Снаряд влучив у будинок - і разом з речами зникли папка зі свідоцтвами, диплом, трудова книжка. Або ти виїхав з окупованої території з одним рюкзаком, а документи залишились у квартирі, до якої більше немає доступу. Ситуація, з якою з 2022 року зіткнулися мільйони українців.
Хороша новина: Україна вибудувала досить ефективну систему відновлення документів навіть для тих, хто перебуває за кордоном. Через портал Дія, закордонні підрозділи ДП Документ, ЦНАП та ДМС можна отримати дублікати більшості цивільних документів. Але процедури для різних документів відрізняються, і не все можна зробити онлайн. Розбираємо кожен тип окремо.
Які документи найчастіше потрібно відновлювати¶
За даними Державної міграційної служби, найчастіші запити від постраждалих через війну:
- Паспорт громадянина України (ID-картка)
- Закордонний паспорт
- Свідоцтво про народження
- Свідоцтво про шлюб / розлучення
- Диплом про вищу освіту
- Трудова книжка
- Водійське посвідчення
- Ідентифікаційний код (ІПН)
Для кожного типу документа - своя установа, свій порядок дій і свої строки. Нижче - конкретні інструкції.
Паспорт та ID-картка: ДМС або ДП Документ¶
Якщо ти в Україні¶
Звертаєшся до найближчого територіального підрозділу ДМС або до ЦНАП за місцем фактичного перебування. З 2022 року діє спрощена процедура для внутрішньо переміщених осіб - не потрібна прописка за місцем подачі заяви.
Що потрібно: - Заява (заповнюється на місці) - Будь-який документ, що підтверджує особу (старий паспорт, закордонний паспорт, водійське посвідчення, навіть свідоцтво про народження) - Якщо жодного документа немає - встановлення особи через ДМС (процедура займає до 1 місяця)
Вартість: ID-картка - 279 грн (з 1 січня 2026 року, згідно з оновленими тарифами). Для ВПО та осіб, чиї документи знищено внаслідок бойових дій - безкоштовно при наявності відповідної довідки.
Строки: 10-20 робочих днів.
Якщо ти за кордоном¶
Два варіанти:
1. Підрозділи ДП Документ за кордоном. Станом на 2026 рік працюють у 16 країнах:
| Країна | Міста |
|---|---|
| Польща | Варшава, Краків, Вроцлав, Гданськ, Люблін |
| Німеччина | Берлін, Кельн, Мюнхен |
| Чехія | Прага |
| Іспанія | Мадрид, Барселона |
| Італія | Рим, Мілан |
| Великобританія | Лондон |
| Канада | Оттава, Торонто |
| Туреччина | Анкара, Стамбул |
| Словаччина | Братислава |
| Болгарія | Софія |
| Молдова | Кишинів |
Послуги: оформлення ID-картки, закордонного паспорта, одночасне оформлення обох документів. Запис онлайн через pasport.org.ua.
2. Консульські установи. Посольства та генеральні консульства України також приймають заяви на оформлення паспортних документів. Список усіх консульських установ - на сайті МЗС.
“Наразі на обліку в ДМС перебуває понад 4 мільйони ВПО. Для них діє спрощений порядок оформлення документів - можна звертатися до будь-якого підрозділу ДМС незалежно від місця реєстрації” - Державна міграційна служба
Свідоцтво про народження: через Дію або ДРАЦС¶
Один з найчастіше запитуваних документів для імміграції. І один з найпростіших для відновлення.
Онлайн через портал Дія¶
З 2023 року повторне свідоцтво про народження можна замовити через портал Дія:
- Авторизуйся через BankID, ЕЦП або Дія.Підпис
- Знайди послугу: Послуги - Довідки та витяги - Повторна видача свідоцтва про народження
- Заповни форму (дані підтягуються автоматично)
- Вкажи причину: втрата, крадіжка або пошкодження
- Обери спосіб отримання: ДРАЦС, Укрпошта або кур’єр
Вартість: 51 копійка (державне мито) при подачі через портал Дія.
Строки: 3 робочі дні.
“Повторна видача свідоцтва або витяга здійснюється відділом ДРАЦС на підставі актового запису. Якщо запис зберігся в реєстрі - процедура займає 3 робочі дні.”
Якщо запис зберігся в реєстрі (звичайна ситуація)¶
Більшість актових записів (свідоцтв про народження, шлюб, смерть) є в електронному реєстрі Міністерства юстиції. Навіть якщо фізичний ДРАЦС у твоєму місті зруйновано - запис, скоріше за все, збережений. Достатньо звернутися до будь-якого ДРАЦС або ЦНАП.
Якщо запис НЕ зберігся (окуповані території, зруйновані архіви)¶
Складніше. Можливі шляхи:
- Звернення до суду для встановлення факту народження. Потрібні будь-які непрямі докази: копія лікарського свідоцтва, покази свідків, фото оригіналу, записи в інших документах.
- Відновлення через архіви - якщо актовий запис не оцифровано, можна звернутися до обласного архіву.
- ДП Документ за кордоном не видає свідоцтва про народження, але може допомогти з ID-карткою, яка потрібна для подачі заяви.
“Якщо копію свідоцтва про народження з відділу ДРАЦС, розташованого на окупованій території, отримати не вдається або немає запису про реєстрацію народження - необхідно звертатися до суду. Доказами можуть бути копія лікарського свідоцтва, покази свідків, фото документа.”
Свідоцтво про шлюб та розлучення¶
Процедура аналогічна свідоцтву про народження:
- Онлайн через Дію - якщо актовий запис є в електронному реєстрі
- Через будь-який ДРАЦС або ЦНАП - з паспортом, заява на місці
- Через суд - якщо запис знищено або недоступний (окуповані території)
Вартість повторної видачі: 51 копійка (через Дію), 23 грн (через ДРАЦС напряму).
Строки: 3-10 робочих днів.
Для переведення свідоцтва про шлюб для закордонних установ потрібен дублікат на паперовому бланку - електронна версія в Дії не замінює оригінал для перекладу і апостилювання.
Диплом про освіту: через МОН або ВНЗ¶
Відновлення диплому - процедура складніша і довша, ніж зі свідоцтвами ДРАЦС.
Стандартний шлях¶
- Подай заяву до ВНЗ, який видав диплом (або до його правонаступника)
- ВНЗ перевіряє дані у власних архівах
- Видає дублікат диплому
Як пояснює LDN:
“Для відновлення документа про вищу освіту необхідно звернутися до закладу вищої освіти, який видав диплом, з заявою на видачу дубліката. Якщо ВНЗ було ліквідовано або знаходиться на тимчасово окупованій території - до Міністерства освіти і науки.”
Якщо ВНЗ на окупованій території або знищено¶
Звертаєшся до Міністерства освіти і науки:
- Лист на МОН з описом ситуації, копіями будь-яких підтверджуючих документів (студентський квиток, залікова книжка, фото диплому, витяг з ЄДЕБО)
- ЄДЕБО (Єдина державна електронна база з питань освіти) - якщо ти навчався після 2012 року, інформація про диплом є в базі. Це спрощує процедуру.
Строки: від 1 до 6 місяців залежно від складності.
Вартість: безкоштовно для осіб, чиї документи знищено внаслідок бойових дій.
Для перекладу та використання за кордоном¶
Дублікат диплому має таку ж юридичну силу, як і оригінал. Його можна апостилювати і перекладати для подачі до закордонних установ - для визнання диплому в Німеччині, Канаді, США чи інших країнах.
Трудова книжка: електронний формат та відновлення¶
Трудова книжка - особливий випадок. Україна поступово переходить на електронний формат, але паперові книжки досі потрібні для підтвердження стажу за кордоном.
Електронна трудова в Дії¶
З 2021 року в Дії доступна електронна трудова книжка - цифрова копія записів про стаж і місця роботи. Для Пенсійного фонду України це повноцінний документ. Але для закордонних установ (наприклад, Rentenversicherung у Німеччині) потрібен паперовий оригінал або дублікат.
Як зазначає Engage:
“Закон передбачає перехід до електронного формату до червня 2026 року. Але через війну з’явився законопроєкт про відтермінування на період воєнного стану плюс три роки після.”
Відновлення паперової трудової¶
Варіанти:
- Через останнього роботодавця - подай заяву, роботодавець робить дублікат на основі архівних даних
- Через Пенсійний фонд - витяг з персоніфікованого обліку підтверджує стаж з 2000 року
- Через архіви - для записів до 2000 року потрібно звертатися до підприємств-правонаступників або до архівів
Для перекладу трудової книжки за кордоном найкращий варіант - мати і паперовий дублікат, і витяг з Пенсійного фонду.
Водійське посвідчення: безкоштовне відновлення¶
Для осіб, чиї посвідчення знищено через бойові дії, діє безкоштовна процедура відновлення:
- Звернись до найближчого сервісного центру МВС
- Надай паспорт (ID-картку)
- Фото робиться на місці
Строки: 2-5 робочих днів. Вартість: безкоштовно (для постраждалих від бойових дій).
Для обміну водійських прав за кордоном потрібне саме відновлене фізичне посвідчення - електронне в Дії іноземні установи не приймають.
Ідентифікаційний код (ІПН)¶
Один з найпростіших документів для відновлення:
- Через Дію - електронний витяг з ДРФО доступний одразу
- Через будь-яку податкову інспекцію або ЦНАП - видача картки з ІПН за заявою
Номер ІПН не змінюється. Потрібен лише паспорт. Як пояснює advokatmarket.com:
“Ідентифікаційний номер (ІПН) присвоюється один раз і не змінюється. Навіть якщо картка втрачена - сам номер залишається. Його можна знайти в Дії або отримати нову картку в будь-якій податковій.”
Документи з окупованих територій: особливі правила¶
Якщо твої документи залишились на тимчасово окупованій території і фізично недоступні - це не тупик, але потребує більше зусиль.
Що можна зробити¶
-
Перевірити електронні реєстри - більшість записів (народження, шлюб, освіта) оцифровані. Якщо запис є - дублікат видадуть без проблем.
-
Подати заяву через Дію або ЦНАП - не потрібно їхати на окуповану територію. Заява подається за місцем фактичного перебування.
-
Звернутися до суду - якщо запис не зберігся, суд може встановити юридичний факт на основі непрямих доказів.
-
Використати довіреність - якщо є хтось на місці (родич, знайомий, адвокат), можна оформити нотаріальну довіреність для отримання документів від твого імені.
Як зазначає ресурс Наше Місто:
“Навіть якщо документи були видані на тимчасово окупованій території - їх можна відновити через державні установи або в судовому порядку. Для ВПО більшість послуг з відновлення документів надається безкоштовно.”
Документи, видані окупаційною адміністрацією¶
Тут ситуація однозначна: Україна не визнає жодних документів, виданих окупаційними адміністраціями на тимчасово окупованих територіях. Ні “паспорти ДНР/ЛНР”, ні свідоцтва, ні дипломи - нічого. Потрібно отримувати українські документи заново.
Як Дія допомагає за кордоном¶
Мобільний застосунок Дія - потужний інструмент, але має обмеження для використання за кордоном.
Що працює¶
- Електронний паспорт в Дії прийнято як документ у кількох країнах ЄС для обмеженого кола операцій
- Електронні витяги (ІПН, трудова книжка, е-свідоцтва) мають юридичну силу в Україні
- Замовлення дублікатів документів через портал Дія (свідоцтва ДРАЦС)
Що НЕ працює за кордоном¶
- Е-документи з Дії не замінюють паперових документів для імміграції. Ні Auslanderbehorde, ні USCIS, ні IRCC не приймають скріншоти з додатку Дія.
- Перекласти е-документ з Дії не можна - перекладач завіряє переклад фізичного документа, а не зображення з телефону.
- Апостиль ставиться на паперовий документ - потрібно отримати фізичний дублікат перед апостилюванням.
Тобто Дія допомагає замовити дублікат онлайн, але для закордонних установ потрібен саме паперовий документ з подальшим апостилем і сертифікованим перекладом.
Порівняння способів відновлення¶
| Документ | Де відновити | Онлайн через Дію | Строки | Вартість |
|---|---|---|---|---|
| Паспорт / ID-картка | ДМС, ЦНАП, ДП Документ | Подача заяви | 10-20 днів | 279 грн (безкоштовно для ВПО) |
| Закордонний паспорт | ДМС, ДП Документ (за кордоном) | Подача заяви | 10-30 днів | 810-1050 грн |
| Свідоцтво про народження | ДРАЦС, ЦНАП | Повністю | 3 дні | 0,51 грн |
| Свідоцтво про шлюб | ДРАЦС, ЦНАП | Повністю | 3-10 днів | 0,51-23 грн |
| Диплом | ВНЗ, МОН | Частково (ЄДЕБО) | 1-6 місяців | Безкоштовно |
| Трудова книжка | Роботодавець, ПФУ | Витяг | 2-30 днів | Безкоштовно |
| Водійське посвідчення | Сервісний центр МВС | Ні | 2-5 днів | Безкоштовно |
| ІПН (картка) | Податкова, ЦНАП | Витяг одразу | 1-5 днів | Безкоштовно |
Після відновлення: переклад і легалізація¶
Отримав дублікат документа - що далі? Якщо документ потрібен для подачі в закордонну установу, стандартний ланцюжок:
- Отримай паперовий дублікат - навіть якщо замовив через Дію, забери фізичний документ
- Апостилюй - більшість документів потребують апостилю перед перекладом. Е-апостиль можна отримати через Дію онлайн
- Переклади - сертифікований переклад на мову країни призначення
- Подай до установи - з оригіналом і перекладом
Порядок “апостиль - переклад” або “переклад - апостиль” залежить від країни. Детально про це - у статті Спочатку апостиль чи переклад: правильна послідовність.
Типові помилки при відновленні документів¶
| Помилка | Наслідок | Як уникнути |
|---|---|---|
| Подаєш заяву не за місцем реєстрації | Відмова або затримка | ВПО можуть подавати за місцем фактичного перебування |
| Намагаєшся перекласти е-документ з Дії | Перекладач відмовить | Отримай паперовий дублікат |
| Не апостилюєш перед перекладом | Документ не приймуть за кордоном | Перевір вимоги країни призначення |
| Чекаєш на відновлення всіх документів одночасно | Втрата часу | Подавай заяви паралельно |
| Не зберігаєш копій | При повторній втраті - все спочатку | Зроби цифрові копії всіх документів |
| Намагаєшся використати документи “ДНР/ЛНР” | Не визнаються ніде | Отримай українські документи |
Безкоштовна юридична допомога¶
Якщо процес здається складним - є ресурси безкоштовної допомоги:
- Безоплатна правова допомога - legalaid.gov.ua (гаряча лінія 0 800 213 103)
- Громадські центри правосуддя - працюють у більшості обласних центрів, допомагають з підготовкою заяв
- UNHCR та партнерські організації - для біженців за кордоном, включаючи допомогу з документами (UNHCR Ukraine Response)
- LDN (Legal Development Network) - ldn.org.ua - безкоштовні юридичні консультації для постраждалих від війни
FAQ¶
Чи можна відновити документи, якщо я за кордоном і не можу приїхати в Україну?¶
Так. Паспортні документи оформлюються через ДП Документ за кордоном (16 країн) або через консульства. Свідоцтва ДРАЦС можна замовити через портал Дія з доставкою Укрпоштою за адресою довіреної особи в Україні, яка потім надішле документ кур’єром.
Скільки коштує відновлення документів для постраждалих від війни?¶
Більшість послуг для ВПО та осіб, чиї документи знищено внаслідок бойових дій - безкоштовні або за символічну суму. ID-картка, водійське посвідчення - безкоштовно. Свідоцтва - 0,51 грн через Дію. Дипломи - безкоштовно. Закордонний паспорт - 810-1050 грн (пільги є, але не для всіх категорій).
Чи мають дублікати документів таку ж юридичну силу, як оригінали?¶
Так. Дублікат - це повноцінний документ з тими ж реквізитами. Його можна апостилювати, перекладати і подавати до будь-яких установ. Жодна організація не має права відмовити у прийомі дубліката замість оригіналу.
Що робити, якщо мої документи видано на окупованій території і записи знищено?¶
Звернись до суду для встановлення юридичного факту (народження, шлюбу тощо). Потрібні будь-які непрямі докази: фото документів, покази свідків, записи з інших реєстрів. Після рішення суду ДРАЦС видасть нове свідоцтво. Безкоштовну юридичну допомогу надає legalaid.gov.ua.
Скільки часу займає повне відновлення всіх документів?¶
Якщо подавати заяви паралельно: паспорт - 10-20 днів, свідоцтва - 3 дні, водійське - 2-5 днів. Найдовший процес - диплом (1-6 місяців). В цілому на відновлення базового пакету документів потрібно 2-4 тижні, за умови що записи є в електронних реєстрах.
Чи приймуть дублікат документа для перекладу і апостилю?¶
Так. Дублікат повністю еквівалентний оригіналу - його можна апостилювати і перекласти для подачі за кордоном. Перекладач завірить переклад так само, як і переклад оригіналу.
Потрібен професійний переклад?
AI-переклад + перевірка перекладачем + нотаріальне завірення
Замовити переклад →