Нотаріальна копія і нотаріальний переклад: коли що потрібно

Документ іноземною мовою, а установа розуміє тільки українську. Або вам треба підтвердити, що копія справді відповідає оригіналу, але сам оригінал відправити не можна. Перед тим як замовляти послугу, важливо розібратися: яка різниця між нотаріальною копією та нотаріальним перекладом, що коштує дешевше, і яку саме послугу вимагає ваше посольство чи банк.

Що таке нотаріальна копія¶

Нотаріальна копія (засвідчена копія) - це ксерокопія документа, яку нотаріус порівняв з оригіналом і засвідчив своїм підписом та печаткою. На копії пишеться фраза “Згідно з оригіналом”, ставиться печатка нотаріуса та його підпис, дата.

Ключовий момент: це копія на тій самій мові, що й оригінал. Текст не змінюється, не перекладається - просто засвідчується його точність. Нотаріус порівнює копію з оригіналом і підтверджує, що вони ідентичні.

Засвідчена копія має юридичну силу оригіналу - більшість установ приймають її замість оригіналу, адже нотаріус порадився за точність. Однак інколи установа все одно просить показати оригінал для подальшої перевірки.

Що таке нотаріальний переклад¶

Нотаріальний переклад (завірений переклад) - це переклад документа з однієї мови на іншу, засвідчений одночасно двома фахівцями: перекладачем і нотаріусом.

Ось як це працює: 1. Дипломований перекладач робить переклад документа 2. Перекладач підписує переклад і засвідчує його точність (ставить печатку) 3. Нотаріус перевіряє оригінал документа, переклад і підпис перекладача 4. Нотаріус ставить свою печатку та підпис - це підтверджує, що підпис перекладача справжній

На відміну від копії, тут змінюється сам текст (переводиться), і два фахівці беруть на себе відповідальність за його точність.

Ключова різниця¶

Параметр	Нотаріальна копія	Нотаріальний переклад
Мова	На тій самій мові, що й оригінал	Переведено на іншу мову
Хто засвідчує	Нотаріус	Перекладач + нотаріус
Що перевіряється	Точність копіювання	Точність перекладу
Вартість	200-500 грн за документ	1000-3000 грн за 1 сторінку
Час	30-60 хвилин	2-7 днів

Коли замовляти нотаріальну копію¶

Замовляйте копію коли:

• Вам треба підтвердити, що копія документа відповідає оригіналу, але сам оригінал залишається у вас
• Посольство просить “копію документа” (а не переклад)
• Документ написаний на українській мові, англійській чи іншій мові, яку розуміє установа
• Вам конкретно потрібно документально підтвердити наявність оригіналу (для суду, банку, реєстру)
• Документ потребує апостиля, й вам треба апостиль на копію, а не на оригінал

Приклад: ви подаєте закордонний паспорт до банку в Україні. Установа просить копію для архіву. Ви робите нотаріальну копію, її приймають, оригінал залишається у вас.

Коли замовляти нотаріальний переклад¶

Замовляйте переклад коли:

• Документ написаний іноземною мовою (німецька, англійська, польська, французька тощо), а установа розуміє тільки українську
• Посольство вимагає переклад для першої визи або ВНЖ
• Документ подається в європейське ВНЗ чи компанію, де не розуміють українську
• Банк просить переклад білетів іноземного паспорта на документи
• Для нострифікації диплома чи визнання кваліфікації за кордоном

Приклад: ви отримали посвідчення про освіту в Польщі, написане польською мовою. Німецький ВНЗ просить переклад. Ви замовляєте нотаріальний переклад на німецьку, у перекладача є диплом, нотаріус засвідчує його точність.

Поширена плутанина: посольство просить копію чи переклад?¶

На практиці посольства вимагають:

Копію в таких випадках: - Справка про доходи, витяг з банку, документи про освіту - коли документ вже іноземною мовою або мовою, яку установа розуміє (англійська у більшості консульств) - Підтвердження оригіналу - коли посольству треба переконатися, що оригінал справді існує

Переклад в таких випадках: - Всі українські документи (паспорт, свідоцтво про народження, дипломи) - треба перекладати на мову країни - Документи інших країн, якщо написані не на англійській, німецькій чи мові країни призначення

Порада: запитайте безпосередньо в консульстві - часто це визначається країною й конкретним типом візи. На сайті посольства у розділі “Документи для візи” це звичайно вказується чітко.

Вартість нотаріальної копії в Україні¶

• За один документ: 200-500 грн залежно від регіону та нотаріуса
• За додаткові копії: інколи дешевше (100-300 грн за кожну наступну)
• Чітко залежить від: розміру документа (кількості сторінок), складності оформлення, регіону

Нотаріальне засвідчення копії у Мін’юсті коштує за офіційним тарифом 420 грн за засвідчення + 50 грн за копію, за офіційним тарифом. Приватні нотаріуси часто беруть менше.

Чому інколи копія коштує майже як переклад?¶

Якщо документ має складну форму (прошивка, печатки, виправлення), нотаріус витрачає більше часу на перевірку. Деякі нотаріуси беруть більше, якщо документ написаний дуже дрібним шрифтом чи містить спеціальні символи, які важко скопіювати.

Тому коли говорите з нотаріусом, уточніть: - Скільки сторінок? - Документ прошитий? - Сканування розроблювати нотаріус чи ви принесете готову копію? - Чи використовуватиме нотаріус власне копіювання (на копіювальній машині в офісі)?

Вартість нотаріального перекладу в Україні¶

• За 1 сторінку (1800 знаків): 1000-3000 грн залежно від мови і складності
• Популярні мови (англійська, німецька, польська): дешевше, від 800-1500 грн за стор.
• Рідкісні мови: дорожче, 2000-5000 грн за стор.
• Терміновий переклад: +50-100% до вартості

Вартість включає: 1. Переклад самого документа (праця перекладача) 2. Засвідчення перекладача (його підпис і печатка) 3. Засвідчення нотаріусом (печатка нотаріуса)

Приватні бюро перекладів часто дешевші, ніж державні послуги, і люди беруть їх швидше.

Від чого залежить ціна перекладу?¶

1. Мова: англійська/німецька/французька - дешевше, азійські мови - дорожче
2. Складність тексту: офіційні документи (паспорти, дипломи) мають стандартизовану термінологію, технічні документи чи медичні висновки коштують більше
3. Кількість сторінок: часто за 5+ сторінок дають знижку
4. Дедлайн: якщо треба за день - переплачуєте, якщо є тиждень - дешевше
5. Умови оплати: деякі бюро беруть передоплату, інші після завершення
6. Додаткові послуги: якщо треба також апостиль чи внесення змін після засвідчення

Майже завжди потрібна копія чи переклад?¶

Щодо офіційних установ - так. Але є виключення:

• Деякі ВНЗ приймають цифрові копії документів з офіційних порталів (Дія, РАЦС) без переклада на англійський якщо документ там вже доступний відсканованим
• Банки інколи розуміють англійські документи й можуть прохати тільки звичайну копію без перекладу
• Роботодавці часом беруть англійський переклад самі (если це велика міжнародна компанія), а вам потрібна копія для документів підтвердження

Тому правило просте: запитайте конкретно у своєї установи що вам потрібно. Правило “все потребує перекладу” неправильне.

Процес: як замовити¶

Нотаріальна копія¶

1. Прийдіть до нотаріуса з оригіналом і документом для копіювання
2. Скажіть, скільки копій потрібно
3. Нотаріус порівняє оригінал і копію
4. На копії ставиться印章 і підпис нотаріуса
5. Плаціть (200-500 грн) і забираєте засвідчену копію
6. Час: 30-60 хвилин

Нотаріальний переклад¶

1. Завантажте документ на сайт бюро перекладів або принесіть оригінал
2. Вкажіть мову оригіналу та мову перекладу, дедлайн
3. Бюро робить переклад (2-7 днів)
4. Перекладач підписує, нотаріус засвідчує
5. Отримуєте PDF або паперовий переклад поштою
6. Час: 2-7 днів залежно від обсягу

Що потрібно надати: - Скан або фото документа (якщо онлайн) - Або оригінал для порівняння (якщо в офісі) - Вказати мову оригіналу - Вказати цільову мову (найчастіше англійська, німецька, польська) - Зазначити дедлайн

Важливо: якщо це дипломи, паспорти чи інші офіційні документи, обов’язково повідомте бюро, адже це впливає на якість перекладу (потрібна спеціалізована термінологія). Багато бюро мають спеціалістів саме для освітніх документів, медичних документів, юридичних контрактів.

Часті помилки¶

Помилка 1: замовити копію, коли потрібен переклад. Посольство просить переклад паспорта на англійку, а ви робите засвідчену копію українського паспорта (не допомагає). Результат: документ відхилений, доводиться робити переклад з нуля.

Помилка 2: замовити дорогий нотаріальний переклад, коли досить просто копії. Посольство просить “копію справки про доходи” - це звичайна ксерокопія чи засвідчена копія, а не переклад. Результат: витрачаєте гроші без потреби.

Помилка 3: скупитися на якості перекладу. Дешевий переклад з помилками посольство не приймає, доводиться переробляти - виходить дорожче. Типові помилки в дешевих перекладах: неправильна термінологія в дипломах, ошибки в числах, неправильна транслітерація імен. Вибирайте бюро з портфоліо прикладів, досвід з документами вашого типу.

Помилка 4: забути апостиль. Нотаріальний переклад часто треба легалізувати апостилем. Це окремо: спочатку на оригіналу ставиться апостиль, потім робиться переклад. Перевіртеся в посольстві. Апостиль - це штамп, який ставить держоприлад (Мін’юст, МЗС), і він стосується оригіналу, а не перекладу. Перевод потрібен окремо.

Помилка 5: обрати копію замість перекладу для іноземних вишів. Німецький ВНЗ просить “документи про освіту”, і вам здається що копія (навіть засвідчена) буде достатня. Насправді без перекладу прийме тільки якщо документи на англійській. Переклад - обов’язковий. Все чітко пишуть на сайті ВНЗу, перш ніж подавати заявку.

Помилка 6: подати переклад іменем іншого перекладача. Деякі люди намагаються знайти чужий переклад того ж документа та подати його як свій. Це не працює. Нотаріус засвідчує конкретного перекладача, і його печатка на перекладі. Навіть якщо текст ідентичний, установа може попросити переробку, адже печатка чужа.

Коли шукати фахівця¶

Якщо установа написала “потрібен нотаріальний переклад” - звертайтеся до бюро перекладів чи окремого дипломованого перекладача. Самостійний переклад навіть дипломованим перекладачем (без нотаріуса) установи не приймають, потрібна печатка нотаріуса.

Якщо установа написала “потрібна копія” - звичайна ксерокопія часто підходить. Якщо зазначено “нотаріально засвідчена копія” - звертайтеся до нотаріуса (швидше та дешевше, ніж переклад).

Як вибрати бюро перекладів¶

• Розглядайте портфоліо - у всіх серйозних бюро є приклади раніше зроблених перекладів (анонімізовані, без особистих даних)
• Перепитайте про спеціалізацію - для дипломів нужна одна команда, для контрактів - інша, для медичних документів - третя. Якщо бюро робить “все”, вони, найімовірніше, роблять все просто
• Не гонітеся за найдешевшим - дешеві переклади часто мають помилки, які посольство виловить. Допустима ціна за 1 сторінку (1800 знаків) - від 800 грн для популярних мов. Якщо менше - сумнівно
• Запитайте про досвід - яких документів вони робили найбільше? Чи робили вони переклади для вашої цільової установи (конкретного ВНЗ, консульства)?
• Уточніть, що входить в ціну - переклад само собою? Засвідчення перекладача? Засвідчення нотаріусом? Часом за апостиль беруть окремо. Запитайте про це заздалегідь
• Запитайте про гарантії - що робити якщо посольство не прийме переклад? Серйозні бюро дають гарантію переробки безкоштовно, якщо помилка на їхній стороні

Як вибрати нотаріуса для копії¶

• Близько до дому - копія робиться на місці, не треба чекати
• Знайте вартість заздалегідь - подзвоніть перед тим, як прийти. Частенько офіційний тариф (420 грн) є поперечником, бо нотаріуси мають право брати більше
• Перевірте графік - деякі нотаріуси працюють тільки в будні дні, інші й у вихідні. Якщо терміново, це критично
• Мають сказати, які документи вони не засвідчують - наприклад, деякі нотаріуси відмовляються засвідчувати копії документів, виданих за кордоном (вони просить апостиль на оригіналу). Уточніть заздалегідь

Контрольний чекліст перед замовленням¶

Перед тим як замовляти копію: - [ ] Я запитав у установи, потрібна звичайна копія або нотаріально засвідчена? - [ ] Мій документ написаний мовою, яку установа розуміє? - [ ] Я знаю адресу нотаріуса і його графік роботи - [ ] Я готовий прийти з оригіналом

Перед тим як замовляти переклад: - [ ] Я точно знаю, на яку мову перекладати (запитав у установи)? - [ ] Я знаю тип документа (диплом, паспорт, договір)? - [ ] Я запитав у бюро, скільки це коштує саме для мого документа? - [ ] Я знаю, треба апостиль чи ні? - [ ] Я знаю дедлайн і повідомив його бюро?

Коли посольство просить копію, а коли переклад - деякі реальні приклади¶

На практиці це часто бентежить людей, тому наведемо реальні сценарії від різних установ:

Французьке консульство: просить переклад на французьку всіх документів. Навіть якщо ви маєте англійські свідоцтва, треба переклад.

Німецькі ВНЗи: просять переклад дипломів на німецьку. Копія українського диплома їх не влаштовує.

Британські ВНЗи: часто приймають оригінальні англійські переклади, які роблять реєстри ВУЗів. Додаткова нотаріальна копія не потрібна.

Канадські консульства: просять переклад на англійську. Апостиль на оригіналі обов’язковий, але копія оригіналу не потрібна.

Банки: коли ви подаєте документи на відкриття рахунку, часто просять переклад на мову банку + копію документа, що підтверджує особу.

Роботодавці: інколи просять переклад трудової книжки, інколи досить скану. Залежить від компанії.

Висновок: немає універсального правила. Запитайте конкретно, що потрібно саме вашій установі.

Типові сценарії¶

Сценарій 1: Одруження за кордоном - Потрібен переклад: свідоцтва про народження (обох осіб), паспортів - Потрібна копія: справка про сімейний стан (якщо установа просить) - Потрібен апостиль: на свідоцтвах перед перекладом

Сценарій 2: Вступ до європейського ВНЗ - Потрібен переклад: диплома, додатка, атестата - Потрібна копія: звичайна копія результатів тестів (якщо вимагається) - Потрібен апостиль: на дипломі перед перекладом (в країнах за винятком тих, що не в Гаазькій конвенції)

Сценарій 3: Робоча віза в ЄС - Потрібен переклад: трудової книжки, довідок про досвід, дипломів - Потрібна копія: копія ID-картки (часто онлайн на дахборді роботодавця) - Потрібен апостиль: залежить від країни

Сценарій 4: Допомога у виборі - Ви не знаєте що просить установа → Запитайте установу. Це швидше й правильніше, ніж гадати - Ви боїтеся помилитися → Зверніться до бюро перекладів. Вони розуміються на вимогах різних консульств і ВНЗів - Ви скупуєтеся → Не скупіться на якості. Переробка коштує більше, ніж гарна робота з першої спроби

Підсумок¶

• Копія = засвідчена нотаріусом копія документа на тій самій мові
• Переклад = переведено на іншу мову, засвідчено перекладачем і нотаріусом
• Копія дешевша та швидша (200-500 грн, 30-60 хвилин)
• Переклад дорожчий і довший (1000-3000 грн за 1 стор., 2-7 днів)
• Запитайте установу конкретно - вона має в інструкції, що саме потрібно, перекладу чи копії

Коли сумніваєтеся, звертайтеся до професіоналів: вони розуміються на вимогах різних посольств і консульств і порадять, що саме замовити для вашого випадку. Правильний вибір - основа того, що ваш документ прийме відповідна установа з першої спроби.