Переклад без нотаріуса окремо: як засвідчити його пізніше

Уяви: переклад свідоцтва вже готовий, але ти ще не вибрав нотаріуса або не знаєш, чи взагалі потрібне засвідчення. Не обов’язково одразу платити за весь пакет: переклад і нотаріальне оформлення можна замовити окремо, якщо нотаріус погодиться засвідчити підпис саме твого перекладача.

Ключове питання тут не в тому, де зробили переклад, а в тому, чи готовий нотаріус засвідчити підпис перекладача. Тож до замовлення узгодь із ним формат документа та вимоги до підтвердження кваліфікації.

Що означає замовити переклад без нотаріуса¶

Переклад без нотаріуса - це текст, який перекладач підготував, але нотаріус ще не засвідчив ані його вірність, ані справжність підпису перекладача. Такий переклад може стати в пригоді для ознайомлення, внутрішньої роботи чи попереднього подання. Чи прийме його установа, якій ти подаєш документ, треба з’ясувати окремо.

Фразою «нотаріальний переклад» люди називають різні процедури. Закон України «Про нотаріат» передбачає два варіанти: нотаріус, який знає потрібні мови, може засвідчити вірність перекладу; якщо він не знає потрібної мови, перекладач готує текст, а нотаріус засвідчує справжність його підпису. Обидва способи описані у статті 79 Закону України «Про нотаріат».

За статтею 79 Закону України «Про нотаріат»: «Якщо нотаріус не знає відповідних мов (однієї з них), переклад документа може бути зроблено перекладачем, справжність підпису якого засвідчує нотаріус».

Ця норма пояснює, як розділити переклад і нотаріальне оформлення. Коли нотаріус засвідчує підпис перекладача, він не просто ставить печатку на аркуші: спершу встановлює, хто підписав документ, і перевіряє кваліфікацію цієї людини.

Тож замовити тільки переклад документа можна. Але готовий текст не означає, що будь-який нотаріус автоматично його засвідчить: нотаріус має погодитися засвідчити підпис саме того перекладача, який виконав роботу, і перевірити його кваліфікацію. Практичний порядок описаний у роз’ясненні Нотаріальної палати України.

Термін «вірність перекладу» теж не варто плутати із засвідченням підпису. Якщо нотаріус знає потрібні мови й засвідчує вірність перекладу, він підтверджує відповідність перекладу оригінальному тексту. Якщо нотаріус засвідчує справжність підпису, він підтверджує, хто підписав документ, і перевіряє кваліфікацію цієї людини. Процедури пов’язані, але це не одне й те саме.

Перед замовленням постав нотаріусу конкретне запитання: «Переклад робитиме окремий перекладач. Чи засвідчите ви його підпис, і які документи про кваліфікацію треба подати?» Від відповіді залежить, чи підійде обраний перекладач для наступного етапу.

Як працює окреме нотаріальне засвідчення¶

Почни не з підпису на готовому аркуші, а з перевірки: чи може нотаріус оформити саме цей документ і засвідчити підпис саме цього перекладача. Звернутися можна до державного або приватного нотаріуса; засвідчення може відбутися за усним зверненням заінтересованої особи або в межах іншої нотаріальної дії. Порядок наведений у правовому роз’ясненні Нотаріальної палати України.

Якщо нотаріус має засвідчити підпис перекладача, перекладач мусить прийти й підписати документ при ньому. Нотаріус встановить його особу та перевірить документ про кваліфікацію. У роз’ясненні Нотаріальної палати України це сказано прямо:

«Підпис перекладача на нотаріальному документі виконується ним власноручно у присутності нотаріуса».

Отже, схема «перекладач надіслав готовий файл, я заніс його нотаріусу, а перекладач нікуди не приходить» може не спрацювати. Для засвідчення справжності підпису перекладач має підписати документ у присутності нотаріуса. Попередь про це бюро або перекладача, щоб одразу домовитися про їхню участь.

Ось як спланувати процес:

1. З’ясуй вимоги установи, куди подаєш документ. Запитай, чи потрібен нотаріально засвідчений переклад, апостиль на документі, легалізація або інший формат.
2. Знайди нотаріуса до замовлення перекладу. Поясни, що перекладач працюватиме окремо, і запитай, чи засвідчить нотаріус його підпис.
3. Узгодь вимоги з перекладачем. Обговори, який документ перекладатимуть і які дані про кваліфікацію нотаріус попросить.
4. Підготуй документ. З’ясуй, чи підійде оригінал або знадобиться нотаріально засвідчена копія. Переклад має охоплювати весь документ, зокрема печатки й штампи.
5. Домовся про підписання в нотаріуса. Якщо нотаріус засвідчує підпис перекладача, перекладач має підписати документ власноручно в його присутності.
6. Перевір готове оформлення перед поданням. Переконайся, що переклад прикріплений до потрібного документа, а засвідчення відповідає вимогам установи.

Такий поділ зручний, якщо спершу хочеш завершити переклад, а дату чи місце оформлення у нотаріуса визначити пізніше. Але все одно узгодь формат заздалегідь: готовий переклад має підійти конкретному нотаріусу.

Що потрібно нотаріусу для засвідчення перекладу¶

Для нотаріального оформлення подай оригінал документа або його нотаріально засвідчену копію. Ця вимога є в роз’ясненні Нотаріальної палати України про нотаріальне засвідчення вірності перекладу документів. Звичайна копія не стає рівнозначною засвідченій автоматично, тож до візиту запитай нотаріуса, який варіант він прийме.

Якщо документ має кілька сторінок, перевір, чи всі вони оформлені як одне ціле. Нотаріальна палата України зазначає, що багатосторінкові документи для засвідчення перекладу або підпису мають бути з’єднані так, щоб їх не можна було розділити без порушення цілісності, пронумеровані й скріплені підписом посадової особи та печаткою юридичної особи-видавця, якщо така печатка є.

Переклади не лише основний текст, а й написи на печатках та штампах. На свідоцтві можуть бути назва органу, службова позначка чи текст у печатці - ці елементи теж прочитає установа, якій ти подаєш документ. Попроси перекладача перевірити всю сторінку, а не тільки основний текст.

Після перекладу його аркуш прикріплюють до документа, прошнуровують і скріплюють підписом та печаткою нотаріуса. Так переклад пов’язують із документом, якого він стосується. Не намагайся самостійно змінювати спосіб з’єднання аркушів перед нотаріальним оформленням.

Для засвідчення підпису перекладачеві потрібні документ, що посвідчує особу, і документ про кваліфікацію. У досьє немає єдиного переліку конкретних посвідчень чи дипломів, який підійде для кожного нотаріуса й кожної ситуації. Тож запитай список у нотаріуса, який засвідчуватиме підпис, а не покладайся на перелік для іншого документа чи перекладача.

Сам документ теж має бути придатним для нотаріальної дії. Нотаріус не приймає документи з незастереженими виправленнями, закресленнями чи дописками, пошкодженнями, через які текст не можна прочитати, або текстом, написаним олівцем. Якщо на оригіналі є виправлення чи нечіткі фрагменти, переклад їх не виправить: нотаріус оцінює документ, який ти приніс.

Перед переданням документа перевір короткий список:

• маєш оригінал або нотаріально засвідчену копію;
• усі сторінки на місці й цілісно з’єднані;
• багатосторінковий документ належно оформлений;
• текст, печатки й штампи можна прочитати;
• немає незастережених виправлень, закреслень чи дописок;
• перекладач знає, що підписуватиме переклад у присутності нотаріуса;
• нотаріус пояснив, як підтвердити кваліфікацію перекладача;
• ти окремо перевірив вимоги установи, куди подаєш документ.

Наприклад, ти замовив переклад свідоцтва, а потім виявилося, що перекладач пропустив напис на печатці або нотаріус хоче бачити його особисто. Обидві проблеми можна попередити: заздалегідь перевірити повноту перекладу й узгодити присутність перекладача.

Що саме засвідчує нотаріус і хто відповідає за переклад¶

Печатка нотаріуса не означає, що він перевірив кожне слово перекладу. Коли нотаріус засвідчує підпис перекладача, він підтверджує авторство підпису й перевіряє кваліфікацію перекладача. За правильність перекладу він не відповідає. Це розмежування пояснює Нотаріальна палата України.

Нотаріус, засвідчуючи справжність підпису перекладача, «не несе відповідальності за неправильно зроблений переклад, не посвідчує факти, викладені у документі, а лише підтверджує, що підпис зроблений певною особою, та те, що кваліфікацію такої особи перевірено».

Для тебе це означає просту річ: нотаріальне засвідчення не замінює перевірки перекладу. Якщо в імені, даті, номері документа чи назві органу є помилка, печатка не зробить текст правильним. До візиту звір ці дані з оригіналом і попроси перекладача перевірити терміни, транслітерацію та позначки.

Якщо нотаріус знає відповідні мови й засвідчує вірність перекладу, він виконує іншу нотаріальну дію. Стаття 79 Закону України «Про нотаріат» розрізняє засвідчення вірності перекладу й засвідчення справжності підпису перекладача. Тож не зупиняйся на фразі «переклад у нотаріуса»: запитай, що саме він засвідчуватиме у твоєму випадку.

Приклад: для подання іноземному органу переклали українське свідоцтво, а нотаріус засвідчив підпис перекладача. Така процедура підтверджує, хто виконав переклад і що нотаріус перевірив його кваліфікацію; правдивість відомостей у свідоцтві вона автоматично не підтверджує. Якщо установа просить засвідчити саме вірність перекладу, до замовлення з’ясуй, чи може обраний нотаріус виконати цю дію.

Нотаріальне засвідчення перекладу також не підтверджує справжність самого документа. Якщо нотаріус засвідчує підпис перекладача, він не підтверджує факти, викладені в оригіналі. Тож печатка на перекладі не доводить, що документ видав відповідний орган або що його зміст правдивий.

Коли окреме оформлення зручне, а коли краще не розділяти етапи¶

Окремо замовити переклад і нотаріальне засвідчення зручно, якщо ти вже знайшов перекладача, хочеш сам обрати нотаріуса або спершу перевірити вимоги установи. Так можна рознести ці дії в часі, якщо перекладач і нотаріус не можуть зустрітися одразу. Але економію часу чи грошей наперед не порахуєш: усе залежить від умов конкретного перекладача й нотаріуса.

Розділяти етапи ризиковано, якщо нотаріус ще не сказав, чи засвідчить підпис обраного перекладача. Для цього нотаріус має встановити особу й перевірити кваліфікацію перекладача, а той має підписати документ у його присутності. Якщо перекладач не може прийти або нотаріус не приймає наданий документ про кваліфікацію, оформлення зупиниться, хоч переклад уже готовий.

Якщо хочеш менше несподіванок, узгодь вимоги з нотаріусом до початку перекладу. Наприклад, спершу уточни тип документа, потрібний формат і спосіб підтвердження кваліфікації, а тоді передай роботу перекладачеві. Так простіше уникнути перероблення через пропущені печатки, штампи чи інші елементи.

Ситуація	Що зробити до замовлення	Що може піти не так
Переклад готує незалежний перекладач	Запитати нотаріуса, чи засвідчить він підпис цієї людини	Нотаріус не прийме поданий документ про кваліфікацію
Переклад уже готовий, але перекладач далеко	Узгодити особисте підписання з нотаріусом і перекладачем	Без підпису перекладача в присутності нотаріуса засвідчення може не відбутися
Є лише копія документа	Запитати, чи потрібна нотаріально засвідчена копія	Звичайну копію можуть не прийняти для нотаріальної дії
У документі є печатки або штампи	Переконатися, що переклад охоплює всі написи	У перекладі бракуватиме частини тексту документа
Документ має кілька сторінок	Перевірити цілісність, нумерацію та оформлення сторінок	Документ можуть не прийняти в неналежному стані
Документ має виправлення або пошкодження	Показати його нотаріусу до замовлення перекладу	Нотаріус може відмовити в нотаріальній дії

Вибір залежить не лише від перекладу. На нього впливають вимоги установи, вид нотаріальної дії, документ про кваліфікацію перекладача та стан оригіналу. Якщо хоча б один пункт незрозумілий, спершу поговори з нотаріусом, а не замовляй готовий пакет.

Апостиль і переклад: різні вимоги до документа¶

Апостиль або легалізація можуть бути окремою вимогою до документа, який ти подаєш в іншій країні. Це не те саме, що нотаріальне засвідчення перекладу. Потреба в апостилі чи легалізації залежить від документа, міжнародного договору та вимог установи призначення; перевір її для свого випадку окремо. Це розмежування описане в роз’ясненні Нотаріальної палати України.

Можна мати нотаріально оформлений переклад, але не виконати окрему вимогу до самого документа. Буває й навпаки: документ має потрібне підтвердження для подання за кордон, але переклад не оформлений у форматі, якого просить установа. Одне не замінює іншого.

Перед замовленням постав установі три окремі запитання: чи потрібен переклад, чи треба його нотаріально засвідчити та чи потрібен апостиль або легалізація на самому документі. Загальне запитання «чи потрібен нотаріальний переклад?» може не виявити окремої вимоги до оригіналу.

Якщо спершу треба поставити апостиль, а потім перекладати документ, порядок може вплинути на обсяг перекладу. Попроси установу або нотаріуса підтвердити, що саме передавати перекладачеві: документ до апостилювання чи вже з апостилем. Перекладачеві треба знати, чи включати до роботи текст апостиля та пов’язані позначки.

Українські консульські установи також можуть засвідчувати вірність перекладів відповідно до статті 38 Закону України «Про нотаріат». Для консульської послуги діють окремі умови конкретної установи, тож не перенось на консульство порядок державного чи приватного нотаріуса без перевірки. Якщо оформлюєш документ за кордоном, запитай у відповідній консульській установі, які матеріали й формат вона приймає.

Типовий приклад: ти готуєш документ для подання за кордон і думаєш, що нотаріальна печатка на перекладі одночасно підтверджує оригінал. Насправді засвідчення підпису перекладача й апостиль мають різне призначення. Перевір вимоги країни та установи до замовлення перекладу, щоб потім не з’ясовувати, чи треба перекладати додаткові позначки або проходити ще одну процедуру.

Поширені помилки перед нотаріальним оформленням¶

Проблема зазвичай не в тому, що переклад замовлений окремо, а в тому, що нотаріус і перекладач узгоджують формат уже після завершення роботи. Перевір ці моменти до того, як отримаєш готовий переклад.

Думати, що будь-який нотаріус засвідчить будь-який переклад. Для засвідчення підпису нотаріус має встановити особу перекладача й перевірити його кваліфікацію. До початку роботи запитай, чи прийме конкретний нотаріус документи саме цього перекладача.

Чекати, що нотаріус перевірить переклад за змістом. Засвідчення підпису підтверджує, хто підписав документ, але не правильність перекладу. До підписання звір імена, дати, номери, назви органів, печатки та штампи.

Прийти до нотаріуса лише з готовим перекладом. Якщо треба засвідчити справжність підпису, перекладач підписує документ власноручно в присутності нотаріуса. Домовся про час, коли перекладач зможе прийти, або заздалегідь уточни порядок оформлення.

Принести не той примірник документа. Для нотаріального оформлення потрібен оригінал або нотаріально засвідчена копія. До того як віддати оригінал перекладачеві чи принести копію, запитай нотаріуса, який варіант підходить.

Забути про печатки й штампи. Переклад тільки основного тексту може бути неповним. Перевір сторінку цілком, включно зі службовими написами та позначками.

Не зважати на стан оригіналу. Нотаріус не приймає документи з незастереженими виправленнями, закресленнями чи дописками, пошкодженнями, через які текст не можна прочитати, або текстом, написаним олівцем. Якщо помітив проблему, покажи документ нотаріусу до замовлення перекладу.

Плутати переклад із підтвердженням документа. Нотаріальне засвідчення підпису перекладача не підтверджує факти в оригіналі й не замінює апостиль або легалізацію, якщо цього вимагає установа. Перевір кожну вимогу окремо.

Щоб не пропустити важливе, рухайся в такому порядку: запитай установу про потрібний формат, покажи документ нотаріусу, узгодь вимоги з перекладачем і тільки тоді замовляй переклад. Якщо правила установи чи країни призначення незрозумілі, запитай саму установу, а не покладайся на загальне уявлення про «нотаріальний переклад».

Перед візитом перевір три умови: нотаріус готовий засвідчити підпис конкретного перекладача; перекладач може підтвердити кваліфікацію й підписати документ у присутності нотаріуса; ти маєш придатний для оформлення документ - оригінал або нотаріально засвідчену копію. Якщо всі три пункти узгоджені, окремий переклад і подальше засвідчення можна планувати як два послідовні етапи.

FAQ¶

Чи можна замовити переклад документа в бюро, а нотаріально засвідчити його окремо?¶

Так. Бюро або окремий перекладач можуть підготувати переклад, а нотаріальне оформлення ти пройдеш пізніше. До замовлення погодь із нотаріусом засвідчення підпису конкретного перекладача та документи про його кваліфікацію.

Які документи перекладач має надати нотаріусу для засвідчення підпису?¶

Нотаріус встановлює особу перекладача й перевіряє документ про кваліфікацію. Перекладач також має власноручно підписати переклад у присутності нотаріуса; запитай в обраного нотаріуса, які документи він приймає як підтвердження кваліфікації.

Чи перевіряє нотаріус правильність перекладу документа?¶

Якщо нотаріус засвідчує справжність підпису перекладача, він не відповідає за правильність перекладу. Нотаріус підтверджує авторство підпису й перевіряє кваліфікацію перекладача, а текст ти маєш звірити окремо.

Чи потрібен оригінал документа для нотаріального засвідчення перекладу?¶

Для нотаріального оформлення подають оригінал документа або його нотаріально засвідчену копію. До візиту уточни, який варіант потрібен для твоєї нотаріальної дії.

Чи можна засвідчити переклад у іншого нотаріуса?¶

Так, можна звернутися до державного або приватного нотаріуса. Але нотаріус має погодитися засвідчити підпис саме цього перекладача й перевірити його кваліфікацію, тож спершу узгодь процедуру.

Чи засвідчення перекладу замінює апостиль?¶

Ні. Апостиль або легалізація можуть бути окремою вимогою до документа й не замінюють нотаріального засвідчення перекладу. Перевір вимоги країни та установи, куди подаєш документ.

Чи може нотаріус відмовитися прийняти документ через виправлення?¶

Так. Нотаріус не приймає документи з незастереженими виправленнями, закресленнями чи дописками, документи з пошкодженнями, через які текст не можна прочитати, або написані олівцем. Якщо сумніваєшся щодо стану документа, покажи його нотаріусу до замовлення перекладу.

Чи треба перекладати печатки та штампи?¶

Так, переклад має охоплювати весь текст документа, включно з печатками та штампами. Перевір, щоб перекладач урахував усі видимі написи, а не лише основний текст.

Джерела¶

• Стаття 79 Закону України «Про нотаріат». Засвідчення вірності перекладу
• Нотаріальне засвідчення вірності перекладу документів
• Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України