Уяви: переклад готовий, а заголовок уже на наступній сторінці, таблиця стала вищою, і підпис у формі не поміщається в комірці. Текст наче на місці, але документ виглядає так, ніби його збирали поспіхом. Часто Word тут ні до чого: переклад просто має іншу довжину й інакше розбивається на рядки.
Word попереджає, що під час перекладу можуть змінитися форматування та інтервали. Microsoft радить перед передаванням файла перевірити заголовки, таблиці й макет сторінок, а також правопис, термінологію та числові дані (інструкція Word).
Розберімося, чому текст зсуває макет, що перевірити насамперед і як привести DOCX до ладу. Для ширшого огляду перекладу документів зі збереженням макета глянь практичний посібник для Word, PDF і Excel.
Чому переклад змінює макет Word¶
У Word на сторінці розташовується не просто текст. Там є абзаци, стилі, розриви сторінок, таблиці, комірки, текстові блоки, колонтитули та інші елементи. Переклад замінює текст усередині цієї структури, але місця для нього автоматично більше не стає.
Перенесення рядків залежить від тексту й мови¶
Коли тексту забагато для ширини сторінки, комірки чи текстового поля, Word переносить його на додаткові рядки. Правила перенесення залежать від конкретної писемності, пояснює Microsoft Learn. Через це після перекладу може змінитися висота абзацу, навіть якщо він досі складається лише з одного речення.
Уяви таблицю з коротким англійським заголовком у вузькому стовпці. Перекладений заголовок не поміщається в один рядок і переходить на наступний. Комірка стає вищою, інші рядки зсуваються, а підпис під таблицею опиняється на іншій сторінці. Усе почалося з одного перенесення.
Не можна сказати, що якась мова завжди потребує більше місця. Тут важливі конкретне формулювання, довжина слова, розмір шрифту, ширина блоку й правила перенесення. У документі з колонками та вузькими полями навіть невелика різниця може змінити вигляд сторінки.
Фіксовані межі залишаються, текст змінюється¶
Текстове поле із заданою висотою має обмежений простір. Якщо переклад потребує додаткового рядка, Word не може самостійно збільшити фіксований блок. Текст може обрізатися або виходити за його межі - це залежить від налаштувань документа.
Те саме буває у формах і таблицях, де задана висота рядка. Якщо висоту закріплено, комірка не обов’язково збільшиться разом із текстом. На вигляд це схоже на зламане форматування, але причина проста: тексту не вистачає місця.
Учасник форуму RWS описав саме такий випадок: перекладені речення довші за текстові блоки або колонки в оригіналі. У дописі на форумі RWS проблему описано англійською:
“you get a Word or Pdf original and the arrangement or layout of the text is messed up because your target sentences are longer than the text blocks or columns provided by the original document”
Простіше кажучи, якщо для перекладу місця менше, ніж йому потрібно, макет доведеться підлаштувати. Спершу перевір блоки з обмеженою шириною або висотою, а не весь документ навмання.
Стилі та шрифти теж впливають¶
Стиль абзацу може задавати шрифт, інтервали, відступи й розташування на сторінці. Якщо після перекладу змінилися стиль, шрифт або розмір, у рядок поміститься інша кількість символів. Від цього залежить і кількість рядків у блоці.
Таке трапляється й на практиці. Учасник Microsoft Community написав, що після перекладу всього документа помітив зміни шрифту, його розміру й кольору. Це опис окремого випадку, а не доказ, що так буде в кожній версії Word. Відповідь у Microsoft Community нагадує: після автоматичного перекладу перевір не лише текст, а й оформлення.
Microsoft радить використовувати стилі Word замість ручного форматування кожного елемента. Стилі допомагають однаково оформити заголовки й абзаци, а структурований документ простіше локалізувати та редагувати (поради Microsoft Learn). Коли кожен заголовок оформлено вручну, знайти й виправити відмінності важче.
Спосіб перекладу визначає, що станеться зі структурою¶
Word Translator створює окрему перекладену копію й не змінює вихідний документ. Через меню Review > Translate у Word можна перекласти весь документ або вибраний фрагмент. Назви пунктів меню можуть різнитися залежно від версії (інструкція Word).
Окрема копія зручна для порівняння, але не гарантує, що кожна таблиця, рамка чи розрив сторінки залишиться незмінним. Користувач Microsoft Q&A повідомив про проблеми зі збереженням таблиць під час перекладу документа з англійської японською. Це опис одного збою, а не свідчення, що він трапляється в усіх документах (повідомлення Microsoft Q&A).
Що більше етапів перетворення проходить текст, то більше місць, де може змінитися макет. Наприклад, ти конвертуєш PDF у Word, перекладаєш документ, а потім зберігаєш його в іншому форматі. Кожен етап може по-своєму обробити розташування тексту й розриви сторінок.
Як знайти джерело зсуву після перекладу¶
Не починай із випадкових змін шрифту. Спершу з’ясуй, що саме змінилося, а тоді перевір структуру, текст і параметри сторінки.
Збережи обидва вихідні файли¶
Залиш оригінал і перекладену копію без змін. Для виправлень створи окрему робочу версію: так зможеш порівняти результат із початковими файлами й повернутися до них, якщо правка зламає інший фрагмент.
Щоб не плутатися, назви файли зрозуміло: наприклад, «договір_оригінал», «договір_переклад» і «договір_переклад_редагування». Назви самі собою макет не полагодять, зате допоможуть не перезаписати потрібну версію.
Порівняй копії засобом Word¶
Функція Compare у Word порівнює дві версії документа, показує відмінності й створює окремий документ із результатом. Початкові файли при цьому залишаються незміненими (довідка Microsoft про Compare).
Так легше знайти вилучені абзаци, змінені заголовки й текст, який опинився не там. Але порівняння не замінює перевірку самого вигляду сторінки. Позначки не завжди пояснять, чому змістився розрив або чому комірка стала надто високою. Переглянь відмінності, а потім відкрий сторінки в робочій копії.
Не плутай порівняння тексту з повною перевіркою верстки. Зміст може збігатися, а формат абзацу, ширина стовпця чи висота текстового поля - створювати проблему. Перевіряй і текст, і макет.
Перевір проблемні елементи окремо¶
Пройдися документом і познач блоки, в яких помітив зсуви. Насамперед глянь на:
- заголовки вгорі сторінки, особливо ті, після яких не залишилося тексту;
- таблиці з вузькими стовпцями або довгими заголовками комірок;
- текстові поля, колонки й підписи до зображень;
- верхні та нижні колонтитули;
- списки, нумерацію та відступи;
- розриви сторінок і розриви розділів;
- місця, де змінилися шрифт, розмір або інтервал.
Запиши сторінки й конкретні симптоми. «На четвертій сторінці заголовок відокремився від абзацу» корисніше, ніж «документ трохи з’їхав». Так ти знатимеш, де шукати причину, і зможеш повернутися до тих самих місць після виправлень.
Перевір структуру абзацу, а не лише видимий текст¶
Якщо не розумієш, звідки взялася порожня сторінка чи великий проміжок, увімкни показ прихованих знаків форматування. Зайвий розрив сторінки, кілька порожніх абзаців або інтервал після заголовка можуть посунути вміст, хоч у звичайному режимі цього й не видно.
Перевір, чи заголовки створені стилями, а не просто збільшеним жирним текстом. Стилі допомагають тримати структуру документа, а ручне оформлення кожного заголовка ускладнює системні виправлення. Microsoft радить використовувати структурні елементи, як-от абзаци й пункти списків (рекомендації Microsoft Learn щодо локалізації).
Як виправити таблиці, сторінки й текстові блоки¶
Виправляй причину, а не маскуй наслідок. Якщо весь документ читається, але один заголовок не вміщається в комірці, не треба зменшувати шрифт на кожній сторінці.
Віднови таблицю без випадкового стискання тексту¶
Почни з комірки, де текст переноситься не так, як очікувалося. Перевір ширину стовпця, поля комірки, абзацний інтервал і висоту рядка. За потреби дозволь рядку збільшитися або перерозподіли ширину між стовпцями.
Якщо ширина таблиці фіксована, зміна одного стовпця може зачепити інші. Перевір, чи таблиця вміщується між полями сторінки. Для довгих заголовків можна змінити їхнє розташування, відкоригувати ширину колонок або переглянути формулювання, не змінюючи його значення.
Не починай зі зменшення шрифту в усій таблиці. Текст, який і так уміщався, стане дрібнішим, а справжня причина - фіксована висота, замала ширина чи зайвий інтервал - нікуди не зникне. Після правок перевір цілу таблицю, включно із заголовками та підписами.
Поверни заголовки й абзаци на потрібні сторінки¶
Якщо заголовок опинився внизу сторінки, перевір параметри абзацу, які визначають його зв’язок із наступним текстом. У стилі заголовка може бути налаштування, що тримає його разом із наступним абзацом. Якщо налаштування немає або його змінили вручну, заголовок може відокремитися від основного тексту.
Не видаляй розрив сторінки автоматично. Документ може навмисно починати новий розділ з нової сторінки. Спершу з’ясуй, чи розрив потрібен за структурою, чи він з’явився через порожні абзаци або завеликий інтервал.
Після зміни стилю перевір усі заголовки такого рівня. Заміна ручного форматування стилем може відразу змінити кілька місць. Це допомагає зробити документ послідовним, але може зачепити й ті фрагменти, які до цього виглядали нормально.
Звільни місце для тексту в полі або колонці¶
Перевір, чи текстове поле має фіксовану висоту, а таблиця або колонка не обмежує вміст. Якщо сусідні елементи не заважають, збільш блок або відрегулюй його внутрішні поля. Якщо розширити його нікуди, переглянь верстку сторінки чи обережно відредагуй формулювання.
Не обрізай текст, щоб приховати його надлишок. Невидимий кінець речення може містити застереження, назву або числове значення. Перевір документ у режимі друку й переконайся, що текст відображається повністю.
За поясненням Microsoft Learn, текст, який не поміщається в один рядок, переноситься на кілька рядків, а правила перенесення залежать від мови (опис перенесень). Тому перевіряй межі поля й перенесення на перекладеному тексті, а не лише на оригіналі.
Перевір шрифти й стилі після змін¶
Якщо текст раптом змінив шрифт, колір чи розмір, порівняй його стиль із відповідним абзацом в оригіналі. Виправляй оформлення потрібної групи абзаців, а не застосовуй навмання одну ручну зміну до всього файла. Проблема може стосуватися одного фрагмента або стилю, який повторюється по всьому документу.
Окрема причина зміни вигляду - потрібного шрифту немає на пристрої, де відкрили файл. Word може замінити його, і довжина рядків зміниться. Якщо документ має однаково виглядати на різних комп’ютерах, перевір його в потрібному середовищі, а погоджену версію для поширення експортуй у PDF.
Як підготувати DOCX, щоб зменшити ризик зсувів¶
Перевірку краще починати ще до перекладу. Структурований вихідний файл простіше редагувати й зіставляти з перекладом. А якщо заздалегідь помітити тісні місця, не доведеться шукати їх перед дедлайном.
Починай із редагованого файла, якщо він доступний¶
Якщо можеш отримати вихідний DOCX, бери його, а не відтворюй сторінки з PDF. DOCX зберігає структуру документа Word, зокрема абзаци, стилі й таблиці. PDF може зберегти зовнішній вигляд, але після перетворення на Word розриви сторінок можуть опинитися в інших місцях, попереджає Microsoft (довідник форматів Microsoft).
DOCX - стандартний XML-формат Word, а TXT форматування не зберігає. Microsoft також попереджає про можливу втрату форматування під час роботи з ODT. Перед передаванням файла перевір, чи зберігаєш його у форматі з потрібною структурою, а не в простому тексті (довідник сумісності форматів).
Якщо маєш тільки PDF, не вважай його редагованою копією Word. Спершу перевір результат перетворення: чи лишилися таблиці таблицями, чи збігаються заголовки, чи можна редагувати абзаци окремо. Учасник форуму RWS радить отримувати вихідний редагований документ, бо перетворення PDF може змінити макет і потребувати додаткового очищення (обговорення на форумі RWS).
Упорядкуй стилі, списки й таблиці до перекладу¶
Використовуй стилі для заголовків і звичайних абзаців, а вбудовані засоби Word - для списків. Не вирівнюй їх пробілами й символами вручну. Структурований документ легше виправляти, а однакові за роллю частини простіше знаходити. Microsoft Learn називає стилі Word мінімальною практикою структурованого авторства, яка може знизити витрати на локалізацію (рекомендації з локалізації вмісту).
До перекладу знайди місця, де текст уже ледь уміщується: вузькі комірки, маленькі текстові поля, багатоколонкові сторінки й довгі заголовки. Познач їх як зони, які треба перевірити окремо. Якщо можеш, розсунь надто тісний макет заздалегідь, а не після перекладу.
Для великих або повторюваних документів перевір, як поводяться тестові фрагменти у складних блоках. Учасник форуму RWS радив спершу зробити псевдолокалізацію - тестову заміну тексту, яка допомагає побачити, де доведеться міняти макет, - а потім підготувати файл до основного перекладу. Це порада учасника обговорення, а не універсальне правило (обговорення RWS).
Відстежуй зміни після першої версії¶
Якщо документ проходить погодження, не замінюй абзаци без обліку змін. Microsoft Learn зазначає, що навіть заміна одного слова може змусити переробити ціле речення, і радить відстежувати правки (поради Microsoft щодо локалізації документації).
Тож внось погоджені правки в контрольовану робочу копію й порівнюй її з попередньою версією. Якщо змінився заголовок, який впливає на розрив сторінки, перевір не тільки його, а й текст після нього. Одна правка може додати рядок і посунути наступний блок.
Після остаточного погодження Microsoft радить експортувати готовий документ у PDF, щоб допомогти зберегти макет у отримувача (інструкція Word). PDF зручний для перегляду й передавання, але менш придатний для подальшого редагування. Збережи і погоджений DOCX, і його PDF-копію.
Поширені помилки під час відновлення форматування¶
Поспішна правка може прибрати помітний симптом і створити нову проблему. Перед тим як змінювати весь документ, знайди причину.
Зменшувати шрифт у всьому файлі¶
Менший шрифт допоможе вмістити довше речення в комірку, але може зробити весь документ нечитабельним. Спершу перевір ширину стовпця, поля комірки, інтервали й перенесення тексту. Зменшуй розмір лише там, де це не суперечить вимогам до документа.
Вставляти пробіли, щоб вирівняти текст вручну¶
Пробіли можуть вирівняти текст лише з конкретним шрифтом або на конкретному пристрої. Після зміни шрифту чи ширини сторінки ручне вирівнювання знову з’їде. Для колонок використовуй таблицю або інші відповідні засоби Word, а не рядки пробілів.
Перетворювати PDF і вважати результат точним оригіналом¶
PDF і DOCX по-різному зберігають структуру. Під час перетворення PDF на Word можуть змінитися розриви сторінок, таблиці й розташування елементів. Перевір файл перед перекладом і не вважай приблизну схожість гарантією повного збігу. Докладніше про роботу з PDF читай у матеріалі про переклад PDF зі збереженням макета.
Виправляти лише першу сторінку¶
На першій сторінці може бути короткий текст і проста верстка, а далі - довгі таблиці, колонки чи підписи. Перевір увесь документ, а не тільки сторінку, де помітив першу помилку. Після загального виправлення знову переглянь проблемні типи блоків у різних частинах файла.
Редагувати оригінал замість робочої копії¶
Якщо виправляти вихідний файл, його буде складніше порівняти з перекладом, а деталі початкового макета можна втратити. Тримай оригінал окремо, порівнюй версії через Compare і внось зміни в робочу копію. Так буде зрозуміло, які саме правки змінили результат.
Compare не відповість автоматично на всі питання: макет усе одно треба перевірити очима. Але функція допомагає побачити текстові зміни, зберегти вихідні файли й не покладатися лише на пам’ять про вигляд сторінки.
FAQ¶
Чому Word змінює форматування під час перекладу документа?¶
Перекладений текст може бути довшим або інакше переноситися, тому змінюється висота рядків, комірок і абзаців. На результат також впливають стилі, шрифти, межі текстових полів і перетворення формату.
Як виправити таблицю в Word після перекладу?¶
Перевір ширину стовпців, висоту рядків, поля комірок і перенесення тексту. Збільш простір або відкоригуй структуру таблиці, а потім переглянь її повністю, щоб локальна зміна не створила нового зсуву.
Чому перекладений текст виходить за межі текстового поля у Word?¶
Переклад може займати більше рядків, ніж оригінал, а висота поля залишатися фіксованою. Збільш поле, дозволь його висоті змінюватися або переглянь формулювання, зберігши зміст.
Як порівняти оригінал і перекладений документ Word?¶
Відкрий функцію Compare, вибери вихідний і перекладений файли та переглянь окремий документ із позначеними відмінностями. Word не змінює початкові версії, але макет додатково перевір візуально.
Чи можна зберегти форматування Word під час перекладу?¶
Структурований DOCX зі стилями й редагованими абзацами полегшує роботу з макетом, але не гарантує незмінного вигляду. Після перекладу перевір таблиці, заголовки, розриви сторінок і текстові поля.
Що краще перекладати: DOCX чи PDF?¶
Якщо доступний редагований DOCX, починай із нього: він містить структуру Word. PDF можна перетворити на Word, але розташування елементів і розриви сторінок після конвертування можуть змінитися.