реально чекати 1-3 місяці. Подавай документи заздалегідь.